Regnskapssystem og sporbarhet

Regnskapssystemet omfatter alle hjelpemidler for å bokføre, systematisere, spesifisere og rapportere bokførte opplysninger og etablere kontrollspor. Regnskapssystemet kan være IT-basert, manuelt, eller en kombinasjon av IT-baserte og manuelle komponenter. Det må alltid vurderes om de grunnleggende bokføringsprinsippene og bokføringsreglene for øvrig er tilstrekkelig ivaretatt, uavhengig av hvilken type regnskapssystem som tas i bruk. Kravene til blant annet ajourhold, utarbeidelse av spesifikasjoner, sporbarhet, oppbevaring og sikring må etterleves, uavhengig av den løsning som velges.

Regnskapsprogramvare fra systemleverandører vil normalt inneholde en rekke innebygde kontroller og funksjoner som skal sikre at de ovenfor nevnte kravene etterleves. I regneark er det mulig å endre eller slette direkte i allerede bokførte opplysninger. Dette medfører en risiko for feil og urettmessige endringer i bokførte opplysninger, for eksempel beløp, dokumentasjonshenvisning eller anvendte tilordningskoder. Slike endringer i et regneark vil ikke iverksette automatiske kontroller eller etterlate seg spor. Regneark gir videre brukeren anledning til blant annet å sette inn egne formler og funksjoner, benytte egendefinerte makroer og skjule linjer og kolonner. Dette kan gjøre både regnskapssystemet og bokføringen mindre oversiktlig og vanskeligere å etterkontrollere.

Kravet til sporbarhet innebærer at en bokføringskyndig kontrollør må være i stand til å sette seg inn i hvordan bokføringen gjennomføres og få oversikt over bokførte transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner. Sporbarhet krever at den bokføringskyndige kontrolløren skal være i stand til å kontrollere de bokførte opplysningenes berettigelse mot dokumentasjonen som foreligger. Kontrolløren må kunne følge kontrollsporet begge veier mellom dokumentasjon, lovbestemte spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering. Kravet kan medføre behov for hjelpeoppstillinger eller lignende, for eksempel for å vise kontrollsporet mellom kontospesifikasjonen og postene i årsregnskapet og næringsoppgaven.

For bokføringspliktige med få transaksjoner vil muligheten for etterkontroll normalt være til stede selv om bokføringen gjennomføres ved bruk av regneark. Omfanget av bokførte opplysninger er begrenset, og det vil være enkelt å få oversikt over de transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som er bokført. Det vil også være enkelt å få oversikt over hvilke tilpasninger som eventuelt er gjennomført i regnearket (formler, makroer, skjulte rader eller kolonner mv.). For bokføringspliktige med få transaksjoner, hvor bokføringen er oversiktlig og lett kontrollerbar, kan bokføring ved bruk av regneark derfor aksepteres.

Som bokføringspliktige med få transaksjoner regnes bokføringspliktige som faller inn under unntaksregelen i bokføringsforskriften § 4-1. Dette gjelder bokføringspliktige med færre enn 300 bilag i året. Som ett bilag regnes dokumentasjon av én enkelttransaksjon med motpart, for eksempel kjøp, salg eller betaling. Andre regnskapsmessige disposisjoner skal ikke medregnes, for eksempel avskrivninger, nedskrivinger, periodiseringer, avsetninger, korreksjoner mv. Samlebilag som inneholder dokumentasjon av flere separate transaksjoner kan ikke benyttes for å komme under grensen på 300 bilag i året (NOU 2002: 20 punkt 8.3.2).

Det er et krav at informasjonen i de ulike lovbestemte spesifikasjonene samsvarer med hverandre. For eksempel skal

• kundespesifikasjon stemme med kundefordringer i kontospesifikasjonen,

• leverandørspesifikasjon stemme med leverandørgjeld i kontospesifikasjonen, og

• spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser stemme med bokførte beløp i kontospesifikasjonen.

For bokføringspliktige med få transaksjoner kan enkelte spesifikasjoner kombineres, uten at dette gjør spesifikasjonene mindre oversiktlige eller vanskeligere å kontrollere. Eksempler på dette kan være å slå sammen kunde- og leverandørspesifikasjonen med kontospesifikasjonen gjennom å benytte egne kontoer for hver kunde og leverandør.

Oppbevaring og sikring

Oppbevaring av lovbestemte spesifikasjoner i regneark-format vil i seg selv normalt ikke kunne tilfredsstille kravene til tilstrekkelig sikring mot ødeleggelse, tap og endring etter at fristene for ajourhold er utløpt. Grunnen er at låsemekanismene som er integrert i regneark, ikke anses å være tilstrekkelige for dette formålet.

Bokføring ved bruk av regneark bør derfor anses som en manuell løsning for bokføring, på lik linje med anvendelse av papirbaserte regnskapssystemer. Det følger av dette at spesifikasjonene bør skrives ut på papir. De bør dessuten dateres og signeres av den som utarbeider dem. På denne måten dokumenteres det at spesifikasjonene er utarbeidet innenfor aktuell tidsfrist, og at det er samsvar mellom de ulike lovbestemte spesifikasjonene. De lovbestemte spesifikasjonene skal oppbevares ordnet og betryggende sikret i Norge i ti år etter regnskapsårets slutt. Dette kan gjennomføres enten ved oppbevaring av papirutskriftene, eller ved skanning av disse for elektronisk oppbevaring.

Elektronisk tilgjengelighet

Siden bokføring ved bruk av regneark likestilles med et manuelt regnskapssystem, med krav til å skrive ut spesifikasjonene på papir, vil det ikke være krav om elektronisk tilgjengelighet til regnearket (bokførte opplysninger) i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13 annet ledd tredje punktum.