Den viktige dokumentasjonen
Dokumentasjon er et av revisors viktigste hjelpemidler i tider med økt risiko for erstatningsansvar og offentlig tilsyn. Revisorforeningen (DnR) ønsker å fokusere på dokumentasjon, ikke som et nødvendig onde, men som et hjelpemiddel for revisorene til å sikre tilstrekkelig kvalitet på revisortjenestene og dermed tillit i samfunnet til revisors rapportering.
Artikkelens del 1 omhandler hvorfor vi har dokumentasjonskrav og gir en oversikt over regelverket. Artikkelens del 2, som kommer i et senere nummer av Revisjon & Regnskap, vil inneholde en gjennomgåelse av dokumentasjonskravene slik de fremstår i revisjonsstandardene på sentrale områder.
Litt historie og noen sentrale hovedprinsipper
Til fagkonferansen i desember 1958 ble det fremlagt et større arbeid av Thomas Kjeldsberg for Norges Statsautoriserte Revisorers Forening (NSRF) om revisors arbeidspapirer. I 1958 fantes det ingen lovkrav eller revisjonsstandarder knyttet til dokumentasjon på dette tidspunktet.
I forordet skriver Kjeldsberg blant annet følgende:
«Det er av den største betydning at man har arbeidspapirer som vil stå for kritikk i en rettssak»
«Arbeidspapirene må være så klart avfattet og så fullstendig utfyldt at det ikke kan herske tvil om hvilke kontrolltiltak revisor har tatt og hvilken fremgangsmåte han har fulgt under sin gjennomgåelse»
«Den menneskelige hukommelse er så vidt upålitelig at en revisor må ha et middel til å akkumulere og lagre de data han samler under utførelsen av et revisjonsoppdrag. Selv i mindre oppdrag foretas det så mange undersøkelser at det ikke lar seg gjøre å huske alle detaljer som er blitt resultatet av undersøkelsen»
«Et arbeid som utføres uten at det skrives noe om resultatet i arbeidspapirene, kan anses for ugjort. En direkte avskrift av en konto eller gruppe konti, er uten verdi som grunnlag for en bedømmelse av hva revisor har gjort»
Kjeldsberg formulerte de mest sentrale hensyn og prinsipper om dokumentasjon i disse fire setningene. Formuleringene viser klokskap om revisors oppgaver, rolle og ansvar og et stort ønske om å hjelpe revisorene til å gjøre en bedre jobb og unngå å havne i ansvar.
De viser også hvor viktig det er at dokumentasjon er integrert del av hver eneste revisjon. En kan aldri vite på hvilken klient problemene oppstår. Revisor må derfor sørge for god dokumentasjon på hver eneste klient.
Formuleringene angir formålet med dokumentasjon. De danner en overordnet ramme for hva som er tilstrekkelig kvalitetsmessig innhold og omfang av dokumentasjonen, på tilsvarende vis som profesjonelt skeptisk holdning, risiko-modellen og vesentlighet gir den samme rammen for revisjonens utførelse.
Grunntankene i formuleringene ligger også i bunnen når revisjonsstandardene skrives og utformes som konkrete regler og veiledning.
Kjeldsbergs gullkorn
«Det er av den største betydning at man har arbeidspapirer som vil stå for kritikk i en rettssak»
«Arbeidspapirene må være så klart avfattet og så fullstendig utfyldt at det ikke kan herske tvil om hvilke kontrolltiltak revisor har tatt og hvilken fremgangsmåte han har fulgt under sin gjennomgåelse»
«Den menneskelige hukommelse er så vidt upålitelig at en revisor må ha et middel til å akkumulere og lagre de data han samler under utførelsen av et revisjonsoppdrag. Selv i mindre oppdrag foretas det så mange undersøkelser at det ikke lar seg gjøre å huske alle detaljer som er blitt resultatet av undersøkelsen»
«Et arbeid som utføres uten at det skrives noe om resultatet i arbeidspapirene, kan anses for ugjort. En direkte avskrift av en konto eller gruppe konti, er uten verdi som grunnlag for en bedømmelse av hva revisor har gjort»
