NBS 1 – Sikring av regnskapsmateriale

Det kreves nå dokumentasjon for gjennomførte sikringstiltak som reduserer risikoen for urettmessig endring, sletting, tap eller ødeleggelse av elektronisk regnskapsmateriale. Det er inntatt presisering av hvordan risikovurderingen må ta høyde for foretakets teknologiske løsninger, inkludert skyløsninger og multisky, samt risiko ved oppbevaring i utlandet og trusler som cyberangrep. Leverandørens beskrivelse av risikoer og sikringstiltak vil være naturlig å benytte som grunnlag for vurderingen.

Det anbefales å ikke oppbevare regnskapsmateriale på eksterne harddisker, minnepinner mv. Standarden gir veiledning på hvordan fysisk og logisk sikring i tilfelle bør ivaretas.

NBS 2 – Kontrollsporet

Størrelsen på foretaket vurderes ikke lenger å være avgjørende for om kontrollsporet er enkelt å forstå eller ikke. Punktet er derfor fjernet i standarden.

Adgangen til å bokføre totaler i hovedbok med bruk av underspesifikasjoner ble innført i 2014 og utvidet til også å gjelde for kundereskontro i 2024 – se bokføringsforskriften § 3-1 (5). Standarden gir nå ytterligere føringer for hvilke krav som gjelder for bruk av underspesifikasjoner.

Det er tydeliggjort at beskrivelsen av kontrollsporet bør skje basert på en top-down vurdering. Forklaringen bør ta utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering, og beskrive hvordan postene i rapporteringen, via bokføringen, kan gjenfinnes i bilag – ikke motsatt vei.

Standarden er videre tydeligere på at identifikasjon av bilag bør skje gjennom fortløpende bilagsnummerering med tett nummerserie, herunder at alternative metoder ikke bør benyttes.

NBS 3 – Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år

Det er presisert at lagring av bokførte opplysninger i SAF-T-format tilfredsstiller kravet til elektronisk tilgjengelighet. Tidligere omtale av at bokføringsregelverket ikke stilte krav til standard dataformater mv., er tatt ut av standarden, siden bokføringsforskriften § 7-8 nå stiller slike krav.

Standarden presiserer hvilke opplysninger som omfattes av SAF-T-kravet, forholdet mellom løpende lagring og gjengivelse på forespørsel, og gir eksempler på hvordan kravet om gjengivelse i standardisert form kan oppfylles.

NBS 4 – Elektronisk fakturering

Ved fakturering i EHF konverteres ofte data i forbindelse med oversendelsen fra selger til kjøper. NBS-en gir veiledning til hvordan selskapet kan dokumentere konverteringsprosessen. Standarden stiller også krav til at det skal fremgå dersom salgsdokumentet er tilført informasjon i konverteringsprosessen – eksempelvis koder, hjelpefelter og/eller bærekraftsdata knyttet til levert ytelse.

Det er også inntatt ytterligere krav til sikring av innhold i salgsdokumentet:

• Selger skal sikre alt innhold i salgsdokumentet – ikke kun det innholdet som er pliktig etter bokføringsreglene.

• Kjøper skal tilsvarende sikre alt innhold i salgsdokumentene som er mottatt i kjøpers mottakssystem.

• Også innhold i eventuelle vedlegg til salgsdokumentet skal sikres.

Adgangen til å unnlate sending av faktura, ved å informere kjøper om hvor elektrisk faktura kan hentes, er redusert. Slik ordning må nå bygge på avtale, jf. bokføringsforskriften § 5-2-1 (4).

NBS 5 – Dokumentasjon av balansen

Det er inntatt ny veiledning om valgfrihet knyttet til utgangspunktet for dokumentasjon av balansen, som eksempelvis kan være kontoene i regnskapssystemet, feltene i næringsspesifikasjonen eller regnskapslinjene i årsregnskapet.

Det skal foreligge dokumentasjon for alle balanseposter, med mindre de er ubetydelige. Det er også inntatt anbefaling om at dersom balanseposter anses ubetydelige og derfor ikke dokumenteres, bør det dokumenteres hvorfor balanseposten anses ubetydelig.

Det er også innført nytt krav om at vurderinger som konkluderer med at bokført verdi videreføres, skal dokumenteres. På denne måten underbygger dokumentasjonen av balansen at en videreføring av balanseført verdi er riktig. Det gis et eksempel på dette i standarden.

Standarden er utvidet med ytterligere eksempler på balanseposter og hvordan disse kan dokumenteres:

• Kundefordringer og gjeld – saldobekreftelse

• Andre mellomværende – motpartsbekreftelse

• Eiendom – utskrift fra grunnboken

• Kjøretøy – utskrift fra kjøretøyregisteret

• Varelager og driftsmidler – opptellingslister

Standarden presiserer imidlertid tydeligere at hva som er tilstrekkelig dokumentasjon, er en konkret vurdering i hvert enkelt tilfelle (for andre balanseposter enn dem hvor bokføringsforskriften inneholder spesifikke dokumentasjonskrav).

Det er presisert at annen regnskapsføring, som kontospesifikasjoner, regnskapsrapporter eller egne periodiseringssammenligninger ikke kan benyttes som dokumentasjon av balansen.

Endelig er det inntatt krav om at dokumentasjonen av balansen være ferdig utarbeidet før styret behandler årsregnskapet og før skattemeldingen leveres.

NBS 6 – Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer (høringsforslag)

Grensen for hvem som kan bokføre tekstbehandlings- og regnearkprogrammer, foreslås redusert fra 600 til 200 bilag per regnskapsår.

Adgangen til å utarbeide salgsdokumenter i slike programmer foreslås fjernet, med mindre salgsdokumentet skrives ut på forhåndsnummererte blanketter med informasjon om selger, som kreves etter bokføringsforskriften.

NBS 7 – Dokumentasjon av betalingstransaksjoner (høringsforslag)

Standarden er betydelig omstrukturert og har fått et tydeligere definert virkeområde med nye definisjoner og sentrale begrep.

Det er innført krav om at:

• For kontante innbetalinger skal betalingsdokumentasjon inneholde opplysninger om oppgjørsdato og

  • skriftlig bekreftelse om mottak fra betalingsmottaker – dersom betalingen kan sannsynliggjøres ved hjelp av annet regnskapsmateriale,

  • signatur av både betaler og betalingsmottaker – dersom betalingen ikke kan sannsynliggjøres ved hjelp av annet regnskapsmateriale.

• Bankoverføringer skal dokumenteres med betalingsdokumentasjonen utstedt av betalingsformidleren (banken).

For betalinger som knytter seg til fordrings- eller gjeldspost som ikke allerede er bokført, skal betalingsdokumentasjonen sannsynliggjøre hva betalingen gjelder.

Det er videre inntatt regler om automatisk bokføring. Bokføring avbetalingstransaksjoner gjennom bank aksepteres ved:

• Remitteringsløsning basert på innleste returfiler fra betalingsformidleren (banken)

• KID-innbetalinger basert på innleste innbetalingsfiler fra betalingsformidleren (banken)

• Automatisk bokføring basert på kontoutskrift fra betalingsformidleren (banken)

GBS 1 – Kreditnotaer (høringsforslag)

GBS-en inneholder ingen sentrale materielle endringer, men presiserer når kreditnota kan benyttes, hvilket innhold den skal ha, og hvordan den skal bokføres og oppbevares.

GBS-en bør leses, da dette erfaringsmessig er et område hvor det gjøres mye feil, og hvor tilleggsskatt kan tilkomme.

Høring – innføring av pliktig EHF-faktura og digitalt regnskapssystem

Skattedirektoratet har sendt på høring forslag om plikt til digital bokføring og e-fakturering.

Høringsforslaget innebærer at salgsdokumenter skal utstedes i EHF-format ved omsetning til andre bokføringspliktige. Endringen er foreslått innført fra 1.1.2028.

Videre foreslås at alle bokføringspliktige virksomheter skal benytte elektroniske regnskapssystemer, og ikke lenger kan føre regnskap manuelt i f.eks. Excel eller på papir. Denne endringen er foreslått innført fra 1.1.2030.

Den mest følbare endringen for mange vil være innføringen av pliktig EHF. Endrede rutiner vil kunne oppfattes som noe byrdefullt i innføringsfasen – særlig for mindre virksomheter. Større foretak antas derimot å kunne hente effektiviseringsgevinster, ved at virksomhetens inngående data blir mer strukturert, både for rapporteringsstatistikk og bærekraftsformål.

Endringene forventes å ha positiv effekt for Skatteetatens kontroll mot skatteunndragelser. På lengre sikt kan det forventes at dette er første skritt på vei mot automatisert sanntidsrapportering overfor myndighetene.

Enkelte mindre enkeltpersonforetak, konkursbo og finansielle foretak er foreslått helt eller delvis unntatt endringene. Det er adgang til å søke om utsatt innføring av EHF i særlige tilfeller. Dette kan være aktuelt for foretak som i dag benytter andre standardiserte fakturaformat.

Høringsfristen er satt til 1. november 2025.