Bokføring ved bruk av regneark
Spørsmålet er: Vil bokføring gjennomført ved bruk av regneark tilfredsstille kravene i bokføringsloven med forskrifter og god bokføringsskikk? (Uttalelsen ble vedtatt 25. februar 2008.)
Drøftelsen gjelder bruk av regneark i bokføringen. Bokføring er registrering i regnskapssystemet av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner som direkte påvirker eiendeler, gjeld, egenkapital, inntekter eller kostnader. Bokføring kjennetegnes av at det posteres til debet og kredit med like store beløp(NOU 2002: 20 punkt 4.3.3). Utarbeidelse av lovbestemte spesifikasjoner behandles, da spesifikasjonene er den oppbevaringspliktige utgaven av bokførte opplysninger, jf. bokføringsloven § 13 første ledd nr. 2.
Problemstillinger knyttet til bruk av regneark for å utarbeide dokumentasjon av bokførte opplysninger eller balansen, eller for å utarbeide pliktig regnskapsrapportering, omhandles ikke. Utarbeidelse av pliktig regnskapsrapportering omfatter blant annet utarbeidelse av årsregnskap og konsolidering/utarbeidelse av konsernregnskap.
Lov og forskrift
Bokføringsloven § 4 nr. 1 krever at det skal foreligge et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem som muliggjør produksjon av pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner, og som er innrettet slik at opplysningsplikten kan ivaretas. Etter bokføringsloven § 6 første ledd skal regnskapssystemet kunne gjengi spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering på papir. Bokføringsloven § 6 annet ledd krever at det foreligger dokumentasjon av regnskapssystemet, herunder aktuelle koder og faste data, dersom det er nødvendig for å kontrollere bokførte opplysninger.
Etter bokføringsloven § 10 annet ledd skal bokførte opplysninger lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene.
Bokføringsloven § 5 krever utarbeidelse av spesifikasjoner for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. For bokføringspliktige som kommer inn under bokføringsforskriften § 4-1 (færre enn 300 bilag i året) gjelder ikke kravet om utarbeidelse av spesifikasjoner hver fjerde måned. Innholdet i de lovbestemte spesifikasjonene reguleres i bokføringsforskriften § 3-1. Spesifikasjonene skal etter bokføringsloven § 13 første ledd nr. 2, jf. annet ledd, oppbevares i Norge i ti år etter regnskapsårets slutt. I tillegg inneholder bokføringsforskriften kapittel 8 krav til utarbeidelse og oppbevaring av ytterligere spesifikasjoner for enkelte næringer og bransjer. I henhold til bokføringsloven § 13 tredje ledd må de lovbestemte spesifikasjonene være betryggende sikret mot ødeleggelse, tap og endring.
Etter bokføringsloven § 13 annet ledd tredje punktum skal bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt. Kravet gjelder ikke for bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift, jf. bokføringsforskriften § 7-3 annet ledd.
