Dokumentasjon av kontanttransaksjoner

Bokføringsloven stiller strengere krav til dokumentasjon og registrering av kontanttransaksjoner enn det regnskapsloven av 1977 gjorde. Det er innført et absolutt krav om at kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre det benyttes fast kasse. Videre stilles det i bokføringsforskriften et krav om at kontantsalg skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Det er gitt unntak fra denne hovedregelen for bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg og ved salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende. I forskriften er det fastsatt alternative krav for disse bokføringspliktige.

Motpartsspesifikasjon for kontantsalg og -kjøp

I bokføringsforskriften er det presisert at kunde- og leverandørspesifikasjonene også skal omfatte kontante salg og kjøp når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Det samme gjelder dersom vederlaget utgjør mer enn kr 40 000. Regnskapsloven av 1977 krevde bare reskontroplikt for kredittsalg/-kjøp. I forskrift til merverdiavgiftsloven var det imidlertid et krav at også kontantsalg og -kjøp mellom næringsdrivende skulle føres på motpart. Det er mange som ikke har praktisert denne bestemmelsen slik at plikten til i visse tilfelle å føre kontantsalg og -kjøp på motpart, i praksis vil være et nytt krav.

Utstedelse av salgsdokumentasjon

Etter bokføringsforskriften er det et krav om at salgsdokumentasjon skal utstedes av selger. Dersom selger ikke er bokføringspliktig, kan kjøper utstede salgsdokumentasjonen. Det samme gjelder for kjøper som er en forening, samvirkelag eller husflidslag mv. og som etter forskrift nr. 26 og nr. 79 til merverdiavgiftsloven har anledning til å utstede salgsdokumentasjon inklusiv merverdiavgift uavhengig av om selger er registret i avgiftsmanntallet. Det kan gis dispensasjon fra kravet om at selger skal utstede salgsdokumentasjonen. Etter forskrift nr. 2 til merverdiavgiftsloven kunne salgsdokumentet også utstedes av kjøper, f.eks. som sluttseddel, avregningsseddel mv. At selger nå som hovedregel skal utstede salgsdokumentasjonen, er derfor et nytt krav som medfører at mange bokføringspliktige enten må legge om sine faktureringsrutiner eller søke om dispensasjon fra bestemmelsen.

I forskriften er det gitt relativt detaljerte regler for når salgsdokumentasjon skal utstedes og hva dokumentasjonen skal inneholde. Dette er i stor grad en videreføring av gjeldende praksis.

Dokumentasjon av tidsforbruk

I bokføringsforskriften er det innført et krav om at bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal dokumentere utførte timer. Dette skal spesifiseres per eier og ansatt, men gjelder ikke eiere og ansatte som kun utfører interne administrative oppgaver. Timene skal spesifiseres på de enkelte kunder/oppdrag.

For ansatte som helt eller delvis mottar godtgjørelse basert på antall arbeidede timer, må det utarbeides timelister.

Dokumentasjon av tidsforbruk og arbeidede timer skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. For bokføringspliktige innen bygg- og anleggsvirksomhet må timelistene oppbevares i 10 år. Originale timelister på papir må i tillegg oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

Timebestillinger

Det kravet frisører har hatt til å registrere timebestillinger er utvidet til å gjelde alle bokføringspliktige som utfører tjenester eller timebestilling. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelsen av tjenestene og kundens navn. Slik dokumentasjon skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.

Spesifikasjon av merverdiavgift

Det skal for hver regnskapsperiode utarbeides en spesifikasjon av utgående og inngående merverdiavgift og grunnlaget for beregning av avgiften spesifisert etter kontoene i regnskapssystemet. Spesifikasjonen skal også omfatte avgiftsfri omsetning og uttak, samt omsetning og uttak som faller utenfor avgiftsplikten. Forskrift nr. 1 til merverdiavgiftsloven hadde et tilsvarende krav på årsbasis, men denne bestemmelsen var ikke satt i kraft. Kravet innebærer at også grunnlaget for inngående avgift må registreres i regnskapssystemet eller fremskaffes på annen måte ved hjelp av avgiftskodene.

Elektronisk tilgjenglighet

I tillegg til kravet om oppbevaring av lovbestemte spesifikasjoner, er det innført et krav om at bokførte opplysninger som er registrert elektronisk skal holdes elektronisk tilgjengelig i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Det er i bokføringsforskriften gitt unntak fra dette kravet for bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusiv merverdiavgift. I forbindelse med avvikling av virksomheten er plikten til å holde de bokførte opplysningene elektronisk tilgjengelig avgrenset til 6 måneder etter avviklingen.