Vedlegg eller henvisning

Den enkleste måten å bruke underdokumentasjon, er å legge den ved fakturadokumentet ved utstedelse.

Det tillates også at selger henviser fra fakturaen til underdokumentasjonen, hvis både kjøper og selger allerede besitter underdokumentasjonen eller selger har gjort underdokumentasjonen tilgjengelig for kjøper på en annen måte.^{*Jf. bokføringsloven § 10 første ledd tredje punktum.}

Referansen fra fakturaen til underdokumentasjonen kan ha forskjellige former. Det kreves ikke fortløpende nummerering. Det sentrale er at det ikke skal oppstå tvil om hvilken underdokumentasjon som knytter seg til den aktuelle fakturaen, verken hos selger, kjøper eller kontrollører.

Oppbevares på samme måte som ­fakturaen

Underdokumentasjonen er en del av fakturaen. Fakturaen er dermed ikke fullstendig hos verken selger eller kjøper, uten den underdokumentasjonen som selger har valgt å inkludere eller henvise til.

Underdokumentasjonen må oppbevares etter de samme reglene som gjelder for det primære fakturadokumentet, med intakt kontrollspor mot fakturadokumentet i hele oppbevaringstiden.^{*Jf. reglene i bokføringsloven § 13, bokføringsforskriften kapittel 7 og norsk bokføringsstandard NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale.}

Fakturering på forhåndsnummererte papirblanketter

Hvis selger velger manuell fakturering på forhåndsnummererte trykte blanketter, må blankettene produseres i et slikt omfang at de minst dekker et helt år (jf. ovenfor). Den totale nummerserien må i tillegg bli så lang at fullstendigheten kan etterprøves, uavhengig av antall år som dekkes.^{*Jf. Skattedirektoratets prinsipputtalelse av 24.04.07 Nummerering av salgsdokument – merking på annen måte.}

Kravet om forhåndsnummerering innebærer at nummereringen av fakturablankettene skjer før fakturaene utstedes, og ikke i samtidig som fakturaene utstedes eller i ettertid.

Det anbefales at selgers navn og organisasjonsnummer trykkes på blankettene, eventuelt etterfulgt av bokstavene «MVA». For AS, ASA og NUF er det også naturlig at ordet «Foretaksregisteret» trykkes. Se nedenfor om angivelse av selger. Bokføringspliktige som fyller ut salgsdokumentene for hånd, bør i tillegg få forhåndstrykt relevante ledetekster som «fakturadato», «leveringsdato», «betalingsforfall» mv.^{* Jf. Skattedirektoratets prinsipputtalelse av 30.11.12 Nummerering av salgsdokument og norsk bokføringsstandard NBS 6 Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer punkt 6.}

Som hovedregel forutsettes det at fakturablankettene er trykt opp eksternt for den bokføringspliktige, men det har vært hevdet at virksomheter som har eget trykkeri bør kunne trykke sine egne blanketter.^{*Se Revisorforeningens fagspørsmål nr. 8 av 24.05.08 og Moen, Reidulff og Tvedt i Nye bokføringsregler – praktiske konsekvenser (Revisjon og Regnskap nr. 1 2006).} Utskrift av fakturablankettene på en vanlig skriver aksepteres uansett ikke.

Forhåndsnummererte fakturablokker kjøpt i en bokhandel kan bare benyttes hvis selger har et fåtall salgstransaksjoner, slik at det kan brukes én blokk for hele året eller samme blokk kan benyttes over flere år. Særskilt opptrykte fakturablanketter anbefales også i slike tilfeller.

Fakturering ved bruk av et fakturasystem

Maskinell nummerering skjer ved bruk av elektroniske systemer som sørger for at hver ny faktura som utstedes, tildeles neste nummer i fakturaserien.

Bruk av et fakturasystem der nummereringen enkelt kan overstyres, aksepteres ikke. Dette gjelder uavhengig av om overstyringsmuligheten faktisk benyttes.^{*Jf. Skattedirektoratets prinsipputtalelse 11.04.14 Nummerering av salgsdokumenter.}

Tekstbehandlings- og regnearkprogrammer kan som hovedregel ikke benyttes til fakturanummerering. Fakturaer som utarbeides i tekstbehandlings- eller regnearkprogrammer, skal derfor normalt skrives ut på forhåndsnummererte trykte blanketter (jf. ovenfor).^{*Se norsk bokføringsstandard NBS 6 Bruk av tekstbehandlings- og regnearkprogrammer punkt 6.}

Et foretak kan ha flere fakturanummerserier

Bruk av flere nummerserier i et foretak, forutsetter en rasjonell og forretningsmessig begrunnelse.

Et eksempel kan være ulike fakturasystemer for varesalg, leieinntekter og andre inntekter. Andre eksempler kan være bytte av fakturasystem, avdelinger med separat fakturering og egne serier for henholdsvis elektroniske fakturaer og andre fakturaer.

Flere foretak kan ikke dele fakturanummerserie

Flere bokføringspliktige kan ikke dele en felles fakturanummerserie.^{*Jf. Skattedirektoratets prinsipputtalelse 30.10.06 Nummerering av salgsdokument – bruk av felles faktureringssystem.}

Dette betyr for eksempel at utenlandske næringsdrivende som er registrert i Merverdiavgiftsregisteret ved representant, filialer av utenlandske virksomheter, foretak som driver i kontorfellesskap og konserner som benytter det samme faktureringssystemet for alle selskapene, må sørge for at fakturasystemet gir hver enkelt bokføringspliktig sin egen fakturanummerserie.

Kan andre løsninger aksepteres?

I tillegg til forhåndsnummerering på trykte blanketter eller bruk av maskinelt tildelte nummer, fremgår det av bokføringsforskriften at fakturaene kan være «merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte».

Alternativet kom inn i forskriften fordi det ikke kan utelukkes at det kan forekomme andre «merkingssystemer» som gir et like godt og enkelt grunnlag for å vurdere fullstendig registrering av det utfakturerte salget som et numerisk siffer i løpende rekkefølge. I praksis har det imidlertid ikke blitt presentert akseptable løsninger for «merking» av fakturaer til erstatning for fakturanummerering.^{*Se Skattedirektoratets prinsipputtalelse 24.04.07 Nummerering av salgsdokument – merking på annen måte.}

Felles fakturanummerserie tillates ved formidlingssalg og innbytte

Den som formidler varer og tjenester, kan utferdige salgsdokument for flere leverandører i en felles faktura. Det kan benyttes en felles nummerserie for slike fakturaer.^{*Bokføringsforskriften § 5-1-6.} Hver selger har dermed ikke sin egen fakturanummerserie, men inngår i formidlerens samlede nummerserie for formidlede salg.

Ved salg av vare hvor det mottas innbytte (kjøp), kan en av partene i handelen utstede felles faktura. Også i slike tilfeller kan det benyttes en felles fakturanummerserie.^{*Bokføringsforskriften § 5-2-1 annet ledd.}

Slike felles fakturaer må for øvrig inneholde alle opplysninger som kreves etter bokføringsforskriften for hver part i transaksjonen, herunder angivelse av hvem som er selger av de ulike leveransene.

Unntak ved omvendt fakturering

I enkelte tilfeller kan faktura utstedes av kjøper i stedet for selger – såkalt «omvendt fakturering».^{*Bokføringsforskriften § 5-2-1 tredje ledd.}

Ved omvendt fakturering kan det være problematisk for kjøper å nummerere salgsdokumentene i en fortløpende serie for hver enkelt selger. Kjøper kan derfor erstatte fakturanummereringen med å anføre i fakturaen hvor mye som er avregnet overfor vedkommende selger hittil i året.^{*Bokføringsforskriften § 5-1-3 annet ledd.}

En kontrollør kan avdekke om det finnes fakturaer som ikke er bokført gjennom at endringen i totalt avregnet beløp mellom to fakturaer ikke stemmer med beløpet som avregnes på den siste fakturaen. Totalt avregnet beløp i den siste fakturaen kan også avstemmes mot summen av bokførte salg og kjøp hos partene.

Unntaket fra kravet om fakturanummerering ved omvendt fakturering, omfatter i utgangspunktet ikke kjøp fra selgere som ikke er bokføringspliktige.^{*Jf. bokføringsforskriften § 5-2-1 første ledd annet punktum.} Reelle hensyn tilsier likevel at den samme løsningen bør kunne brukes i slike tilfeller.

Unntak for konkursbo som ikke er næringsdrivende

Plikten til nummerering av fakturaer gjelder ikke for konkursbo som ikke er næringsdrivende, men som likevel er bokføringspliktige fordi de har plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift.^{*Bokføringsforskriften § 5-1-3 femte ledd, jf. § 1-1.}

Konkursbo er underlagt særregulering i konkursloven,^{*Lov 08.06.84 nr. 58.} og regnskapet for et konkursbo har andre formål enn generelle regnskaper. Ved konkursåpningen skal alle eiendelene i boet registreres. Det er derfor tilstrekkelig at fakturaene angir hvilke eiendeler som er realisert (jf. nedenfor om angivelse av ytelsens art og omfang), slik at faktureringen kan kontrolleres mot registreringen av eiendelene i boet.^{*Se omtale i Bokføringsstandardstyrets gjennomgang av bokføringsreglene, delrapport II punkt 4 (31.10.08).}

Unntak ved månedlig fakturering

Leveranser som faktureres månedlig, kan faktureres innen 15 virkedager i måneden etter leveringsmåneden.^{*Bokføringsforskriften § 5-2-3.} Slike fakturaer kan angi siste dato i foregående måned som fakturadato, i stedet for faktisk dato for utstedelse av fakturaen.^{*Bokføringsforskriften § 5-1-3 tredje ledd, jf. § 5-1-1 annet ledd.}

Formålet med unntaket er å redusere behovet for regnskaps- og skattemessige periodiseringer i de tilfeller hvor månedens salg faktureres tidlig i påfølgende måned.^{*Se omtale i Bokføringsstandardstyrets gjennomgang av bokføringsreglene, delrapport III punkt 5 (24.04.09).} Løsningen skaper imidlertid utfordringer for kjøpere som stenger periodene tidlig, og som dermed ikke får bokført tilbakedaterte inngående fakturaer på korrekt dokumentasjonsdato og med korrekt avgiftsmessig periodisering.

Unntak ved papirfakturering av husleie

Ved utleie av fast eiendom hvor det på samme tidspunkt utstedes fakturaer på papir for flere perioder, kan fakturadato settes lik forfallsdato for den enkelte fakturaen.^{*Bokføringsforskriften § 5-1-3 fjerde ledd, jf. § 5-1-1 annet ledd.}

Ved utleie av fast eiendom er det ikke uvanlig å utstede fakturaer for flere perioder samtidig. Hvis fakturadato settes lik faktisk dato for utstedelse, må både selger og kjøper bokføre alle fakturaene på samme dato. Dette kan medføre et likviditetstap for selger, siden eventuell utgående merverdiavgift må innbetales før leietaker betaler fakturaene. Unntaket er ment å redusere denne ulempen, men gjelder altså kun ved papirfakturering.^{*Se omtale i Bokføringsstandardstyrets gjennomgang av bokføringsreglene, delrapport III punkt 5 (24.04.09).}

Hva hvis selger ikke har organisasjonsnummer?

Ikke alle bokføringspliktige har et organisasjonsnummer. Dette gjelder særlig enkeltpersonforetak som ikke har ansatte og som ikke er registrert i Foretaksregisteret eller Merverdiavgiftsregisteret.^{*Se enhetsregisterloven § 5 om organisasjonsnummer, jf. § 4 om registreringsenheter.}

Skatteetaten har i enkeltsaker uttalt at det kan benyttes fødselsnummer ved faktureringen i de tilfeller hvor en bokføringspliktig selger ikke har organisasjonsnummer.

Merverdiavgiftspliktig selger

Hvis selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal organisasjonsnummeret etterfølges av bokstavene «MVA».^{*Se også enhetsregisterloven § 23 og foretaks­registerloven § 10-2 første ledd.} Formålet er å dokumentere at selger har anledning til å innkreve merverdiavgift.^{*Jf. merverdiavgiftsloven § 15-11 første ledd.}

Bokstavene «MVA» skal alltid angis på norsk og med store bokstaver. Angivelse på to språk aksepteres, typisk «MVA (VAT)» hvis fakturaen utstedes på engelsk.^{*Jf. Skattedirektoratets prinsipputtalelse 25.09.06 Salgsdokumentets innhold – merverdiavgift.}

Hvis selger er registrert i Merverdiavgiftsregisteret ved representant, skal representantens navn og adresse fremgå av fakturaen i tillegg til angivelsen av selger.^{*Bokføringsforskriften § 5-1-2 annet ledd annet og tredje punktum, jf. merverdiavgiftsloven § 2-1 sjette ledd.}

Tilleggskrav for AS, ASA og NUF

Hvis selger er aksjeselskap, allmennaksjeselskap eller filial av utenlandsk selskap, skal i tillegg følgende informasjon fremgå av fakturaen:^{*Bokføringsforskriften § 5-1-2 annet ledd fjerde til sjette punktum. Se også foretaksregisterloven § 10-2 annet og tredje ledd}

1. Ordet «Foretaksregisteret», på norsk og uforkortet. Ordet kan plasseres hvor som helst i fakturaen, men angis vanligvis i tilknytning til organisasjonsnummeret. En oversettelse kan eventuelt tilføyes, for eksempel «Foretaksregisteret (The Register of Business Enterprises)».^{* Se Skatteinfo – nyhetsbrev til regnskapsførere og revisorer nr. 1 2013.}

2. Hovedkontorets adresse. For AS og ASA antas det normalt å være tilstrekkelig å opplyse om foretaksadressen. For NUF antas det at hovedforetakets adresse i utlandet må oppgis.

Hvis en selger som er AS, ASA eller NUF er under avvikling, skal også dette fremgå av fakturaen.^{*Jf. tilsvarende krav i aksjeloven (13.06.97 nr. 44) § 16-5 første ledd, allmennaksjeloven (13.06.97 nr. 45) § 16-5 første ledd og foretaksregisterloven § 10-2 annet og tredje ledd.}