Hvordan kommunene organiserer sine innkjøp

Vi fant at både små og store kommuner organiserer sine innkjøp på tilnærmet samme måte, bare tilpasset størrelsen: Alle har en sentral innkjøpsansvarlig eller enhet som inngår rammeavtaler, og som innehar spisskompetanse når det gjelder innkjøp. De skal også kunne bistå og lære opp den enkelte enheten når det gjelder innkjøp. De største kommunene som Stavanger og Sandnes har en innkjøpsavdeling som fremstår som profesjonell. Internt i kommunen er alle som kjøper inn pålagt å benytte de rammeavtalene kommunen har inngått, men er ellers ansvarlige for egne budsjett og egne innkjøp. Det er svært varierende kompetanse på reglene om offentlige innkjøp ute på de enkelte enhetene i kommunene, dette gjaldt både små og store kommuner. Alle kommunene ønsket mer ressurser når det gjelder innkjøp, og våre undersøkelser bekreftet dette behovet.

Fra leverandørstatistikken i regnskapet, plukket vi ut anskaffelser av forskjellig art og størrelse og kontrollerte de forskjellige vilkår etter lov og forskrifter. Utvelgelsen av hvilke anskaffelser vi undersøkte nærmere, var noe forskjellig i de enkelte kommuner: Et par kommuner hadde ønsket at vi skulle se på flest mulig anskaffelser, andre steder så vi på anskaffelser på områder man antok var mest utsatt for feil, og i de mindre kommunene var innkjøpene såpass få at de fleste over kroner 500 000 (nasjonal terskelverdi) ble undersøkt. Resultater i enkeltkommuner kan derfor ikke sammenlignes direkte, men resultatene viser et mønster.

Var anskaffelser over kr 500 000 lyst ut i Doffin.no?

Vårt generelle inntrykk er at de fleste anskaffelsene av denne størrelsen blir lyst ut. De mindre kommunene hadde et par prosjekter som ikke var lyst ut, og den feilen som var felles, var at ikke alle deler av prosjektet var tatt med i beregningen av terskelverdiene, og at de ikke var lyst ut. Arkitekter og konsulenter var for eksempel ikke tatt med og bruk av rammeavtaler for deler av prosjektene var ikke regnet med i samlet sum. I flere tilfeller var det innleide konsulenter som sto for utlysingen av oppdrag, og da sjekket vi at (eller «om»?) kommunen var involvert i utvelgelsen og inngåelse av avtale.

Protokollplikten i kjøp over kr 500 000

Protokollen skal grovt sett dokumentere hvem som leverte anbud, samlet sum for anbudet, når anbudene ble levert og hvem som åpnet anbudene. Utfra disse opplysningene skal en kunne se om noen må avvises. Anbud som kommer inn etter fristen for innlevering, skal avvises. Hvordan de enkelte anbud bedømmes, skal også kunne dokumenteres ved eventuell klage. Protokollene skal vise at det har vært konkurranse.

Våre undersøkelser viste noen få protokoller som manglet noen av de nødvendige opplysningene. Hovedinntrykket var likevel at dokumentasjonen var god, slik at lovens vilkår kunne vurderes i de fleste tilfellene. De største kommunene hadde de de beste rutinene og de beste malene, og de mest oversiktlige protokollene.

Når det gjelder protokollplikten for kjøp mellom kr 100 000 og 500 000, var det mange brudd i alle de kommunene vi undersøkte. Ca. halvparten av kjøpene vi undersøkte i alle kommuner, manglet protokoller.

Protokollen er her til for å dokumentere at det har vært konkurranse, og dette kan ikke kontrolleres når det ikke er protokoll. Vi forutsetter da at det er brudd på reglene om offentlige anskaffelser.

Det kan være tilfeller der kjøp over 100 000 og manglende protokoll ikke er brudd på reglene. Det skal foretas en forsvarlig vurdering av varen eller tjenestens pris idet anskaffelsen starter. Vurderingen kan ha vært forsvarlig selv om summen til slutt har blitt over kr 100 000. Det mangler en del kompetanse på dette.

Til tross for at det her var mangler i alle kommunene, og at de utvalgene vi foretok, både varierer i antall og på områder, var inntrykket også her at innkjøperne, også på de enkelte enhetene i Stavanger og Sandnes, hadde større kunnskap om regelverket og straks så hvor de eventuelt hadde trådt feil, eller hadde en god forklaring på hva som hadde skjedd. I Stavanger og Sola er anskaffelser tatt med som en del av opplæringen av nye medarbeidere.

Rammeavtaler

Alle kommunene hadde flere rammeavtaler. De mindre kommunene inngikk rammeavtaler i samarbeid med Innkjøpsassistanse vest, og de større hadde flere rammeavtaler som de samarbeidet om.

Dette sparer en del administrasjon av rammeavtalene i kommunene. Alle avtaler må følges opp manuelt, og det må sørges for ny utlysing når disse går ut etter maksimum fire år. Vi fant at det fantes kommuner som hadde rammeavtaler som ikke lenger var gyldige, og at flere kommuner ikke hadde gode oversikter på nettet over inngåtte rammeavtaler. Avtalene er slik at de gjelder bestemte produkter, og det er behov for at de som skal kjøpe inn varer og tjenester, på en enkel måte kan se hvilke produkter avtalen gjelder. I Stavanger kommune ligger oversikten over avtalene ute på intranettet, og en kunne derfra klikke seg inn på den enkelte avtalen og få en oversikt over innholdet i denne. I de andre kommunene som hadde lagt ut en oversikt, måtte selve avtalen hentes fra kommunens arkiv.

Til tross for at ikke alle hadde like gode oversikter tilgjengelig, ble rammeavtalene benyttet i stor grad i kommunene. Spesielt gjaldt dette avtaler om rekvisita, skolemateriell og rengjøringsmidler.

E-handel er et sentralt satsningsområde, og benyttes i forbindelse med kjøp basert på rammeavtaler.

Det har ikke vært satset nok på e-handel i noen av de kommunene vi undersøkte. Dette er en effektiv og økonomisk måte å handle på. Flere av de undersøkte kommunene hadde ennå ikke startet med e-handel, og de som hadde begynt, hadde ikke nådd sine mål når det gjelder omfang.

En vei å gå

Det er fremdeles en vei å gå når det gjelder overholdelse av regelverket om offentlige anskaffelser, men det er positivt at alle kommuner ser at de har behov for kunnskap om dette. Det er viktig at det avsettes nok ressurser, og at kompetansen på enhetene økes.