Dataanalyser

En datadrevet revisjon med hovedfokus på dataanalyser har i en årrekke vært benyttet av de store internasjonale revisjonsselskapene. Tilbudet på lignende systemer fra eksterne aktører har vært tilnærmet fraværende, frem til nå. Som følge av dette har spesielt små og mellomstore revisjonsselskap stått igjen på startstreken.

En av de største fordelene ved bruk av dataanalyser i revisjon er muligheten til å revidere hele populasjoner fremfor enkelttransaksjoner. I stedet for å konsentrere seg om utvalg og enkelttransaksjoner – som ofte kan være som å finne nålen i høystakken – gir dataanalysen mulighet til å identifisere mønstre, avvik og transaksjoner som fraviker «normalen». Dette gjør at revisjon i større grad kan innrettes mot områder hvor risikoen faktisk er høyest, i tråd med en risikobasert tilnærming.

Et godt eksempel er korrelasjonsanalyse av inntektssyklusen. Generelt er kanskje inntekter noe av det vanskeligste å revidere, men med en korrelasjonsanalyse får du full oversikt på transaksjonsflyten over alle salgstransaksjoner bokført gjennom kundefordringer og videre bokføringer mot bank.

Forventningen din ved bokføring av salg på kreditt vil være inntekter, utgående merverdiavgift og kundefordringer. Alle salgstransaksjoner som ikke har motpost mot kundefordringer, er i utgangspunktet utenfor forventning. Unntaket vil være utgående merverdiavgift som vil fremkomme som et «forventet avvik». En salgstransaksjon med motpost i noe annet enn kundefordringer kan potensielt være noe som ønskes å følge opp nærmere.

Ved bruk av dataanalyser kan det programmeres spørringer som gir gode revisjonshandlinger inn mot avdekking av potensielle misligheter og spesielt inn mot ledelsens overstyring av kontroller (gitt at det ligger i datagrunnlaget), for eksempel ved å se transaksjoner som er utført i helger, av utvalgte nøkkelpersoner eller visse typer transaksjonsserier.

Dataanalyse blir mer tilgjengelig gjennom automatisering, uavhengig av revisorens alder og IT-kompetanse. Når denne prosessen automatiseres, fjernes behovet for teknisk kompetanse i verktøy som Excel, og flere kan dermed ta i bruk dataanalyse som en naturlig del av revisjonen.

Substanshandlinger

La oss se på revisjon av kundefordringer og noen standardhandlinger for å vise hva en API-tilknytning mellom eksisterende system og regnskapssystem kan utgjøre:

• Avstemming av kundereskontro mot saldobalanse

  • Applikasjonen henter saldo fra saldobalanse, og API henter saldo fra kundereskontro. Arbeidspapiret blir utarbeidet med en avstemming.

• Eksistenskontroll / krediteringer påfølgende år

  • Systemet vil kunne hente kundereskontro med lukkede poster pr. balansedato. Samtidig henter den ut krediteringer påfølgende år. I avstemmingen din vil du ha oversikt over:

    • Saldo kundefordringer pr. balansedato

    • Restsaldo kundefordringer (ikke innbetalte kundefordringer pr. dato for revisjon)

    • Oppstilling over lukkede poster som skyldes krediteringer

• Cut-off testing

  • Løsningen henter hovedboktransaksjoner på #1500/#3000 påfølgende år. Her kan det settes en testing-grense for nøkkelposter, beløp kr xx, og alle bilagene over testing-grensen vil hentes ut.

• Tapsavsetning

  • Systemet henter ekstern informasjon som vil kunne gjøre vurderingen av om tapsavsetningen er tilstrekkelig. Det utarbeides en initiell oppstilling over selskapets tapsavsetning og sammenligner denne opp mot forfalte og ikke-oppgjorte fordringer. Videre innhentes data fra eksterne kilder med identifiserte konkurser. Revisor må vurdere om tapsavsetningen er tilstrekkelig inn mot de innhentede dataene.

Ingen av de ovennevnte handlinger er direkte revisjon. Det er ren innhenting og oppstilling av data. Slik mange revisorer jobber i dag, tar datainnhenting, fremstilling og oppstilling for mye av den tiden revisor burde benyttet til vurdering og kontroll.

Hver revisjonsprosedyre inneholder:

• Automatisk datainnhenting

• Forslag til revisjonshandlinger for å dekke regnskapspåstander tilknyttet den aktuelle regnskapslinjen

• Tabell- og skjemaoversikter med mulighet for tilpasning

• Funn- og notatfelt

• Statusindikator for fremdrift og fullførte kontroller

Standardiserte arbeidspapirer som utformes likt, uavhengig av om selve arbeidet er utført av Kari eller Ola, gir et enhetlig bilde av revisjonsarbeidet – ikke bare for revisor, men også for intern kvalitetskontroll og eventuell etterkontroll. Ved bruken av den teknologien som finnes i dag, kan revisor i løpet av kort tid få arbeidspapirer på alle regnskapslinjer med ferdig input av data, avstemminger, revisjonsnyttige oppstillinger og automatisk innhenting av bilag.

Dataene som blir lastet inn, inneholder ikke muligheter for feil, siden de er hentet direkte fra systemet gjennom API eller SAF-T. Det betyr ikke at det ikke kan forekomme menneskelige feil i selve dataene i form av at det er benyttet feil mva.-kode eller feil i periodiseringer, men inputen er hentet av systemet og ikke av mennesker.

Systemet genererer dokumentasjon for alle handlinger, vurderinger og resultater på en etterprøvbar måte. Dette gir et solid rammeverk for den kvaliteten en revisjon skal inneholde.

Stikkprøver

Tradisjonelt har stikkprøver vært basert på revisors skjønn, dels av praktiske og kapasitetsmessige årsaker. Med moderne verktøy kan hele populasjoner analyseres på sekunder, og potensielle avvik identifiseres systematisk.

Dette betyr absolutt ikke at stikkprøver blir irrelevante – de har fortsatt sin plass der skjønnsmessige vurderinger er nødvendige. Men de blir supplerende handlinger i en mer datadrevet revisjon.

Den historiske prosessen knyttet til bilagstesting er omfattende og tidkrevende. Først må det mottas eller innhentes data, typisk ved saldobalanse og hovedbok, utarbeides analyser ved å se på størrelsen på kontoene og endringer før det velges kontoer for testing. Deretter må hovedbok gjennomgås for å velge ut transaksjoner som skal testes, og igjen motta nye data gjennom etterspørsel og mottak, eller gjennom direkte tilgang til regnskapssystemet for å få gjennomført testingen. Underveis i testingen skal handlinger og testing dokumenteres inn mot regnskapspåstander og skatte- og avgiftshensyn. Bakgrunnen for utvalg skal begrunnes, og revisors vurderinger skal dokumenteres.

Av alt som utføres ovenfor, er det kun selve utvalget og testingen som krever revisjonsfaglig kompetanse. Tidsmessig tar selve bearbeidelsen av data for å komme til revisjonsutøvelsen for lang tid.