Kjennetegnene på ledende internrevisjon
Brukes internrevisjonen riktig, kan organisasjonen også få nødvendige verktøy til å utfordre etablerte handlingsmønstre slik at man kan redusere risiko, effektivisere og kutte kostnader på tvers av virksomheten.
KPMG har jobbet med flere internasjonale selskaper som ligger helt i forkant på internrevisjon, og vi har identifisert et knippe attributter som skiller de ledende fra resten. Nedenfor utdypes dette kort.
Organisasjoner med en internrevisjon som virkelig gir merverdi, kan nyte godt av et bredt spekter av konkurransefortrinn; alt fra mer gjennomarbeidede risikostyringsprosesser og en solid kultur for internrevisjon til mer effektiv eksternrevisjon og et tryggere styre. For å utvikle internrevisjonen fra fungerende til en som kan sies å være ledende, må selskapets toppledelse og internrevisjonen treffe riktig på følgende tre akser: posisjonering, prosess og personell.
Dette betyr at en lang rekke hensyn må avstemmes for å skape en funksjon som på effektivt vis kan skape verdi tvers gjennom organisasjonen.
Det er lett å se at organisasjoner og selskaper som klarer å utvikle sine internrevisjonsfunksjoner slik at de kan måle seg mot de fremste, vil oppnå betydelige konkurransefortrinn over resten av bransjen. Men for mange organisasjoner og selskaper vil veien dit innebære et betydelig arbeid, omfattende investeringer og en klar analyse av forskjellene mellom egen eksisterende internrevisjonsfunksjon og de ledende man ønsker å sammenligne seg med. De som evner å gjøre dette, vil ofte finne at de klarer å skape en selvforsterkende syklus som setter dem i stand til å tiltrekke seg dyktigere ansatte, få mer støtte fra toppledelsen, og samtidig oppnå bredere aksept og mer støtte fra organisasjonen for øvrig.
Basert på våre erfaringer med internasjonale selskaper som ligger helt i forkant på internrevisjon, ser vi at internrevisjonsfunksjoner med et bevisst forhold til hvordan de posisjonerer seg i forhold til forretningsdriften, skiller seg fra resten.
Posisjonering
I mange organisasjoner og selskaper har internrevisjon en negativ klang, fordi det primært har vært fokusert på forholdet til lover og regler og mindre på forholdet til forretningsdriften – operasjonell eller strategisk.
For å være effektive, må internrevisjonsfunksjonen utvide tjenestespekteret til å bli en forretningspartner og en drivkraft til kvalitetsforbedringer på tvers av organisasjonen.
For å oppnå dette, må de som leder internrevisjonsfunksjonen få grep om hvordan avdelingen oppfattes i organisasjonen: Trekker forretningsenhetene internrevisjonen med i diskusjoner som en verdsatt og relevant forretningspartner? Er internrevisjon med rundt bordet når man diskuterer strategiske initiativer som oppkjøp, produktutvikling, ekspansjoner eller større kapitalutvidelser?
Posisjonering: Dette kjennetegner ledende internrevisjon
De har et helhetlig syn på organisasjon, strategi og risiko
De evner å vise hvor kvaliteten må styrkes
De gir et uavhengig og objektivt perspektiv
De har gode relasjoner til eksterne interessenter (myndigheter og revisorer)
De har sterke relasjoner til ledelsen i virksomheten
De er godt posisjonert i styringsstrukturene
Prosesser
Det finnes mange måter å tilrettelegge prosessene som internrevisjonsfunksjonen benytter i sitt arbeid. Ledende internrevisjon sørger hele tiden for at deres arbeid støtter opp under bedriftens strategi på en helhetlig måte.
Det er avgjørende at organisasjonen støtter internrevisjonsfunksjonen med robuste og formelle prosedyrer som er tett knyttet sammen med bedriftens strategi forøvrig.
Disse prosedyrene må videre integreres på tvers av organisasjonen for å sikre at internrevisjon kan gjøres med et mandat som er konsekvent over hele organisasjonen. Dette krever ikke bare en langsiktig, risikobasert plan for kontroll, men også tilstrekkelige review- og evalueringsprosesser for å sikre at kontinuerlig forbedring blir en naturlig del av kulturen i utøvelsen av internrevisjonen.
Ledende internrevisjonsfunksjoner benytter også IT-verktøy for å forenkle hele kontrollprosessen; teamsammensetning, testdokumentering, identifisering av mulige problemområder, utarbeidelse av tydelige, relevante og virkningsfulle rapporter, til oppfølging av forhold og problemløsning.
Prosesser: Dette kjennetegner ledende internrevisjon
De har klare og adekvat beskrevne rammer for sin funksjon og ansvarsområder
De utvikler en strategisk langsiktig risikobasert kontrollplan
De reviderer kontrollprosessen kontinuerlig, så den er relevant for forretningsdriften
De produserer klare, relevante og virkningsfulle rapporter som både identifiserer roten til problemene og konsekvensene de gir
De har effektive mekanismer for å spore hendelser og håndtere eskaleringer
De henter inn tilbakemeldinger og innspill fra tredjeparter
De evner å benytte teknologi til å forenkle kontrollprosessen
Personell
Det å sette sammen «rett» team for de ulike internrevisjonstjenestene og -prosjektene er vesentlig. Vi har plukket opp mange tips fra selskaper som er ledende på dette området.
Kraften og verdien i internrevisjonsfunksjonen henger ofte direkte sammen med teamets samlede kompetanse, erfaring og egenskaper.
Det er viktig med bred og ulik erfaring slik at man kan identifisere og fylle eventuelle mangler i kompetansen gjennom rekruttering, kvalitetsopplæring eller innleid spesialistkompetanse.
Effektiv internrevisjon krever ikke bare et vaktsomt øye for regler, men også en solid forståelse for hvordan internrevisjon tjener organisasjonen og kan tilføre verdi.
Enda viktigere er det at forretningsdriften fremdyrker en kultur hvor internrevisjonsfunksjonen oppfordres til å utfordre, grave i og kontinuerlig foreslå forbedringer tilknyttet hvordan forretningsdriften kontrolleres.
Personell: Dette kjennetegner ledende internrevisjon
De har klare og adekvat beskrevne rammer for sin funksjon og ansvarsområder
De er en bredt sammensatt blanding av egenskaper og erfaring
De har tilstrekkelig erfaring til å ha kvalifiserte og utfordrende meninger om et bredt spekter av emner
De fører en fremadrettet ansettelsesstrategi
De har på plass mekanismer som avdekker manglende kompetanse og evner
De klarer å tiltrekke seg dyktige fagfolk
De dedikerer ressurser til omfattende personellopplæring og -utvikling
De har kultur for å utfordre, grave i prosesser og kontinuerlig levere forbedringsforslag
