Prosessmining: En analyse som kan revolusjonere revisors arbeid?
Om Forskning og revisjon
I denne spalten vil vi drøfte nyere forskning i finans, regnskap og revisjon, og hvordan denne kan ha påvirkning på revisors arbeid.
Som vel de fleste merker, er revisoryrket i rask endring, blant annet drevet av teknologiske fremskritt som gjør det mulig å analysere store datasett og komplekse datastrømmer på en ny og gjerne mer effektiv måte enn tidligere. I denne utgaven av spalten «Om forskning og revisjon» skal vi se nærmere på noen artikler som omhandler prosessmining (PM), en avansert analysemetode som kan bli et svært nyttig verktøy for revisorer.
Førsteamanuensis USN Handelshøyskolen , Institutt for økonomi, historie og samfunnsvitenskap , Universitetet i Sørøst-Norge
Prosessmining kan i revisjonssammenheng blant annet benyttes for å finne ut hvordan alle transaksjoner av en bestemt type beveger seg gjennom kundenes IT-system.
Hva er prosessmining?
Kort fortalt er PM en metode som bruker data fra hendelseslogger (“event logs”) i bedriftens IT-systemer for å rekonstruere og visualisere arbeidsprosesser. En hendelseslogg kan inneholde informasjon fra for eksempel tidsstempler for fakturering, godkjenning av transaksjoner eller andre aktiviteter som utføres i systemet. PM gjør det mulig å bruke data fra IT-systemer til å analysere og forstå kundenes forretningsprosesser og kan i revisjonssammenheng blant annet benyttes for å finne ut hvordan alle transaksjoner av en bestemt type beveger seg gjennom kundenes IT-system. PM kan evaluere en hel prosess fra start til slutt, bidra til å identifisere kontrollavvik, oppdage svindel og sikre at bedrifter etterlever sine egne rutiner og retningslinjer. PM er nyttig for internrevisor, men det er også et nyttig verktøy for ekstern revisor. Resultatet av analysen er en detaljert prosessmodell, gjerne visuell, som gir innsikt i hvordan prosesser faktisk fungerer, i motsetning til hvordan de er ment å fungere ifølge prosedyrer og retningslinjer.
Hvis PM benyttes i salgsprosessen, vil analysens output kunne komme i form av en figur som viser hvilke «veier» alle salgstransaksjoner har fulgt gjennom systemet, og vi vil se hvor mange av transaksjonene (og hvilket beløp) som fulgte vanlig flyt. En mulig prosessflyt vil kunne se slik ut:
1. Tjeneste utføres
2. Faktura utformes og sendes
3. Betaling mottas
Men PM vil også vise avvik fra denne standardflyten, for eksempel:
1. Tjeneste utføres
2. Timer eller pris endres i systemet
3. Faktura utformes og sendes
4. Avtale reforhandles
5. Betaling mottas
I stedet for å følge én transaksjon gjennom IT-systemet i form av en vugge-til-grav-test, vil man med PM gjennomføre denne testen på alle transaksjoner i en bestemt tidsperiode. Dette gir et helhetlig bilde av prosessen og kan avdekke uregelmessigheter som ellers ville gått under radaren.
