Nye bokføringsregler – praktiske konsekvenser
Fra og med 1. januar i år må alle bokføringspliktige følge de nye bokføringsreglene – bokføringsloven og bokføringsforskriften – etter en overgangsperiode på ett år. Denne artikkelen drøfter sentrale problemstillinger og gir forslag til hvordan en del av de praktiske utfordringene kan løses.
Ny bokføringslov trådte i kraft 1.1. 2005. For 2005 ble det gitt overgangsregler som tillot bruk av tidligere regelverk, men fra 1.1. 2006 må alle bokføringspliktige følge reglene i bokføringsloven og bokføringsforskriften. Det nye regelverket erstatter bokføringsreglene i regnskapsloven 1977 og kapittel 2 i regnskapsloven 1998, samt bokføringsbestemmelsene i skatte- og avgiftslovgivningen.
Den nye bokføringslovgivningen viderefører mange av de tidligere bestemmelsene i lov og forskrift, og bokføringspliktige som har fulgt den «gode praksis», vil dermed ikke ha problemer med å tilpasse seg disse delene av regelverket. Enkelte av de nye reglene medfører imidlertid betydelige endringer for de bokføringspliktige, i både skjerpende og lempende retning. For eksempel er kravene til dokumentasjon av kontantsalg utvidet, og for tjenesteytende næringer introduseres krav om dokumentasjon av timeforbruk. Tidligere «sovende» bestemmelser om spesifikasjon av inngående merverdiavgift og om motpartsspesifikasjon av kontantsalg, har blitt vekket til live og er innskjerpet. Samtidig er oppbevaringsreglene blitt mer fleksible ved at det innføres differensiert oppbevaringstid og ved at kravet om oppbevaring av originale papirbilag bortfaller.
Loven og forskriften inneholder ikke detaljregler på alle områder, og en del av bestemmelsene krever ytterligere veiledning for å få en felles forståelse for hvordan de skal praktiseres. For å arbeide med slike spørsmål er det oppnevnt et utvalg under Norsk RegnskapsStiftelse – Bokføringsstandardstyret. Bokføringsstandardstyret vil avgi uttalelser om hva som anses for god bokføringsskikk. Det er foreløpig ikke aktuelt å utgi en egen standard for god bokføringsskikk. I stedet vil utvalget avgi uttalelser om hvordan konkrete lov- og forskriftsbestemmelser skal forstås.
Bokføringsplikten og grunnleggende prinsipper for bokføringen
Bokføringsplikten er omfattende og gjelder ifølge BL § 2 følgende grupper:
alle som har årsregnskapsplikt etter regnskapsloven
alle som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven
alle som har plikt til å levere omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven
Disse blir med en fellesbetegnelse kalt bokføringspliktige. I tillegg kan ligningskontoret, fylkesskattekontoret eller sentralskattekontoret i enkelttilfeller pålegge den næringsdrivende bokføringsplikt – helt eller delvis – for den virksomheten som drives.
Til tross for at de bokføringspliktige spenner over et stort spekter når det gjelder foretaksstørrelse, skiller ikke bokføringsreglene (med ett unntak) mellom store og små bokføringspliktige. Det er med andre ord de samme bestemmelsene som skal styre innretningen av bokføringen i store, komplekse økonomisystemer som i små, enkle regnskapsprogrammer. Det innebærer at regelverket ikke kan være like dekkende for alle, og den enkelte bokføringspliktige må derfor tilpasse seg ut fra den konkrete situasjonen vedkommende befinner seg i. En slik tilpasning kan imidlertid ikke gjøres på fritt grunnlag, men må ivareta det som er lovens formål og de grunnleggende prinsippene den bygger på (BL § 4):
1. Regnskapssystem
Et spørsmål som har kommet opp, er om det er tillatt å bokføre manuelt etter de nye reglene. Loven har ingen konkrete bestemmelser om hvordan regnskapssystemet skal være utformet, selv om det indirekte legges til grunn at det anvendes IT-baserte systemer. Spørsmålet må besvares med utgangspunkt i de grunnleggende bokføringsprinsippene, og er ja: manuelle systemer aksepteres fullt ut, forutsatt at disse prinsippene etterleves. Det systemet som anvendes må være ordentlig og oversiktlig, og må kunne produsere alle de lovbestemte spesifikasjonene. I praksis betyr det at det kan føres dagbok (bokføringsspesifikasjon), hovedbok (kontospesifikasjon) og kontobøker for kunder og leverandører (kunde- og leverandørspesifikasjoner). Bokføring ved hjelp av Excel eller annet regneark er neppe å anbefale, men må kunne tillates forutsatt at prinsippene om sporbarhet og sikring ivaretas. Det kan for eksempel løses ved at spesifikasjonene skrives ut på papir som oppbevares på betryggende måte.
Et annet spørsmål som også av og til dukker opp, er om det er nødvendig å oppbevare inngående pakksedler. Bortsett fra en egen bransjeregel for bygg og anlegg, har verken loven eller forskriften noen detaljbestemmelse som regulerer dette. Igjen må løsningen være forankret i de grunnleggende prinsippene: Dokumentasjonen skal være omfattende og informativ nok til å vise at det bokførte kjøpet er reelt og relevant for foretaket. Dersom den inngående fakturaen ikke inneholder tilstrekkelige opplysninger til å bekrefte dette, må pakkseddelen inngå som en del av dokumentasjonen. I de tilfellene den inngående fakturaen inneholder den nødvendige informasjonen, er det ikke påkrevd å oppbevare den tilhørende pakkseddelen.
.gif)