Regnskapsførerens hverdag
I denne del II av artikkelen ser vi på regelverket som regulerer hvordan regnskapsfører skal håndtere det praktiske regnskapsarbeidet for kunden, samt krav til intern kontroll og dokumentasjon av regnskapsførers arbeid i regnskapsførervirksomheten.
I første del av artikkelen gikk vi gjennom alle formaliteter, rutiner, oppgaver og dokumenter som må være på plass før regnskapsfører kan «… utføre oppdragsgivers plikter etter regnskaps- og bokføringslovgivningen og utarbeide oppgaver og opplysninger for oppdragsgiver som denne skal gi i henhold til lov eller forskrift».
I forhold til GRFS er regelverket som regulerer hvordan regnskapsfører skal håndtere det praktiske regnskapsarbeidet for kunden, krav til intern kontroll og dokumentasjon av regnskapsførers arbeid i regnskapsførervirksomheten regulert i:
Registrerings- og legitimasjons-rutiner
GRFS 1 (bokføring), GRFS 2 (lønn), GRFS 3 (fakturering)
Bilagshåndtering
For å sikre at det lar seg verifisere på en betryggende måte hvem som har overtatt ansvaret for dokumentasjonen til enhver tid, skal regnskapsfører føre oversikt/logg for mottak og utlevering av bilag:
1.2.3.3 (2.3.2.3, 3.3.2.3) Oversikt over mottak og utlevering
«Regnskapsførervirksomheten skal føre oversikt (logg) over mottak av dokumentasjon, alternativt føre oversikt over forsinket levering.
Det skal føres oversikt over tidspunkt for rapportering og utlevering av regnskapsmateriale.»
Det er viktig å tenke at bilag er verdipapirer, og at det aldri skal være tvil om bilag er levert eller ikke. Også for elektronisk overførte bilag er det relevant å registrere mottakstidspunkt.
I praksis føres gjerne oversikt over tidspunkt for mottak, rapportering og utlevering i en oppdragsjournal (se punktet Oppdragsdokumentasjonens innhold og bruk, GRFS 1.5.3).
1.2.3.2, (2.3.2.2, 3.3.2.3) Oppbevaring
«Regnskapsførervirksomheten skal sørge for betryggende oppbevaring av oppdragsgivers dokumentasjon når den er i besittelse av dette.»
Ikke-bokførte bilag på papir anbefales oppbevart i brannsikkert skap.
1.2.3.1, (2.3.2.1, 3.3.2.1) Orden i dokumentasjon
«Dersom oppdragsgivers dokumentasjon ikke er ordnet ved mottak, skal materiellet ordnes av regnskapsførervirksomheten.»
Regnskapsfører skal ha gjennomgått rutiner for overlevering av oppdragsgivers dokumentasjon i møte (jf. punkt 1.7), men hvis kunden likevel ikke har ordnet materiellet, må regnskapsfører systematisere og ordne dette.
Oppfølging av dokumentasjon og bokføring GRFS 1.2.4.1
Regnskapsfører må påse at mottatt dokumentasjon tilfredsstiller formelle krav i loven.
I praksis opplever vi at det kan være mangelfull dokumentasjon på f.eks. fakturaer (både inngående og utgående), reiseregninger og kontantkvitteringer (manglende påføring av anledning/deltaker mm):
1.2.4.1: Oppfølging dokumentasjon og bokføring (våre understrekinger)
«Regnskapsførervirksomheten skal påse at dokumentasjonens form og innhold tilfredsstiller lovbestemte dokumentasjonskrav.
Dersom regnskapsførervirksomheten kommer over brudd på dokumentasjonskravene, skal forholdet uansett tas opp med oppdragsgiver. Ved vesentlige brudd eller gjentakelser, skal slik melding gis skriftlig.
Ved bokføring av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner skal regnskapsførervirksomheten på selvstendig grunnlag ta stilling til bokføringskonti, balanseføring kontra resultatføring og skatte- og avgiftsmessig behandling. Eventuelle uoverensstemmelser med oppdragsgiver skal avklares.»
Merk at regnskapsfører har et selvstendig og profesjonelt ansvar i forhold til vurdering av bokføringskonti og avgifts- og skattemessig behandling av mottatt dokumentasjon, og at uoverensstemmelser må avklares. Regnskapsfører kan altså ikke «skjule seg bak» bare å ha bokført det kunden har levert og eventuelt bestemt/kontert.
Dette gjelder også forholdet til hvitvaskingsloven:
Hvitvaskingsloven med forskrift: lov §§ 17–21, forskrift §§ 12–14:
Dersom regnskapsførervirksomheten har mistanke om at en transaksjon har tilknytning til forhold som omfattes av hvitvaskingsloven, skal den gjennomføre en undersøkelse og rapportere i samsvar med hvitvaskingsloven.
Korrigering av feil og avvik GRFS 1.2.4.9
1.2.4.9: Korrigering av feil og avvik
«Ved korrigering av feil og avvik hvor originaldokumentasjonen ikke klart grunngir rettingen, skal korreksjonen være begrunnet og normalt attestert av oppdragsgiver.»
Ved korrigering av egne feil er det tilstrekkelig at regnskapsfører påfører bilaget hva som er korrigert. Attestasjon av oppdragsgiver kan f.eks. gjøres ved å legge mailkorrespondanse med oppdragsgiver sammen med bilaget.
Egenprodusert dokumentasjon GRFS 1.2.4.10
1.2.4.10: Egenprodusert dokumentasjon
«Dersom regnskapsførervirksomheten utsteder dokumentasjon, skal dokumentasjonen tekstes slik at det fremgår hva denne gjelder. Egenprodusert dokumentasjon som ikke kan begrunnes med annen dekkende dokumentasjon skal godkjennes av oppdragsgiver.»
Typisk egenprodusert dokumentasjon er årsoppgjørsposteringer. Godkjenning av oppdragsgiver kan da gjøres ved signatur på posteringsjournal.
Egne regler for registrerings- og legitimasjonsrutiner
Det er viktig at regnskapsfører kjenner til regelverket i bl.a. bokføringsloven og bokføringsforskriften når det gjelder kasseområdet, og skattebetalingsloven når det gjelder lønnsområdet. Regnskapsfører må selvsagt også kjenne til særlige bransjeregler, f.eks. for frisører, tjenesteytende næring (timeregistrering) med mer.
