Prosjektregnskapets formål

Bokføringsforskriften angir at det skal utarbeides prosjektregnskap for prosjekter der anbudspris eller anslått omsetningsverdi overstiger kr 300 000 ekskl. mva. Det betyr at det er anbudspris og anslått inntekt før prosjektet utføres, og ikke faktisk inntekt, som avgjør om man har plikt til å føre prosjektregnskap eller ikke.

Reglene om prosjektregnskap kommer kun til anvendelse for prosjektrelatert virksomhet som bygg-, anleggs- og verftsindustri. Det foreligger her en plikt til å føre timelister der alle timer tilknyttet prosjektet skal registreres. Bruk av prosjektregnskap er likevel aktuelt også for andre bransjer som ønsker et godt styringsverktøy og kontroll med egne prosjekter og oppdrag.

Det overordnede formålet med prosjektregnskapet er å bidra til at selskapets årsregnskap gjenspeiler et så riktig bilde som mulig av prosjektenes verdiskapning. I tillegg har myndighetene et kontrollbehov ved å påse at inntekter ikke er utelatt og at kostnadene kan knyttes til konkrete prosjekter.

Tre metoder for regnskapsføring

Regnskapsføring av anleggskontrakter kan i teorien innrettes etter tre ulike prinsipper:

Løpende avregning er den mest brukte metoden ved utarbeidelse av prosjektregnskap. Inntektene og kostnadene periodiseres slik at prosjektresultatet samsvarer med fremdrift og fullføringsgrad på prosjektet. Når prosjektet er 90 % fullført, bør også resultatet utgjøre tilnærmet 90 % av forventet sluttresultat på prosjektet. Opptjeningsprinsippet i regnskapsloven tar utgangspunkt i at det er løpende avregning som anvendes.

Løpende avregning krever pålitelige estimater av både inntekter, kostnader og fullføringsgrad. Ved stor usikkerhet rundt estimater og beregning av forventet fortjeneste, er det et alternativ å benytte løpende avregning uten fortjeneste. Metoden tilsvarer løpende avregning, men uten løpende regnskapsføring av fortjenesteelementet. Det kan i enkelte tilfeller være aktuelt å bruke løpende avregning uten fortjeneste i oppstartsfasen på et prosjekt, da det på dette tidspunktet er størst usikkerhet ved estimering av fullføringsgrad.

Det tredje regnskapsmessige prinsippet er fullført kontraktsmetode. Her inntektsføres hele kontraktbeløpet først når prosjektet er avsluttet. Utgiftene balanseføres som varer under tilvirkning etter hvert som de påløper. A konto-fakturering balanseføres som kortsiktig gjeld. Ved fullført kontrakts­metode vil dermed hverken inntekter eller utgifter resultatføres løpende. Metoden gir i teorien samme resultatvirkning som løpende avregning uten fortjeneste i de tilfellene der fullført kontraktsmetode anvender full tilvirkningskost (både faste og variable tilvirkningskostnader) eller der det ikke er faste kostnader. Sammenlignet med løpende avregning, er det et enklere prinsipp å følge, men vil ikke gi god informasjon til regnskapsbrukeren da inntekter og kostnader vil variere avhengig av når prosjektet ferdigstilles. Små foretak kan velge å inntektsføre langsiktige tilvirkningskontrakter etter dette prinsippet og kan velge mellom variabel eller full tilvirk­ningskost.

Krav til kontrakt

Før et prosjekt kan regnskapsføres etter løpende avregning, er det et ufravikelig krav at tilvirkning og vederlag er kontraktfestet med oppdragsgiver. I kontrakten kan betingelsene for vederlaget enten være formulert som en fast pris eller som kost pluss. En kontrakt basert på kost pluss innebærer at det er avtalt at oppdragsgiver kompenserer alle nærmere definerte kostnader, i tillegg til at oppdragsgiver yter en avtalt godtgjørelse for tilvirkningen. Eksempel på definerte kostnader, er direkte kostnader knyttet til underleverandører. Denne kontraktstypen kalles også løpende da det faktureres i takt med påløpte kostnader uten å vurdere behov for nedskrivning underveis. Avtale om løpende fakturering kan likevel være begrenset oppad til et definert tak, dvs. et maksbeløp. Det er da nødvendig å vurdere nedskrivningsbehov, i likhet med fastpriskontrakter.

Figur 1: Prosjektregnskapet kan i teorien utarbeides på tre ulike måter. Løpende avregning er anbefalt metode når det foreligger pålitelige estimater for beregning av forventet fortjeneste.

Fullføringsgrad

Ved løpende avregning kostnadsføres utgiftene knyttet til prosjektet etter hvert som prosjektet skrider frem. Samtidig inntektsføres en tilsvarende andel inntekt inklusive fortjeneste. Inntektsføring for en gitt periode beregnes som totale kontraktsinntekter multiplisert med fullføringsgrad. Hva som regnes som kontraktsinntekter, fremgår av kontrakten på prosjektet, herunder tilleggs- og endringsarbeid. Inntekt på tilleggs- og endringsarbeid som ikke er kontraktsfestet, men som fremgår av egen arbeidsordre fra kunden, kan regnes som kontraktsinntekt hvis det er betydelig sannsynlighetsovervekt for inntekten, og det foreligger et pålitelig estimat for den.

For å beregne fullføringsgrad er det vanlig å ta utgangspunkt i utført produksjon. Påløpte kostnader sammenlignes da med de estimatene som ble lagt til grunn ved beregning av pris på prosjektet. Før fullføringsgraden kan beregnes, er det nødvendig å ta stilling til hva som kan inkluderes i kontraktskostnadene. Kontraktskostnader er kostnader knyttet direkte til kontrakten, og kan likestilles med full tilvirk­ningskost ved beregning av varebeholdning. Indirekte kostnader som lar seg fordele på kontraktene, regnes også som kontraktskostnader.

Direkte kostnader er materialer, lønninger, prosjektledelse, underentreprenører, maskinkostnader og avskrivning på prosjektrelaterte driftsmidler.

Eksempel på fordelbare indirekte kostnader er kostnader til prosjektering, prosjektledelse, ansvarsforsikring av anleggsvirksomhet, kvalitetskontroll og finanskostnader knyttet til kontraktsforpliktelsene. Indirekte kostnader som gjelder foretaket i sin helhet og som ikke kan fordeles på de enkelte prosjektene, kan ikke regnes som kontraktskostnader med mindre kontrakten har øremerket en godtgjørelse til dekning av slike kostnader. Eksempler på slike kostnader er generelle salgs- og administrasjonskostnader, utgifter til forskning og utvikling og avskrivning på ikke prosjektrelaterte driftsmidler.

I enkelte tilfeller vil imidlertid forholdet mellom påløpte kostnader og estimerte totalkostnader, ikke gi et godt uttrykk for faktisk fullføringsgrad. Andre metoder for å estimere fullføringsgrad kan da benyttes, eksempelvis fysisk måling av fremdrift, anvendte arbeidstimer eller lignende.

Avgrensing mot egenregiprosjekt

Dersom et foretak igangsetter prosjekter for egen regning og risiko uten at det foreligger kontrakter om salg, defineres dette regnskapsmessig som egenregiprosjekter. Regnskapsmessig skal et bygg under oppføring i egen regi klassifiseres som varelager frem til bygget er solgt.

I løpet av prosjektperioden er det imidlertid ikke uvanlig at hele eller deler av prosjektet selges. Når et prosjekt i egenregi selges, det vil si at det inngås kontrakt som tilfredsstiller kravene for anleggskontrakt, skal ikke prosjektet lenger regnskapsføres som varelager, men som en anleggskontrakt med løpende avregning. Hvis deler av et prosjekt selges før ferdigstillelse og prosjektet skal sluttføres som en anleggskontrakt, er det kun den delen av prosjektet som er solgt som skal regnskapsføres med løpende avregning. Resten av prosjektet skal fortsatt regnskapsføres som varelager.

I praksis kan det imidlertid være vanskelig å fordele kontraktskostnadene på den delen som er solgt og det som ikke er solgt. Da er det nødvendig å behandle hele prosjektet som en ordinær anleggskontrakt. Inntektsføring av kontraktsfortjenesten må imidlertid begrenses til den delen av prosjektet som er solgt. Ved inntektsføring av kontraktsfortjenesten er det et krav at en vesentlig del av prosjektet er solgt, og at realiteten i kostnadsestimatene kan vurderes.