Elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale
Alt regnskapsmateriale kan oppbevares elektronisk. Det stilles imidlertid omfattende krav til sikring av regnskapsmaterialets integritet og tilgjengelighet. I tillegg er det begrensninger for hvor det fysiske lagringsmediet kan plasseres.
Oppbevaringsplikt og oppbevaringstid
Bokføringsreglene*Bokføringsloven (19.11.04 nr. 73) § 13 og bokføringsforskriften (01.12.04 nr. 1558), samt uttalelser om og standarder for god bokføringsskikk fra Norsk RegnskapsStiftelse (jf. bokføringsloven § 4 nr. 10). har omfattende krav til hvilket regnskapsmateriale som skal oppbevares, inkludert det som står i tabellen til høyre.
Regnskapsmateriale |
Tid*Hovedregler om oppbevaringstid gjengis her. Oppbevaringstiden regnes fra utgangen av det aktuelle regnskapsåret, eventuelt utgangen av det siste regnskapsåret informasjonen i regnskapsmaterialet var relevant for (for eksempel systembeskrivelser, avtaler mv.). |
|---|---|
Årsregnskap, årsberetning, revisjonsberetning og nummererte brev fra revisor |
5 år |
Skattemelding for formues- og inntektsskatt eller selskapsmelding for selskap med deltakerfastsetting, med næringsoppgave og andre vedlegg |
5 år |
Skattemeldinger for merverdiavgift |
5 år |
A-meldinger for arbeidsforhold, lønn og andre ytelser, forskuddstrekk, arbeidsgiveravgift og finansskatt |
5 år |
Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering eller bokførte opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide slike spesifikasjoner («hovedbok og reskontroer») |
5 år |
|
Dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger («bilag») Unntak: Dokumentasjon av antall arbeidede timer (timelister) Unntak: Innførselsdeklarasjoner med grunnlagsdokumenter (import av varer) Unntak: Kjøp av kapitalvarer innenfor justeringsreglene (mva) for fast eiendom |
5 år 3,5 år 10 år 10 år |
Dokumentasjon av balansen ved utarbeidelse av årsregnskap og næringsoppgave |
5 år |
Dokumentasjon av kontrollsporet |
5 år |
Beskrivelse av regnskapssystemets funksjonalitet for lukking av regnskapsperioder |
5 år |
Dokumentasjon av risikovurdering knyttet til elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale |
5 år |
Fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres, og hvor originalen og sikkerhetskopien oppbevares |
5 år |
Systembeskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner |
5 år |
Beskrivelse av lønnssystemets oppbygging og funksjoner |
5 år |
Dokumentasjon av timebestillinger |
5 år |
Dokumentasjon av medgått tid i tjenesteytende næring |
3,5 år |
Avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av avtaler av mindre betydning |
3,5 år |
Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning |
3,5 år |
Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som følger varen eller sendes til kjøper på annen måte |
3,5 år |
Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift |
3,5 år |
I tillegg til dette er enkelte næringer og bransjer underlagt tilleggsbestemmelser og særlige regler som inneholder oppbevaringsregler.*Bokføringsforskriften kapittel 8. Noen vanlige eksempler er:
Oppbevaring av prosjektregnskap med underliggende bilag, byggekontrakter, anbud/kalkyler, tegninger, kontrakter med underentreprenører, timelister og ordrelister i bygge- og anleggsvirksomhet, med ti års oppbevaringstid.
Oppbevaring av personallister i frisørvirksomhet, skjønnhetspleie, serveringssteder, bilverksteder og bilpleie, med 3,5 års oppbevaringstid.
Oppbevaring av alt regnskapsmateriale i 15 år for virksomheter innenfor petroleumsutvinning og rørledningstransport.
Oversikten er ikke fullstendig, men illustrerer at det er et omfattende regnskapsmateriale som skal oppbevares av mange bokføringspliktige.
Oppbevaringsplikter utenfor bokføringsreglene, for eksempel etter selskaps-, skatte- og avgiftslovgivningen, omtales ikke i denne artikkelen.
Ulike oppbevaringstider kan være utfordrende
Ved elektronisk oppbevaring av regnskapsmateriale kan det være utfordrende å forholde seg til de ulike oppbevaringstidene.
I utgangspunktet kan den bokføringspliktige velge den lengste oppbevaringstiden som er aktuell for foretaket, for eksempel fem eller ti år, og oppbevare alt regnskapsmateriale like lenge.
Personopplysningsreglene setter begrensninger
Andre regelverk kan imidlertid begrense adgangen til å oppbevare regnskapsmaterialet lenger enn minimumskravet. Dette gjelder blant annet for regnskapsmateriale som inneholder personopplysninger. Eksempler kan være lønnsdokumentasjon eller salgsdokumenter og kundespesifikasjoner som viser transaksjoner med fysiske personer.
Personopplysningsreglene (GDPR)*Personopplysningsloven (15.06.18 nr. 38). er ikke til hinder for oppfyllelse av bokføringsreglenes oppbevaringsplikt, men regnskapsmaterialet kan ikke inneholde flere personopplysninger enn nødvendig. Videre må den bokføringspliktige slette eller anonymisere personopplysningene som finnes i regnskapsmaterialet når oppbevaringstiden utløper. I praksis kan dette være vanskelig hvis det ikke benyttes systemer hvor personopplysninger kan merkes for automatisk sletting eller anonymisering.
.gif)
