Krav til føring av personallister og annen tidsregistrering
Personallister og annen tidsregistrering er viktige redskap for kontrollmyndighetene for blant annet å kunne kontrollere fullstendighet av lønn og lettere avdekke svart arbeid. I denne artikkelen skal vi se på kravene til føring og oppbevaring av de ulike typene av tidsregistrering.
Bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestillinger, skal dokumentere de bestilte timene i timebestillingsbok eller tilsvarende system.
Det er i bokføringsforskriften og i prinsipputtalelser fra Skattedirektoratet gitt til dels detaljerte bestemmelser om følgende dokumentasjonsformer:
Timelister for ansatte med timelønn eller dagslønn
Dokumentasjon av medgått tid i tjenesteytende næringer
Timebestillingsbok i liberale yrker
Personallister for frisører, skjønnhetspleiere, serveringssteder, bilverksteder og bilpleiere
Timelister
For ansatte med timelønn eller dagslønn skal følgende opplysninger dokumenteres i regnskapet:
Dato for utført arbeid
Antall timer den aktuelle datoen
Sum timer for den aktuelle lønnsperioden
Kravet omfatter ikke månedslønnede som har anledning til å avspasere arbeidede timer utover normalarbeidstid. Det er ikke krav til å spesifisere hvilke arbeidsoppgaver som er utført.
Det kan benyttes manuelt eller elektronisk førte timelister, stemplingskort eller annen form for tidsregistrering. Dokumentasjonen skal være utarbeidet og klar til bokføring når lønnen blir utbetalt. De fleste virksomheter som omfattes av kravet vil benytte et lønnssystem hvor timene blir registrert.
Kravet til dokumentasjon av antall arbeidede timer har flere formål:
Kontroll av fullstendighet |
At virksomheten har en sannsynlig omsetning for de tidspunktene det er registrert arbeidstid |
Kontroll av realitet |
At det faktisk er registrert arbeidstid for de tidspunktene det er bokført omsetning |
Kontroll av korrekt dokumentasjon av lønnskostnader |
At det er samsvar mellom timeregistrering og øvrig lønnsdokumentasjon |
