Del III – Nye krav til kassasystemer

Brukerkrav

Seniorrådgiver

Inger Helene Iversen

Skattedirektoratet, Rettsavdelingen

Seniorrådgiver

Rune Tystad

Skattedirektoratet, Rettsavdelingen

I de to foregående artiklene# Revisjon og Regnskap nr. 8/2017 (del I) og nr. 1/2018 (del II). tok vi for oss hvilke krav som stilles til kassasystemer og til leverandører av slike systemer etter kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Denne artikkelen gir en omtale av de nye kravene for de bokføringspliktige.

Hvem må ta i bruk produkterklærte kassasystem?

Bokføringspliktige med kontantsalg

Bokføringspliktige skal registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller krav i kassasystemlova og kassasystemforskrifta, jf. kassasystemlova § 10a. (Se omtale av unntak senere i artikkelen.) I bokføringsforskriften presiseres det at det er forbud mot andre kassasystem i virksomheten enn de som har produkterklæring, jf. forskriftens § 5–3–3.

Hvem som har bokføringsplikt, er regulert i bokføringsloven § 2. Alle som har årsregnskapsplikt, har bokføringsplikt. Dersom en virksomhet ikke har årsregnskapsplikt, er bokføringsplikten betinget av at virksomheten er skatte- eller merverdiavgiftspliktig# Plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt mv. etter skatteforvaltningsloven? § 8-2 eller plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift etter skatteforvaltningsloven § 8-3. Se bokføringsloven § 2 annet ledd.. Skattedirektoratet har tatt stilling til om idrettslag som har skatte- og avgiftsfritt kiosksalg har plikt til å benytte kassasystem for kioskvirksomheten dersom laget er skatte- og/eller avgiftspliktig på annet grunnlag, f.eks. for salg av annonser# Se uttalelse av 26. september 2017 Har idrettslag med kiosksalg plikt til å benytte kassasystem?. Skattedirektoratet kom til at så lenge omsetningen fra kioskvirksomheten ikke medfører skatte- eller avgiftsplikt, vil det ikke være krav om å benytte kassasystem for å dokumentere kontantsalget fra kioskvirksomheten. Det samme gjelder også ved eventuelt annet skatte- og avgiftsfritt kontantsalg som serveringstjenester (kafédrift mv.).

Senest fra 1. januar 2019 må bokføringspliktig med kontantsalg ta i bruk kassasystem som tilfredsstiller det nye regelverket.1 Fra dette tidspunktet trer det også i kraft flere bestemmelser i bokføringsforskriften2 om bl.a. bruk av slike kassasystemer. Det er viktig at bokføringspliktige som ennå ikke har oppgradert sitt kassasystem eller anskaffet nytt kassasystem, tar nødvendige skritt for å få dette på plass i god tid før 1. januar 2019. Dersom den bokføringspliktige ikke tar i bruk et produkterklært kassasystem, kan det ilegges overtredelsesgebyr.

Se bokføringsloven § 10 a i kraft fra 1. januar 2019.

2 Se forskrift 20. desember 2016 nr. 1752 om endring i forskrift om bokføring.

Definisjon av kontantsalg

Det er kun kontantsalg som kreves registrert i et kassasystem, men regelverket er ikke til hinder for at kredittsalg kan registreres på systemet. Det stilles i slike tilfeller særskilte krav til systemet, se nærmere omtale i del I og II. Kontantsalg er definert slik, jf. bokføringsforskriften § 5–3–1 bokstav a til c:

  1. kontantsalg: salg av varer og tjenester der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, ved bruk av betalingskort eller kontanter som betalingsmiddel. Salg over internett eller ved oppkrav anses ikke som kontantsalg,

  2. betalingskort: debetkort, kredittkort og faktureringskort,

  3. kontanter: andre betalingsmidler enn betalingskort

Definisjonen tilsvarer kassasystemlova § 2 bokstav a til c.

Det følger av definisjonen at det avgjørende for om salget skal anses som kontantsalg, er at kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering. Dersom dette vilkåret er oppfylt, har det ingen betydning hvilket betalingsmiddel som benyttes. Det vil således også bli ansett som kontantsalg om kjøper har foretatt innbetaling på en type kundekort på forhånd, og benytter dette kortet som betalingsmiddel på kassaspunktet, f.eks. i en kantine. Definisjonen presiserer at salg over internett eller ved oppkrav ikke skal anses som kontantsalg. Slike salg vil kunne «treffes» av kontantsalgsdefinisjonen i bokstav a første punktum, men er altså positivt unntatt fra regelverket. Hva som omfattes av internettsalg, omtales nærmere senere i artikkelen.

Registeringer i kassasystemet

Kontantsalg mv.

I utgangspunktet skal alt kontantsalg registreres i et produkterklært kassasystem, jf. bokføringsforskriften § 5–3–2. Annen løpende anvendelse av kassasystemet skal også registreres fortløpende i systemet. Dette medfører en betydelig utvidelse av hva som kreves registrert i kassasystemet. Eksempler på løpende anvendelse vil i tillegg til registering av salg være utskrift av salgskvittering, returkvittering og utleveringskvittering, endringer i priser, korreksjoner, skuffeåpninger (nullinnslag), utskrifter av rapporter og lignende, jf. forskriftens § 5–3–1 bokstav l. Alle registeringene skal fremgå av elektronisk journal, jf. forskriftens § 5–3–13. Det er leverandøren av kassasystemet som har ansvaret for at all løpende anvendelse blir registrert i elektronisk journal.

Avgjørende for om et salg skal anses som kontantsalg, er at kjøpers betalings­forpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering.

Etter gjeldende rett kan den bokføringspliktige velge mellom å registrere kontantsalget på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Denne valgadgangen er ikke videreført, men det er innført et nytt unntak for bruk av «kontantfaktura». Dagens unntak fra å registrere kontantsalg på et kassaapparat, er også i stor grad videreført. Les nærmere om unntakene nedenfor.

Enkelte kassasystem har mulighet for å registrere salget på den enkelte operatør. Dersom denne muligheten finnes i kassasystemet, skal den benyttes, jf. bokføringsforskriften § 5–3–2 annet ledd. I høringsnotatet er det følgende merknad til bestemmelsen:

«[Tredje ledd] innebærer ingen plikt til å anskaffe kassasystem med funksjonalitet til å registrere kontantsalget på den enkelte operatør. Dersom virksomheten er slik tilrettelagt at flere operatører på kassasystemet har sin egen kassaskuff (pengebelte mv.), må imidlertid også kontantsalget mv. registreres på hver enkelt operatør, jf. merknadene til § 5a-5.»

Vi antar at kravet må forstås slik at det kun er plikt til å registrere salget på den enkelte operatør dersom operatørene har egen «kassaskuff». I praksis vil mange systemer kreve at de ansatte logger seg på systemet før de kan starte å registrere salg, uavhengig av om operatørene har egen «kassaskuff».

Tips

Bokføringsforskriften stiller ikke krav til at tips skal registreres på kassasystemet. Dersom kassasystemet har funksjon for å registrere tips, kan den bokføringspliktige velge å benytte seg av denne funksjonen. Det er da et krav om at kontanttips må oppbevares i kassaskuffen. Registeringen av tips skal også omfatte tips betalt med betalingskort mv.

Dersom tips ikke registreres særskilt på kassasystemet, skal tips heller ikke oppbevares i kassaskuffen.

Vekselkasse

Ved salgsdagens begynnelse skal vekselkassen registreres i kassasystemet, jf. bokføringsforskriften § 5–3–8 første ledd. Dersom flere operatører har egne «kassaskuffer», skal salget registreres på hver enkelt operatør. I slike tilfeller må også vekselkassen registreres på den enkelte operatør.

Flere bokføringspliktige kan benytte samme kassasystem

Flere bokføringspliktige kan benytte samme kassasystem, jf. bokføringsforskriften § 5–3–9. Det er en forutsetning at kassasystemet er tilrettelagt for slik felles bruk. Det vil si at kassasystemet må ha funksjonalitet til å registrere all løpende anvendelse særskilt for hver enkelt bokføringspliktige virksomhet. I tillegg må betalingsmidlene oppbevares adskilt. Se nedenfor om krav til å bruke kassaskuff.

Krav til å bruke kassaskuff

I utgangspunktet skal de bokføringspliktige oppbevare kontanter i integrert kassaskuff, jf. bokføringsforskriften § 5–3–4 første ledd. Dersom kontantsalget blir registrert på den enkelte operatør, kan operatøren oppbevare kontantene i egne pengebelter eller lignende. Dette er spesielt utbredt for virksomheter i restaurantbransjen. I Skattedirektoratets melding SKD 7/15 av 21. desember 2015 er det gitt merknader til kassasystemforskrifta. Fra merknaden til § 2–2 gjengis:

«Det er unntak frå kravet til bruk av integrert kassaskuff under visse føresetnader. Dette gjeld når kassasystemet har funksjonar for å registrere kontantsal mv. på den enkelte operatør og betalinga ikkje skjer frå faste kassapunkt. Eit eksempel kan være når servitørar tar betaling ved borda og kontantane blir oppbevart i pengebelte eller liknande.»

Det er dermed intet generelt unntak fra kravet til integrert kassaskuff knyttet til kassasystem hvor operatørene logger seg på systemene. Alle kassasystem som har faste kassapunkt og hvor det er mulig å betale med sedler og mynter, må følgelig ha integrert kassaskuff.

Når et kassapunkt har integrert kassaskuff, skal kassaskuffen lukkes umiddelbart etter at betaling for kontantsalget er mottatt, jf. forskriftens § 5–3–4 annet ledd. Dette brukerkravet henger sammen med at et kassasystem ikke skal ha en funksjon som gjør at kontantsalg kan registreres i kassasystemet når kassaskuffen er åpen, jf. kassasystemforskrifta § 2–6 femte ledd. Det er også et krav at integrert kassaskuff skal lukkes umiddelbart når den har vært åpnet for andre formål enn å ta imot betaling for kontantsalg, for eksempel ved veksling eller ved andre inn- og utbetalinger.

Også i de tilfeller hvor flere bokføringspliktige benytter felles kassasystem, må kassapunktet ha en integrert kassaskuff, jf. bokføringsforskriften § 5–3–4 tredje ledd. Denne kassaskuffen må benyttes av minst én av de bokføringspliktige. Dersom den integrerte kassaskuffen ikke er tilpasset til å holde kontantene for flere bokføringspliktige brukere adskilt, skal de øvrige brukerne oppbevare kontantene i egne kassaskuffer, f.eks. i et pengebelte eller i et eget skrin.

Krav til dokumentasjon

Alle registreringer av kontantsalget og annen løpende anvendelse av kassasystemet skal dokumenteres med elektronisk journal, jf. bokføringsforskriften § 5–3–13. Det er gitt nærmere krav til hvordan salg, returer, endring av betalingsmiddel, korreksjoner og uttak av kontanter skal dokumenteres.

Krav til innhold i salgskvittering

Kravet til innholdet i en salgskvittering fremgår av kassasystemforskrifta § 2–8–4. Bestemmelsen har en henvisning til bokføringsforskriften § 5–3–2a# Fra 1. januar 2019 vil korrekt henvisning være § 5-3-12. der gjeldende rett videreføres. I tillegg krever kassasystemforskrifta at salgskvitteringen skal angi type betalingsmiddel, samt ID-nummeret til kassapunktet. Det er også et krav om at ordet «Salgskvittering» skal vises øverst på kvitteringen. Dersom salgskvitteringen er fremstilt i elektronisk form, skal ordene «Elektronisk salgskvittering» vises. Dersom betalingsterminal er integrert med kassasystemet, skal salgskvitteringen også inneholde transaksjons-ID.

Det er i utgangspunktet leverandøren av kassasystemet som er ansvarlig for at kravene i kassasystemforskrifta § 2–8–4 er oppfylt. Det er derfor leverandøren som må legge til rette for at betalingsmiddel kan registreres på kassasystemet og at dette kommer med på kvitteringen, jf. vår omtale av betalingsmiddel i del II. Det vil imidlertid være den bokføringspliktiges ansvar at riktig betalingsmiddel faktisk registreres. Det vil også være den bokføringspliktiges ansvar at salgskvitteringen angir ytelsens art i tilstrekkelig grad. I de tilfeller det ikke benyttes strekkoder, kan det opprettes varegrupper som er så spesifiserte at de tilfredsstiller kravet til å angi ytelsens art, jf. bokføringsforskriftens § 5–3–12 fjerde ledd. Se også omtale i del II.

Returer

Ved returer skal det skrives ut en særskilt returkvittering, jf. bokføringsforskriften § 5–3–6 første ledd. Dersom det ved returer samtidig skjer en ny salgstransaksjon, kan returen fremgå av salgskvitteringen. Kravet til innholdet i en returkvittering fremgår av kassasystemforskrifta § 2–8–5, se nærmere omtale i del I. Når det utstedes en felles salgs- og returkvittering, har Skattedirektoratet uttalt at det er tilstrekkelig at kvitteringen benevnes «Salgskvittering», men både «Salgskvittering» og «Returkvittering» kan fremgå av kvitteringen. Det er leverandøren av kassasystemet som er ansvarlig for at kravene i kassasystemforskrifta § 2–8–5 er oppfylt.

Endring av betalingsmiddel

Det er som nevnt et krav om at type betalingsmiddel skal fremgå av salgskvitteringen, jf. kassasystemforskrifta § 2–8–4. Dersom det er registrert feil betalingsmiddel på en salgskvittering, kan dette rettes på to måter, jf. bokføringsforskriften § 5–3–6:

  • Det tas ut en returkvittering som korrigerer feilen og skrives ut en ny salgskvittering med angivelse av rett betalingsmiddel, eller

  • Det tas ut en kvittering som har referanse til salgskvitteringens nummer og som kun viser endringen av betalingsmiddel.

For at det andre alternativet skal kunne benyttes, krever det at leverandøren av kassasystemet tilrettelegger særskilt for dette. Det er et krav om at dokumentasjonen i begge tilfeller skal skrives ut og tilbys kunden.

Andre korreksjonsposter

Dersom det foretas korreksjoner på kassasystemet, skal dette dokumenteres med angivelse av beløp og årsak, jf. bokføringsforskriften § 5–3–7 første ledd. Kravet er en videreføring av gjeldende rett. I merknaden til bestemmelsen i høringsnotatet er det uttalt at dersom kassasystemet har funksjonalitet for å registrere årsak, og korreksjonen skjer før kassakvitteringen skrives ut, er det ikke nødvendig å utstede særskilt dokumentasjon for korreksjonen. Dette vil for eksempel være tilfelle når opprinnelig pris korrigeres for rabatter, og dette fremgår av kassakvitteringen.

Dersom korreksjonen gjelder tidligere registrert salg, skal det foreligge ytterligere dokumentasjon som underbygger korreksjonen.

Ved tilbakebetaling til kunde, herunder ved returer, skal kundens signatur og telefonnummer fremgå av dokumentasjonen, jf. forskriftens § 5–3–7 annet ledd. I merknaden til bestemmelsen i høringsnotatet er det uttalt at det ikke er nødvendig at kunden underskriver på et fysisk papir. Også underskrift med elektronisk penn på en signaturplate tilfredsstiller kravet i bestemmelsen. Kravet om at kundens telefonnummer skal fremgå av dokumentasjonen, er nytt i forhold til gjeldende rett.

Uttak av kontanter

Uttak av kontanter fra kassaskuffen i løpet av dagen skal dokumenteres særskilt, jf. bokføringsforskriften § 5–3–8 annet ledd. Dokumentasjonen skal minst inneholde følgende opplysninger:

  1. dato og klokkeslett

  2. beløp

  3. hvem som har gjort uttaket

Det er et krav om at dokumentasjonen skal oppbevares i kassaskuffen. Kravet er nødvendig for å sikre tilstrekkelig kontrollmulighet av kontantbeholdningen i løpet av dagen.

Utskrift av salgskvitteringen

Dersom kassasystemet har et display, skal beløpet som registreres på kassasystemet være lett synlig for kunden med mindre det er vanskelig gjennomførbart, jf. bokføringsforskriften § 5–3–12 første ledd. I tillegg skal det ved alle kontantsalg skrives ut en salgskvittering som skal fremlegges for kunden, jf. bokføringsforskriften § 5–3–5 første ledd. Dette brukerkravet henger sammen med at et kassasystem ikke skal ha en funksjon som gjør det mulig å avslutte et salg uten at kassasystemet skriver ut en salgskvittering, jf. kassasystemforskrifta § 2–6 fjerde ledd. Kravet om utskrift av kvittering og overlevering av denne til kunden er viktig for å sikre at salget blir fullstendig registrert.

Gjeldende rett krever at kassaapparatet skal ha et display, og det er kun krav om at kvittering skal skrives ut dersom beløpet som registreres på kassaapparatet ikke er lett synlig for kunden. Etter de nye reglene er det ikke anledning til å unnlate å ta utskrift av salgskvittering selv om beløpet er synlig for kunden på et display. For bokføringspliktige som har tatt i bruk et produkterklært kassasystem, har Skattedirektoratet uttalt at det ikke er i strid med gjeldende rett å benytte et produkterklært kassasystem uten display før 1. januar 2019.

Et kassasystem kan også benyttes til å registrere kredittsalg som blir fakturert på et senere tidspunkt, enten fra kassapunktet eller fra et faktureringssystem. I slike tilfeller skal kassasystemet skrive ut en utleveringskvittering.

Elektronisk salgskvittering

I stedet for å skrive ut salgskvittering og utleveringskvittering på papir, kan kvitteringene sendes kunden elektronisk, jf. bokføringsforskriften § 5–3–5 annet ledd. Det samme gjelder også for andre kvitteringstyper, som for eksempel returkvitteringer. Dette kan for eksempel gjøres ved bruk av Digipost eller e-post.

Ved feil i et kassasystem, slik at kravene i kassasystemlova eller kassasystemforskrifta ikke oppfylles, skal den bokføringspliktige ta i bruk hensiktsmessige reserveløsninger inntil feilen er rettet.

Det er ikke noe formkrav til hvordan kunden oppgir e-postadressen. Det er greit at kunden oppgir e-postadresse e.l. muntlig. Det er heller ikke et krav om at kunden må identifiseres via betalingsmetoden. Det viktige er at kvitteringen alltid blir forelagt kunden på papir eller avsendt elektronisk. Dersom elektronisk kvittering velges, er det ikke tilstrekkelig at denne går til en «søppelkasse».

Bruk av reserveløsninger ved feil i kassasystemet

Dersom det oppstår feil i et kassasystem, og feilen medfører at kravene i kassasystemlova eller kassasystemforskrifta ikke oppfylles, skal feilen rettes uten ugrunnet opphold, jf. bokføringsforskriften § 5–3–11. Inntil feilen er rettet, skal den bokføringspliktige ta i bruk hensiktsmessige reserveløsninger.

I høringsnotatet er det gitt følgende merknad til denne bestemmelsen:

«Dersom feilen er av en slik karakter at kassasystemet må bringes inn for service, vil en hensiktsmessig reserveløsning være å anskaffe en låne-/leiekasse. I et kortere tidsrom, inntil denne er på plass, vil det kunne benyttes et mer manuelt system med daterte, nummererte kvitteringer eller lignende. Det samme gjelder hvis det oppstår kortvarige avbrudd grunnet strømbrudd eller lignende, eller ved utendørs salg, hvor det pga. værforhold (ekstrem kulde mv.) ikke lar seg gjøre å benytte kassasystemet. Det er viktig at den bokføringspliktige dokumenterer hvorfor det ikke er benyttet kassasystem i den aktuelle perioden.»

Feil på skriver eller kassaskuff

Det kan oppstå situasjoner hvor bruk av kassasystemet i nødmodus er mer hensiktsmessig enn å skrive manuelle kvitteringer. Dette kan f.eks. være i en dagligvareforretning, hvor det er kort tid mellom transaksjonene og hvor man ofte bruker strekkoder for å registrere omsetningen. Skattedirektoratet har uttalt at man i slike tilfeller kan fortsette å bruke kassasystemet. Dette forutsetter at kassasystemet settes i nødmodus og at alle registreringer gjort i nødmodus kan spores i elektronisk journal og i standard eksport (SAF-T/XML).# Kravet om at kassasystemet skal kunne eksportere den elektroniske journalen til en fil i en standardisert form (SAF-T), er omtalt i del I.

Det forutsettes også at det samme dag tas nødvendige skritt til å få rettet feilen, eventuelt anskaffe lånekasse. Hvis skriver ikke kan benyttes, må det legges til rette for at det kan skrives manuell kvittering til kunden på forespørsel.

Krav til dagsoppgjør

Gjeldende rett# Bokføringsforskriften § 5-3-3 og § 8-5-3 annet ledd (serveringssteder). stiller krav til dagsoppgjør, men regulerer i mindre grad hvordan dagsoppgjøret skal gjennomføres. De nye reglene, jf. bokføringsforskriften § 5–3–14, innebærer en mer omfattende regulering av kravene til dagsoppgjør. Det antas likevel at mange bokføringspliktige vil oppfatte flere av bestemmelsene som en regelfesting av dagens praksis.

Z-rapport

Z-rapporten skal utarbeides fra det enkelte kassapunkt ved dagens slutt. Den kan enten skrives ut på papir eller lagres elektronisk i kassasystemet. Dette medfører at dagsoppgjøret kan gjøres elektronisk. Rapporten må produseres ferdig hver dag, og det er ikke tilstrekkelig at den kan produseres ved en eventuell kontroll.

Etter gjeldende rett er det kun serveringssteder som har krav om å skrive ut eller lagre Z-rapporter i systemet ved dagens slutt. Fra 1. januar 2019 gjelder dette kravet alle bokføringspliktige. Hensikten med bestemmelsen er å hindre at det skjer endringer i de registrerte opplysningene etter stengetid, men før Z-rapporten utarbeides. Det følger av høringsnotatet at produksjon av rapporten normal skal skje innen 30 minutter etter stengetid. Det er således ikke tillatt hverken å kjøre rapportene i forkant av stengetiden eller mer enn 30 minutter etter stengetid. Ved døgnåpne butikker må den enkelte bokføringspliktige virksomheten definere et fast tidspunkt som rapportene skal produseres. Det kan f.eks. være ved midnatt eller ved et fastsatt vaktskifte. Det er ikke krav om at selve dagsoppgjøret, med opptelling av kontantbeholdning mv., skal foretas ved dagen slutt. Se omtale nedenfor.

Z-rapporten skal produseres for hver dag foretaket har hatt åpent, uavhengig av om det er registrert kontantsalg på kassasystemet. Dersom virksomheten har flere kassapunkt, og ett eller flere kassapunkt ikke har vært benyttet i løpet av dagen, er det ikke krav om å produsere Z-rapporter fra disse kassapunktene. Det forutsettes da at det heller ikke har vært andre hendelser på kassapunktene som medfører krav til spesifikasjon i X- og Z-rapport, f.eks. registering av inngående vekselkasse eller skuffe­åpninger (veksling mv.).

Rapporter fra betalingsterminaler

Ved dagens slutt skal det også utarbeides en rapport fra hver enkelt betalingsterminal over de betalinger og uttak som er registrert. Den delen som gjelder tips, skal fremgå særskilt. Rapporten skal være fortløpende nummerert med maskinelt tildelte nummer.

Hvis flere kassapunkt skal kunne benytte samme bankterminal, må rapporten kunne skille betalingene mv. for hvert enkelt kassapunkt. Dersom flere bokføringspliktige skal kunne benytte den samme terminalen, må rapporten kunne skille betalingene mv. for hver bokføringspliktige bruker.

Dagsoppgjøret

Avstemmingen av kontantsalget skal skje daglig pr. kassapunkt. På Z-rapporten skal kontantsalget være fordelt på ulike betalingsmidler. Kontantbeholdningen skal telles og sammenholdes med opplysningene på Z-rapporten. Tilsvarende skal opplysninger fra rapporten fra betalingsterminalen om betalinger ved bruk av betalingskort, sammenholdes med tilsvarende opplysninger på Z-rapport. Eventuelle differanser skal forklares.

I Skattedirektoratets merknader til kassasystemforskrifta § 2–8–7 er det sagt at bokføringspliktige som unntaksvis har kredittsalg og som ikke fakturerer dette særskilt, kan registrere salget på vanlig måte og skrive ut en salgskvittering. Slike salg vil da komme med på Z-rapportene som vanlig kontantsalg. For å forklare differanser mellom opptalt kontantbeholdning og Z-rapporten, må dagsoppgjøret vedlegges kopi av salgskvitteringen eller ha en referanse til salgskvitteringens nummer.

Dagsoppgjøret skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptelling av kontantbeholdningen og avstemt kontantsalget.

Tips

Tips er skattepliktig for mottakeren som fordel vunnet ved arbeid, jf. skatteloven § 5–1.# Skattedirektoratet har foreslått at tips skal behandles på linje med lønn med hensyn til arbeidsgiverforpliktelsene, noe som innebærer at arbeidsgiveren skal rapportere, foreta forskuddstrekk og betale arbeidsgiveravgift av tips. Se høringsbrev av 2. februar 2018 med vedlegg. Det nye regelverket legger opp til to løsninger for å dokumentere tips:

  1. Tips registreres på kassasystemet og spesifiseres i X- og Z-rapport. Eventuelt kontanttips må oppbevares i kassa­skuffen. Det blir da ingen særskilt opptelling av tips i forbindelse med dagsoppgjøret. Mottatt tips er dokumentert via Z-rapporten.

  2. Tips registreres ikke på kassasystemet. Kontanttips må da oppbevares på annen måte enn ved bruk av kassa­skuff, og må telles opp særskilt og fremgå av dagsoppgjøret.

Avstemming pr. operatør

Hvis kassapunktene betjenes av flere operatører som har egen kassaskuff, skal avstemmingen foretas for hver enkelt operatør. Det vises til at det er et krav om at Z-rapporten i slike tilfeller skal inneholde en spesifikasjon av kontantsalget fordelt på ulike betalingsmiddel spesifisert for hver enkelt operatør, jf. kassasystemforskrifta § 2–8–2 første ledd bokstav h, jf. § 2–8–3. Det legges til grunn at det er kontantbeholdningen som skal telles og avstemmes pr. operatør. Det vises til at det ikke er stilt krav om at operatør må ha egen betalingsterminal eller at betalingsterminalene skal kunne skille betalingene pr. operatør.

Dersom operatøren selv skal foreta avstemming av sitt kontantsalg, kan dette gjøres på grunnlag av særskilte operatørrapporter som kjøres når vedkommende avslutter arbeidet. Slike rapporter skal ikke påvirke innholdet i den dagsrapporten (Z-rapport) som skal produseres ved dagens slutt.

Oppbevaring og tilgjengelighet

Dagsoppgjøret og systembeskrivelsen

Elektronisk journal er å anse som dokumentasjon av bokførte opplysninger og er oppbevaringspliktig i fem år etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13 annet ledd, jf. første ledd nr. 3. Det er videre et krav om at Z-rapport og rapport fra betalingsterminal skal oppbevares sammen med avstemmingen av kontantsalget, jf. bokføringsforskriften § 5–3–15. Det er denne dokumentasjonen som utgjør bokføringsgrunnlaget, dvs. den dokumentasjonen som direkte underbygger posteringen i regnskapet og som det skal være kontrollspor (dokumentasjonshenvisning) til.

Etter kassasystemlova § 3 annet ledd skal det foreligge en systembeskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner, jf. nærmere omtale i del I. Systembeskrivelsen skal følge kassasystemet ved salg, utleie eller utlån. Den bokføringspliktige skal oppbevare denne systembeskrivelsen slik at den er lett tilgjengelig for offentlige kontrollmyndigheter, jf. bokføringsforskriften § 5–3–15 tredje ledd. Dette oppbevaringskravet gjelder fem år etter utløpet av det siste regnskapsåret kassasystemet har vært i bruk. Vi viser også til Skattedirektoratets merknad til kassasystemforskrifta § 2–1 annet ledd:

«Systemskildringa skal og dokumentere kontrollsporet etter krava i bokføringslova § 6 tredje ledd dersom kassasystemet er ein del av den bokføringspliktige sitt rekneskapssystem. Ein viser til Norsk bokføringsstandard NBS 2 Kontrollsporet for meir rettleiing rundt dokumentasjonskravet til kontrollsporet.»

Overføring av opplysninger til annet oppbevaringsmedium

Dersom lagringsminnet på kassasystemet er fullt, skal opplysningene i elektronisk journal umiddelbart overføres til et annet lagringsmedium, jf. bokføringsforskriften § 5–3–10. Hvordan dette skal skje, er regulert i kassasystemforskrifta § 2–7 første ledd. Det er blant annet et krav om at slik overføring ikke kan skje før kassasystemet har produsert en Z-rapport. Bestemmelsen må også sees i sammenheng med kravet om at det ikke skal være mulig å foreta registeringer i kassasystemet dersom lagringsminnet er fullt, jf. kassasystemforskrifta § 2–6 sjette ledd. Det er også et krav om at kassasystemet for det enkelte kassapunkt skal være utstyrt med en eksportfunksjon, jf. kassasystemforskrifta § 2–3 annet ledd. Bestemmelsen skal sikre at oppbevaringspliktig regnskapsmateriale blir oppbevart i hele oppbevaringstiden.

Krav til oppbevaring i Norge

Kassasystemet skal i sin helhet befinne seg i Norge, jf. bokføringsforskriften § 5–3–15 annet ledd. Det er videre et krav om at elektronisk journal til en hver tid skal oppbevares i Norge og at opplysningene skal være elektronisk tilgjengelig i hele oppbevaringstiden. Skattedirektoratet har tolket dette slik at det ikke vil være tillatt å oppbevare elektronisk journal i utlandet for så å overføre en backup til Norge for oppbevaring. Det betyr at for skybaserte løsninger må serveren der den elektroniske journalen er lagret og der alle beregninger foretas, befinne seg i Norge. Dette er et særkrav i forhold til annet elektronisk regnskapsmateriale som kan oppbevares i Norden. Det er den elektroniske journalen som skal oppbevares og det er ikke tilstrekkelig at dataene oppbevares i henhold til kravene i SAF-T formatet. Bakgrunnen for dette er at elektronisk journal kan inneholde opplysninger som ikke omfattes av SAF-T eksporten, samt at offentlige kontrollmyndigheter skal ha mulighet til å kunne verifisere data i SAF-T eksporten i ettertid.

Det er gitt et unntak fra kravet til oppbevaring i Norge når kassasystemet benyttes til registering av kontantsalg mv. om bord på et transportmiddel til eller fra utlandet. Kassasystemet kan da bringes midlertidig ut av Norge.

Overtredelsesgebyr

Det kan ilegges et overtredelsesgebyr på 10 rettsgebyr (p.t. kr 11 300) for brudd på bokføringsloven § 10 a eller bestemmelser gitt i medhold av § 10 a. Ved gjentatt overtredelse innen tolv måneder fra ileggelse av overtredelsesgebyr utgjør gebyret 20 rettsgebyr. Det vises til skatteforvaltningsloven § 14–7 første og tredje ledd, i kraft fra 1. januar 2019.

I forarbeidene# Se Prop. 120 LS (2014–2015), punkt 16.7.3. Reglene ble vedtatt i ligningsloven og merverdiavgiftsloven med hhv. 15 og 40 rettsgebyr. Ved prop. 1 LS (2016–2017) ble det foreslått at bestemmelsen videreføres i skatteforvaltningsloven § 14-7. Samordningen med de øvrige bestemmelsene om overtredelsesgebyr i § 14-7 medførte at sanksjonsnivået ble noe lempeligere enn det som opprinnelig var vedtatt. til bestemmelsene om overtredelsesgebyr er det anført at vilkåret for å kunne gi overtredelsesgebyr normalt vil være oppfylt dersom den bokføringspliktige ikke benytter et kassasystem med produkterklæring. Derimot vil det sjelden være aktuelt å ilegge overtredelsesgebyr dersom den bokføringspliktige benytter et slikt system og det viser seg at det er feil ved systemet. Departementet legger i den forbindelse vekt på at brukeren normalt ikke vil ha inngående kjennskap til kravene som blir stilt til systemet i kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Feil på systemet vil da i første rekke være leverandøren sitt ansvar. Det fremgår for øvrig av forarbeidene at også brudd på brukerkravene i bokføringsforskriften kan medføre overtredelsesgebyr. Departementet tar ikke stilling til hvilke kriterier som skal legges til grunn for å pålegge overtredelsesgebyr i slike tilfeller, for eksempel ved feil bruk av kassasystemet, men anfører at det vil bli tatt nærmere stilling til det ved praktisering av regelverket, eventuelt ved at Skattedirektoratet gir nærmere retningslinjer.

I høringsnotatet# Se høringsnotatet punkt 8.3.3.2. er det opplistet flere forhold som kan gi grunnlag for overtredelsesgebyr. Dette gjelder for eksempel manglende eller mangelfull registrering i kassasystemet, manglende eller mangelfull bruk av kassaskuff, mangelfull bruk av hensiktsmessige reserveløsninger og feilaktig bruk av felles kassasystem.

Det må for øvrig kunne legges til grunn at den som urettmessig benytter seg av unntaksbestemmelsen i bokføringsforskriften delkapittel 5–4 kan ilegges overtredelsesgebyr. Dette vil bli å anse som brudd på hovedbestemmelsen om å benytte et kassasystem med produkterklæring.

Unntak fra krav til å bruke kassa­system

Gjeldende unntak fra kravene til å benytte kassaapparat, jf. bokføringsforskriften delkapittel 5–4, videreføres i stor grad. Nedenfor vil vi i første rekke kommentere endringer i forhold til gjeldende rett.

Kontantsalg av mindre omfang

Unntaket fra kravet til å benytte kassaapparat for ambulerende og sporadisk kontantsalg under tre ganger folketrygdens grunnbeløp (p.t. kr 280 902 eksklusive merverdiavgift) videreføres. Det innføres i tillegg en generell nedre grense på kr 50 000 eksklusive merverdiavgift før plikten til å benytte kassasystem inntrer, jf. § 5–4–1 første ledd nytt annet punktum. Denne grensen gjelder uavhengig av om kontantsalget er ambulerende eller sporadisk.

Kontantfaktura

Etter gjeldende rett er det anledning til å benytte kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system for å registrere og dokumentere kontantsalg. Et likeverdig system kan under visse forutsetninger være et fakturasystem. Bruk av slike system kan være hensiktsmessig hos bokføringspliktige som mer sporadisk har kontantsalg, f.eks. bilverksteder, eller i bransjer som registrerer opplysninger om kunder av andre årsaker, f.eks. leger og fysioterapeuter. I NOU 2002:20 Ny bokføringslov er automatiserte ordre-/faktureringssystem til bruk ved salg over internett nevnt som eksempel på system hvor kravet til «annet likeverdig system» normalt vil være oppfylt.

Det nye regelverket har ikke tilsvarende formuleringer om likeverdige system. Det er kun kassasystem med produkterklæring som kan benyttes for å registrere og dokumentere kontantsalg, med mindre det er gitt særskilte unntaksbestemmelser. I bokføringsforskriften § 5–4–1 er det tatt inn et nytt unntak om bruk av kontantfaktura. For å kunne benytte dette unntaket er det en forutsetning at fakturaene tilfredsstiller vilkårene i bokføringsforskriften delkapittel 5–1. Det medfører at alle kunder må angis med full identifikasjon (navn og adresse eller organisasjonsnummer). Dette vil også gjelde kontantsalg av mindre omfang, for eksempel et enkeltstående salg av rekvisita på et bilverksted. Brudd på disse reglene vil som nevnt kunne sanksjoneres med overtredelsesgebyr.

Automater

Etter gjeldene rett er det et generelt unntak fra kravet til kassaapparat ved salg fra automater, jf. bokføringsforskriften § 5–4–3. Dette unntaket videreføres, men med visse begrensinger, jf. nytt annet ledd i bestemmelsen.

Unntaket gjelder ikke drivstoff-, parkerings- og billettautomater. Dette medfører at slike automater skal bruke programvare som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta.

Unntaket gjelder heller ikke andre automater som har funksjonalitet til å skrive salgskvittering. Unntaksreglene for kravet til dagsoppgjør, jf. § 5–4–5, gjelder ved salg fra automater. Det fremgår av høringsnotatet at salg av drivstoff på en betjent stasjon, men hvor det betales med kort ute på pumpene ikke regnes som salg fra et ubetjent salgssted, og at alt salg derfor skal inngå i dagsoppgjøret på stasjonen. Dette gjelder uavhengig av stasjonens åpningstid.

Skattedirektoratet har besvart et spørsmål om det er krav om «automatisk» utskrift av kvittering fra ubetjente drivstoffautomater. Skattedirektoratet kom til at bokføringsforskriften må tolkes slik at kvitteringskravet for ubetjente automater vil være tilfredsstilt dersom funksjonaliteten er slik at kunden selv kan velge utskrift eller ei. Tilsvarende legges da til grunn etter kassasystemforskrifta.

Salg over internett anses ikke som kontantsalg.

Dispensasjon

I likhet med gjeldende rett er det anledning til å gi fritak fra kravet til å bruke kassasystem for «særlige tilfeller». Som ordlyden tilsier, skal det mye til for at det innvilges dispensasjon fra kravet til å bruke kassasystem. Det nye regelverket innebærer dessuten skjerpede krav til kassasystemene og vil gjøre det vanskeligere å manipulere kassasystem og unndra kontantsalg fra skatte- og avgiftsberegning. Målet er å bekjempe svart økonomi og sikre mer rettferdig beskatning i kontantsalgsbransjene. Skattedirektoratet har hittil behandlet to søknader. Det er gitt avslag på en søknad fra en kjede som ønsket å fortsette å benytte den løsningen kjeden har i dag. En søknad om tidsbegrenset unntak på inntil seks måneder i forbindelse med avvikling av virksomhet er imøtekommet.

Særskilte bransjeregler og internettsalg

Taxinæringen

Bokføringspliktige som driver taxinæring, skal ikke bruke et produkterklært kassasystem, men skal registrere kontant- og kredittsalg ved bruk av taksameter, jf. bokføringsforskriften § 8–2–1. Dette er en videreføring av gjeldende rett. Det innføres likevel enkelte nye bestemmelser også for taxinæringen fra 1. januar 2019.

Ved kontantsalg skal taksameteret skrive salgsdokument (salgskvittering) til kunden, jf. forskriftens § 8–2–2. Kvitteringen skal inneholde de samme opplysningene som for annet kontantsalg, jf. forskriftens § 5–3–12. Ved kredittsalg gjelder de generelle bestemmelsene i forskriftens delkapittel § 5–1.

Kontantsalget skal dokumenteres ved bruk av skiftlapper, jf. forskriftens § 8–2–3. Det innføres et nytt krav om at skiftlappene også skal inneholde opplysninger om kontanttips og tips som betales med betalingskort mv.

Det er også vedtatt en egen bestemmelse om at det for hvert skift skal foretas en avstemming hvor opptalt kassabeholdning mv. sammenholdes med kontantsalg ifølge skiftlapp, jf. forskriftens § 8–2–4. Etter gjeldende rett er det de generelle reglene om dagsoppgjør som gjelder, også for taxinæringen.

Serveringssteder

I bokføringsforskriftens delkapittel 8–5 om serveringssteder er det et krav om at salg av mat og drikke mv. fra restaurant eller annet serveringssted skal registreres fortløpende på kassasystemet, selv om betaling skjer når gjesten forlater serveringsstedet, jf. forskriftens § 8–5–3 første ledd. Dette er en videreføring av gjeldende rett.

Etter gjeldende rett kan inngangspenger og garderobeavgift dokumenteres med gjenpart av forhåndsnummererte billetter, jf. bokføringsforskriften § 8–5–4. Denne bestemmelsen oppheves fra 1. januar 2019. Fra dette tidspunktet må også slik kontantomsetning registreres i et kassasystem. Denne registreringen skal også omfatte opplysninger om gjester som gis fri adgang eller fri garderobe på grunnlag av medlemskap eller lignende. Disse opplysningene skal spesifiseres i X- og Z-rapport med angivelse av antall for hver tjenestegruppe, jf. forskriftens § 8–5–3 annet ledd. Dette skal da angis som fri adgang og fri garderobe under hovedgrupper, jf. kassasystemforskrifta § 2–8–2 første ledd bokstav f, jf. § 2–8–3.

Internettsalg

Etter definisjonen i kassasystemlova § 2 bokstav a og bokføringsforskriften § 5–3–1 bokstav a anses ikke salg over internett som kontantsalg. Konsekvensen er at slikt salg ikke kreves registreres i et produkterklært kassasystem.

Begrepet «salg over internett»

Skattedirektoratet har i en uttalelse av 29. juni 2017# Skattedirektoratets uttalelse av 29. juni 2017 om Internettsalg etter kassasystemlova og bokføringsforskriften. uttalt seg om hva som ligger i begrepet «salg over internett» etter kassasystemlova og bokføringsforskriften. Av uttalelsen fremgår følgende:

«Skattedirektoratet legger til grunn at begrepet salg over internett etter kassasystemlova og bokføringsforskriften er enhver form for e-handel der salg gjennomføres ved at en vare eller tjeneste bestilles og betales ved bruk av en nettløsning tilrettelagt av selgeren, uten at selgerens forretningssted (inkl. automater) oppsøkes. Denne løsningen produserer også salgskvittering som sendes elektronisk til kunden.

For å være omfattet av begrepet salg over internett er det en forutsetning at salget omfattes av kontantsalgsdefinisjonen «salg av varer og tjenester der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering».»

Skattedirektoratet legger i uttalelsen til grunn at løsninger hvor det kan bestilles ulike typer tjenester ved bruk av apper, f.eks. Ruter-appen, NSB-appen eller ulike parkeringsapper, omfattes av begrepet «salg over internett». Tjenesten kan da bli utført tilnærmet samtidig med bestilling og betaling, og kan dermed være kontantsalg pr. definisjon. Det er lagt vekt på at dette er elektroniske løsninger hvor transaksjonene gjennomføres ved bruk av kundens tekniske utstyr og ikke ved at man oppsøker et kassapunkt på leverandørens forretningssted eller en automat for å få gjennomført kjøpet.

Salg som ikke omfattes av begrepet

Bestilling av varer og tjenester fra selgerens hjemmeside hvor betaling, men ikke levering, skjer samtidig, omfattes ikke av begrepet «salg over internett». Slike salg anses ikke som kontantsalg og salgsdokument skal i utgangspunktet utstedes fra et fakturasystem eller ved bruk av forhåndsnummererte fakturablanketter. Selger kan også velge å skrive ut en salgskvittering fra kassasystemet når kunden henter varen eller når tjenesten blir utført, jf. kassasystemforskrifta § 2–8–2 annet ledd.

Et annet senario er at bestilling av varer og tjenester skjer på selgerens hjemmeside, men både betaling og levering skjer på selgerens forretningssted. Hvis det betales for varen når den hentes, har det kun skjedd en bestilling på internett. Tilsvarende gjelder ved salg av tjenester. Et eksempel på salg av tjenester kan være løsninger hvor kundene kan bestille servering på en restaurant til et bestemt tidspunkt, og hvor det betales for serveringstjenesten i tilknytning til måltidet. Det samme gjelder dersom kunden kobler seg opp mot en bestillingsløsning for varer og tjenester på brukerstedet. Kunden kan laste ned en «meny», gjøre sitt valg, betale, for deretter å få utlevert varen eller tjenesten. I uttalelsen legger Skattedirektoratet til grunn at det ovennevnte er eksempler på ordinært kontantsalg, og det er plikt til å registrere og dokumentere kontantsalget ved bruk av kassasystem.