NBS 7 Dokumentasjon av betalingstransaksjoner:

En standard med uklarheter

Bokføringsstandarden NBS 7 Betalingstransaksjoner, som ble vedtatt i januar 2015, trer snart i kraft. Den vedtatte standarden kan by på en del uklarheter. I denne artikkelen vil jeg belyse noen av problemstillingene jeg har sett på.

Standarden ble presentert i Revisjon og Regnskap 5–2015.

Innledning og standardens virkeområde

For meg fremstår det fremdeles som noe uklart hva som faktisk er en betalingstransaksjon og hva som er standardens virkeområde. Standarden definerer ikke begrepet «betalingstransaksjon» og avgrenser ikke virkeområdet klart. Dette gjør at det kan stilles spørsmål om standarden dekker alle betalingstransaksjoner eller om for eksempel betalingstransaksjoner relatert til kontante kjøp og salg, er utenfor virkeområdet. Slik jeg forstår intensjonen med standarden, er kontante kjøp og salg utenfor virkeområdet. I det videre forutsetter jeg at det stemmer.

Innholdet i betalingstransaksjonene

Selv om standarden ikke dekker kontante kjøp og salg, kan man tenke seg kontante betalinger som ikke er kontante kjøp eller salg etter bokføringsloven. Når jeg ser på hva standarden sier om kontantbetalinger, blir jeg usikker på kravene. Utgangspunktet er at dokumentasjonen skal være utstedt av betalingsmotpart eller betalingsformidler. Som regel vil dokumentasjonen for kontante innbetalinger ikke bli «utstedt av betalingsmotparten eller betalingsformidler». Derfor sier standarden at kontante innbetalinger må «sannsynliggjøres ved annen dokumentasjon». Hvis ikke må dokumentasjonen undertegnes av både betaler og betalingsmottaker.

Et eksempel er en forretning som sender en faktura til en kunde. I noen tilfeller blir en faktura betalt kontant. Kunden utsteder ikke dokumentasjon til butikken, kunden gir kun kontanter. Forretningen har ikke dokumentasjon som er «utstedt av betalingsmotparten eller betalingsformidler». Dette er en skal-regel etter standarden. Forretningen må således gjøre noe.

Sannsynligjøring av betaling «ved annen dokumentasjon»

Dersom butikken ikke kan sannsynliggjøre betaling «ved annen dokumentasjon», må begge parter underskrive dokumentasjonen. Dette er en ny regel i standarden, som verken finnes i lov eller forskrift.

Fra praksis har butikkens faktura tidligere vært dokumentasjon god nok. Veiledningen sier at dokumentasjonen ikke utelukkende kan «være internt generert», men at den «må komme direkte fra betalingsmotparten eller fra en betalingsformidler, for eksempel en bank, eller – ved kontante betalinger – være underskrevet av motparten.» Videre kan man lese av veiledningen at en forretnings egen kvittering anses som utilstrekkelig alene. Standarden er uklar når det gjelder disse eksemplene.

Mitt poeng er at dersom butikkens (internt genererte) utgående faktura anses som tilstrekkelig dokumentasjon, blir det uklart hvem dette kravet faktisk vil gjelde for. En håndhevelse av dette kravet til underskrift vil fremstå som tilfeldig om det ikke kommer ytterligere veiledning.

Det overordnede formålet med dokumentasjonen

Standarden sier at det «overordnete formålet med dokumentasjon av betalingstransaksjoner er å sannsynliggjøre at en betaling faktisk har funnet sted». Det ser ut til at andre formål er blitt vurdert som viktigere.

Vi tenker oss et selskap, ABC AS. Selskapet låner noen ganger ut penger i kontanter og får penger tilbake kontant. Utgangspunktet mitt er at dersom ABC AS har fått mer kontanter, har de sannsynligvis fått en betaling. Dersom de har mindre kontanter, har de sannsynligvis utført en betaling (vi ser bort fra mulig underslag ettersom det som regel er usannsynlig). Om de setter penger inn på konto, eller tar bilde av kontantene, underbygger dette for eksempel at de har fått betaling. Det som ikke er så sikkert er hvem som er motparten. Det er verdt å spørre seg om standarden og veiledningsteksten har tatt utgangspunkt i det overordnede formålet eller formålet om å identifisere hvem som er partene. Mange selskaper kan ha tilsvarende problemstillinger med en liten kontantkasse som det foretas utlån fra og tilbakebetalinger til.

Kontante gaver

Et annet eksempel er kontante gaver. Mange stiftelser og foreninger er bokføringspliktige, og må følge standarden. Noen samler inn penger på gatehjørner, dør til dør, eller på annen måte.

De som gir litt kontanter i gave, vet at det sjeldent utstedes en kvittering, verken fra betaler eller fra betalingsmottaker. Hvordan står dette seg i forhold til NBS 7? Jeg antar at de som driver slik innsamling, gjerne har en oversikt over hvor og når de skal samle inn penger. De har muligens en opptelling på slutten av dagen, og senere settes pengene inn på konto i bank. Tidligere var dette uproblematisk. Spørsmålet blir så: er dette i strid med god bokføringsskikk når NBS 7 trer i kraft?

Betalingsdokumentasjonen er ikke «utstedt av betalingsmotparten eller betalingsformidler». Har betalingsmottaker en «annen dokumentasjon»? Stiftelsen har kun internt utarbeidede dokumenter, og kvittering fra banken med total sum satt inn på konto. Konsekvensen er at de som skal motta slike gaver, må stå med en signaturliste som viser beløp, betaler, dato og valuta for å etterleve god bokføringsskikk. Slik er det sikkert ikke tenkt, men jeg forstår standarden slik.

I avisene kan man fra tid til annen lese om organisasjoner som får større pengegaver levert anonymt, for eksempel i postkassen. Er disse i brudd med bokføringsloven? Hvordan skal stiftelsen innrette seg, når giveren er anonym?

Må begge parter alltid undertegne?

Når først kravet til underskrift er inntrådt, må begge parter underskrive dokumentasjonen. Rent bevismessig kan jeg ikke se hva det gir at en regnskapspliktig må undertegne sin egen dokumentasjon. Hvorfor standarden krever at begge må undertegne, er for meg uklart. I selve veiledningsteksten kan det se ut til at det er tilfeller hvor bare betaler må undertegne, dette blir uklart i praksis.

Når det så kreves en underskrift, blir det neste spørsmålet fra hvem? For privatpersoner er det som regel uproblematisk. Hva om det er et AS? Er det den som kommer med pengene, økonomisjefen, daglig leder, styrets leder eller en som har rett til å tegne firma? Standarden er ikke klar på dette.

Angivelse av partene i betalingstransaksjonen

Når man i regnskapspraksis diskuterer hvem som er reell eier fremfor formell eier, er det for å tydeliggjøre at disse ikke alltid er den samme. Standarden beskriver hvem som formelt sett er reell betaler og betalingsmottaker, noe som skaper unødvendig usikkerhet, spesielt når betegnelsene brukes litt om hverandre i senere beskrivelser. Det kan også legges til at definisjonene i den uthevede teksten ikke er lik definisjonene i tilhørende veiledningstekst.

Den delen av standarden som dekker «angivelse av partene», nevner ikke kontante betalinger i veiledningsteksten. I de tilfellene der det kreves underskrift av partene, er det uklart om man har sannsynliggjort motpart med en underskrift. Tenk bare på hvor utydelig underskrifter ofte er. Krever standarden noe mer i slike tilfeller?

Standarden stiller et absolutt krav om at dokumentasjonen skal inneholde «betalers navn». Man kan spørre seg hva som gjør det sentralt at betaleren må huske å få med sitt eget navn, annen identifikasjon må vel også kunne tenkes? Ved kontante betalinger som for eksempel gaver, må den bokføringspliktige huske å få med eget navn på kvitteringen. Er det tilstrekkelig at de skriver det på selv senere? Om det er et slikt krav til egen identifisering, må det vel holde med eget organisasjonsnummer eller andre kjennetegn.

Betaling av «ikke-eksisterende fordring eller gjeldspost»

Standarden tar også for seg betalinger på «ikke-eksisterende fordring eller gjeldspost». Hva er det? Her burde fordringer og gjeld vært definert. Hva som er en fordring eller gjeld, er uklart for meg. Når man har et rammelån som det kan trekkes på, har man da en fordring på banken? Dersom man må forskuddsbetale en vare, er det en gjeld? Dersom man overfører en pengegave, er det å anse som gjeld som innfris? Gjøres innbetalinger på «ikke-eksisterende fordring eller gjeldspost», har den bokføringspliktige plikt til å finne den «reelle mottaker av betalingen», altså den formelle eieren av kontoen, ikke hvem som egentlig skal ha pengene. Tilsvarende må mottaker av pengene gjøre undersøkelser for å finne «reell betaler». Dette må være å forstå som et nytt krav i forhold til dagens praksis. Standarden skaper usikkerhet. Hvordan skal en stiftelse som får en gave fra en utenlandsk bankkonto, uten nærmere forklaringer, finne den reelle betaleren? Banken har taushetsplikt, er stiftelsen da i brudd med bokføringsloven – uten mulighet til å rette?

Bankkontoutskriften

Standarden gjør det klart at bankkontoutskriften kan være tilfredsstillende dokumentasjon for betalingstransaksjonene. Det er stilt visse krav til hva utskriften må inneholde og hva den bokføringspliktige må gjøre om vedkommende ikke kan sannsynliggjøre hvem som har betalt inn.

Et eksempel er en forretning som selger på kreditt til privatkunder. Ved enkelte anledninger mottas innbetalinger hvor selskapet er usikre på hvilken kunde som har betalt inn. Det kan være en mor som har betalt på vegne av sitt barn, eller kanskje selskapet har to kunder med likt navn. Selskapet kan da i noen tilfeller være usikre på hvilken kunde som har gjort opp sin fordring. Fra praksis har jeg sett tilfeller hvor kundeavdelingen tar en telefon til den som står som betaler. Slik jeg tenker, er det tilfredsstillende å skrive manuelt ned på bankkontoutskriften hvem betalingen gjelder og når det er avklart over telefon. De som skal gjøre en etterkontroll har da kontrollspor om de vil følge dette opp. Om jeg forstår BSS riktig, må det nå fremskaffes ytterligere dokumentasjon fra ekstern part (kunden selv eller betalingsformidler), og med tanke på at de bruker begrepet «dokumentasjon», antar jeg den må være skriftlig. Denne dokumentasjonen må vedlegges de bokførte opplysningene.

Oppsummering

Om flere ser saken slik som meg, bør det komme en klargjøring på flere av problemstillingene.