Undersøkelsesplikten
Denne artikkelen handler om plikten til å undersøke mistenkelige forhold etter hvitvaskingsloven – for revisjonsselskaper og regnskapsførerselskaper.
I flere artikler fremover beskriver jeg noen av de sentrale kravene som gjelder for revisor og regnskapsfører for å sikre en god etterlevelse av hvitvaskingsregelverket. I Revisjon og regnskap nr. 5–2021 gjennomgikk jeg enkelte sentrale spørsmål knyttet til kundetiltak. Dessuten pekte jeg på de mest vanlige svakhetene og feilene som gjøres av ulike grupper rapporteringspliktige. I Revisjon og regnskap nr. 7-2021 skrev jeg om organiseringen av anti-hvitvaskingsarbeidet. I denne artikkelen gjennomgår jeg undersøkelsesplikten i hvitvaskingsloven.
Hvitvaskingsloven gjelder for statsautoriserte og godkjente revisorer, godkjente revisjonsselskaper og revisorer som er ansvarlig for revisjon og regnskap for kommune, fylkeskommune eller kommunalt eller fylkeskommunalt foretak. * Hvitvaskingsloven § 4 nr. 2 a. Regnskapsfører er rapporteringspliktig etter hvitvaskingsloven § 4 nr. 2 b).
Den rapporteringspliktige skal undersøke mistenkelige forhold
Det kan være grunn til å minne om at regnskapsførere og revisorer er blant de foretakene som kan misbrukes av oppdragsgivere til å hvitvaske utbytte fra straffbare handlinger. Disse selskapene er derfor blant de foretakene som er pålagt rapporteringsplikt etter hvitvaskingsloven. En av de sentrale pliktene er å undersøke mistenkelige forhold. Undersøkelsesplikten fremgår av hvitvaskingslovens kapittel 5.
Hva går undersøkelsesplikten ut på?
Undersøkelsesplikten er helt sentral i hvitvaskingsregelverket og er en av hovedforpliktelsene i hvitvaskings-loven.*Undersøkelsesplikten fremgår av FATF-anbefaling nr. 10. Se også EUs fjerde hvitvaskingsdirektiv (EU) 2015/849 artikkel 18 og NOU 2016:27 samt Prop. 40 L (2017-2018). Nedenfor går jeg kort gjennom hva denne plikten innebærer for regnskapsfører og revisor. Undersøkelses-plikten gir anvisning på når den rapporteringspliktige har rett til å gjennomføre undersøkelser av noe som er mistenkelig, og tilfeller der den rapporteringspliktige har plikt til å gjennomføre undersøkelse.
Mistenkelige forhold – omfatter både mistenkelige transaksjoner og aktiviteter
Forut for hvitvaskingsloven av 2018, gjaldt hvitvaskingsloven mistenkelige transaksjoner. Etter 2018-loven omfatter også undersøkelsesplikten mistenkelige aktiviteter. Hva som er transaksjoner, er relativt enkelt å fastslå for regnskapsfører og revisor. Hva som regnes som mistenkelige aktiviteter, kan være vanskeligere å få øye på. Undersøkelsesplikten omfatter blant annet forhold som på annen måte har uvanlig karakter.*Se hvitvaskingsloven § 25 annet ledd bokstav e). Hva som kan regnes for å være av uvanlig karakter, må sammenlignes med forventninger som regnskapsfører eller revisor har til en noenlunde tilsvarende bedrift som opererer på samme måte, i samme marked med noenlunde tilsvarende varer og tjenester. Avgjørelsen av hva som er uvanlig, må også ta hensyn til hvilken kjennskap regnskapsfører eller revisor har til den aktuelle kunden. Det er derfor viktig å ha god kunnskap om kundens forventede aktivitet og adferd slik at avvik oppdages. Slik kunnskap oppnås gjennom kundetiltak og løpende oppfølging av kunden, og i praksis gjennom utføring av de oppgavene som regnskapsfører eller revisor utfører som ledd i sin profesjonsutøvelse. Vær oppmerksom på at selv om forholdet ikke alene fremstår som mistenkelig, kan flere forhold samlet sett indikere hvitvasking eller terrorfinansiering.*Finanstilsynets rundskriv 15/2019 for regnskapsførere og regnskapsførerselskaper kap. 6.1.
Undersøkelsesplikten kan også oppstå som følge av opplysninger som fremkommer under utførelsen av oppdraget som innebærer at det avdekkes forhold ved en tredjepart som er tilknyttet kunden.*Finanstilsynets rundskriv 15/2019 for regnskapsførere og regnskapsførerselskaper kap. 6.1.
Det er knapt noen rapporteringspliktige som har bedre utgangspunkt for å kjenne sin kunde som profesjonsutøvere enn regnskapsfører og revisor.
Eksempler – indikasjoner på mistenkelige forhold
Evnen regnskapsfører og revisor har til å oppdage mistenkelige forhold, har blant annet sammenheng med deres egen kunnskap om hva de skal se etter, dvs. hva som regnes som mistenkelig. Opplæringen må derfor legge betydelig vekt på å identifisere hva som kan være indikatorer på mistenkelige forhold. Uten nødvendig kunnskap til hva man skal se etter, kan det vise seg umulig å vite hva det skal reageres på. Det kreves kunnskap både om hva man kan forvente av den aktuelle kunden med bakgrunn i bransje, omfang, karakter osv, men også kunnskap om avvik fra den kjennskapen regnskapsfører eller revisor har om den aktuelle kunden. I tillegg kreves kunnskap om indikatorer på hva som regnes som mistenkelige forhold. Det fører for langt her å liste opp alle relevante indikatorer regnskapsfører eller revisor skal se etter som kan utløse undersøkelsesplikt. Nedenfor listes det kun opp noen få eksemp-ler som er knyttet til ulike elementer av kundeforholdet.
Mistanke knyttet til fysiske personer
Det er flere indikatorer på mistanke som er knyttet til fysiske personer, slik som om personen tidligere er dømt for vinningskriminalitet eller er nærstående til personer som er eller har vært under etterforskning eller er tidligere domfelt. Mistanken kan også være forbundet med kundens manglende fremskaffelse av legitimasjon, utfordringer med å verifisere personens identitet eller personens adferd i møte med regnskapsfører eller revisor.
Mistanke knyttet til foretaket
Mistanken kan være knyttet til foretaket (kunden som juridisk person) ved at det fremlegges dokumenter som fremstår som uriktige, fiktive eller falske. Hyppig bytte av styremedlemmer, daglig leder eller andre personer i den sentrale ledelsen, stadige endringer i bransjekoder, formålet eller vedtekter og hyppige navneendringer, er eksemp-ler på indikatorer. Det samme er usikkerhet om bedriftens adresse er reell eller står i forhold til det bedriften utgir seg for. Bedriftens nettside, bruk av logo og brevhode kan også være blant de indikatorene som innebærer mistanke, sammenlignet med andre bedrifter i samme bransje, størrelse og karakter.
Uoversiktlige og unødig komplekse selskapsstrukturer kan være en indikasjon om disse ikke samsvarer med kommersielle, juridiske eller skattemessige fordeler.
Mistanke knyttet til parter
Partene i transaksjoner kan være en indikator dersom det er kjøp/salg til nærstående til vilkår som ikke kan forsvares kommersielt, parter som normalt ikke er kunder eller leverandører til den type virksomhet kunden driver, mellommann/agent kan mistenkes for bestikkelse eller hvitvasking eller opererer i et høyrisikoområde i verden.
Indikatorer som kan knyttes til kundens virksomhet
Regnskapsførers og revisors kontroll av kundens økonomi kan selvsagt medføre tydelige indikatorer på hvitvasking eller terrorfinansiering. En lang rekke av de kontrollene som utføres, vil sannsynligvis resultere i tydelige indikatorer på forhold som innebærer undersøkelsesplikt. Jeg tenker spesielt på gjennomgang av resultat og balanse, tingsinnskudd, ikke-bokførte transaksjoner, fordringer som er vanskelige å etterprøve. Mistenkelige forhold knyttet til fakturaer vil også gi indikasjoner på mistenkelig forhold. Det kan være knyttet til tidspunktet eller måten fakturaen er utstedt på, fremsendelse gjennom flere ledd, omfattende bruk av kreditnota, kjøp eller salg av varer som ikke stemmer med kundens behov eller varelager, fakturering til over- eller underpris, kontonummer som avviker fra kundens normale driftskonto osv. Kundens kontantomsetning i forhold til sammenlignbare selskaper, nyetab-lerte foretak uten historie som har usedvanlig høy omsetning utenfor geografiske områder som gjør det mulig å kontrollere/verifisere de faktiske forholdene for regnskapsfører eller revisor, er eksempler på indikatorer som kan knyttes til kundens virksomhet. Lav bruttofortjeneste eller anskaffelser av innsatsfaktorer som står i åpenbart misforhold til hva som er fakturert, er også blant indikatorer som kan utløse undersøkelsesplikt.
Mistankekravet
Foretaket skal reagere dersom de blir kjent med noe som anses å være et mistenkelig forhold som kan indikere at midler har tilknytning til hvitvasking eller terrorfinansiering.* Hvitvaskingsloven § 25 (1). Det skal reageres på forhold som kan gi mistanke om at virksomheten blir forsøkt brukt til hvitvasking, blir brukt eller har blitt brukt til hvitvasking.* NOU 2016:27 punkt 6.5.2.2.2. Mistanke om all type befatning med midler fra straffbare handlinger omfattes, også de tilfellene der det kan mistenkes skatte- eller avgiftsunndragelse. Bestemmelsen om selvvask i straffeloven innebærer at bedriftens utnyttelse av utbytte fra egne straffbare handlinger også omfattes av hvitvasking etter straffeloven. Terskelen for hva som utløser mistanken er lav og formuleres som regel av EFE som noe som virker uvanlig eller er muffens, eller noe som skaper en dårlig magefølelse. Er det ugler i mosen eller noe som virker rart, skal det reageres ifølge EFE. Enhver mistanke vil i utgangspunktet utløse en undersøkelsesplikt.
Mistanke knyttet til kundens aktivitet kan f.eks. ha sammenheng med at bedriftskundens daglige leder svarer unnvikende på spørsmål fra regnskapsfører om bedriftens største kunder, produkter, tjenester, omsetning, antallet ansatte eller andre opplysninger som det er grunn til å anta at en daglig leder har god oversikt over. Unnvikende svar om bedriftens strategivalg, målsettinger og rekrutteringsplaner er andre eksempler på adferd som kan fremstå som mistenkelig. Alt dette er forhold som kan tyde på at det er andre reelle rettighetshavere bak selskapet og at den som innehar rollen som leder, kun opererer som en form for stråmann. Det er eksempler på bedrifter som etablerer seg i Norge, der stråmenn settes inn i formelle roller uten at det er noen realitet i den rollen de er tildelt. Det er også eksempler på bedrifter som blir overtatt av nye eiere, uten at de nye eierne ønsker å fronte bedriften overfor regnskapsfører, revisor eller bankforbindelse.
En tydelig plikt til å undersøke mistanke
Vær oppmerksom på at visse forhold innebærer en tydelig plikt til å undersøke mistanken.* Se hvitvaskingsloven § 25 (2). Det gjelder dersom transaksjonen synes å mangle et legitimt formål, er usedvanlig stor eller kompleks, uvanlig ut fra kundens kjente forretningsmessige eller personlige mønster av transaksjoner, foretas til eller fra personer i et land eller område som ikke har tilfredsstillende tiltak mot hvitvasking eller terrorfinansiering eller på annen måte har uvanlig karakter. Det er momenter som alltid skal utløse undersøkelsesplikt.
Vårt inntrykk er at mange er usikre på hvilke krav som stilles før noe anses mistenkelig. Kreves det f.eks. at kunden kan mistenkes for å unnlate å betale merverdiavgift, utarbeide falske/fiktive fakturaer, betale for tjenester eller varer «svart» eller bytte mot andre tjenester eller må det foreligge saklig grunn til mistanke om andre former for kriminelle handlinger? En slik oppfatning av mistankekravet kan lede til at regnskapsfører eller revisor søker å undersøke om det foreligger bevis for det aktuelle lovbruddet det er mistanke om.
Det forventes ikke at regnskapsfører eller revisor skal avsløre kriminalitet og langt mindre hvilken kriminalitet kunden kan være involvert i.
Hva gjør du dersom du oppdager -mistenkelig forhold?
Dersom du oppdager noe som er mistenkelig, skal du reagere uten opphold. Du skal beskrive hva du oppfatter som mistenkelig knyttet til en identifisert kunde. Informasjonen om hva du mener er mistenkelig om den aktuelle kunden, skal sendes til hvitvaskingsansvarlig i foretaket eller den som på vegne av hvitvaskingsansvarlig skal motta meldingen om mistenkelige forhold. Det er selvsagt naturlig å ta en telefon til hvitvaskingsansvarlig eller møte den hvitvaskingsansvarlige personlig for å fortelle hva mistanken går ut på og hva du selv har reagert på. I tillegg til muntlig dialog om det mistenkelige forholdet må det dokumenteres at det er identifisert noe som karakteriseres som et mistenkelig forhold. Derfor er det mange foretak som benytter en egen e-postadresse der det flagges (tipses) om mistenkelige forhold. På denne måten sikres det skriftlighet (notoritet) om at det er identifisert noe som er mistenkelig og hvilken kunde mistanken gjelder. Vær oppmerksom på at foretaket er forpliktet til å dokumentere mistanken som er identifisert og hva foretaket har gjort for å undersøke det mistenkelige forholdet.
Dersom du oppdager noe som er mistenkelig, skal du reagere uten opphold.
Flagging av mistanke
I mange foretak vil jeg anta at mistanker leder til diskusjon internt i foretaket, der også partner for oppdraget blir involvert og ønsker å ta beslutningen om flagging av mistanken til hvitvaskingsansvarlige. Allerede på et tidspunkt der kanskje en ung medarbeider har flagget mistanken, kan den videre behandlingen av forholdet stanse opp fordi seniormedarbeider eller partner på oppdraget stanser den videre håndteringen og flaggingen av mistanken. Dermed får hvitvaskingsansvarlig aldri beskjed om mistanken, med den følge at undersøkelsesplikten ikke blir overholdt. Tanken hos seniormedarbeider eller partner kan være at man ønsker å se an hva som skjer videre. Hva vil kunden gjøre som neste steg eller trekk, vil det komme tilsvarende transaksjoner som underbygger mistanken eller vil dette gå over av seg selv? Vær oppmerksom på at manglende undersøkelse, og dokumentasjon av at undersøkelsesplikten er oppfylt, anses som et alvorlig regelbrudd etter hvitvaskingsloven.
Gi beskjed til hvitvaskingsansvarlig
Når du oppdager noe som er mistenkelig, skal du umiddelbart kontakte hvitvaskingsansvarlig eller den i foretaket som er tildelt oppgaven med å gjennomføre undersøkelsen. Gjennomføring av undersøkelsen krever kompetanse og bør derfor ledes av personer i foretaket med dypere kompetanse på hvitvaskingsregelverket og kravene til måten undersøkelsen skal gjennomføres på.
Undersøkelsen skal utføres umiddelbart, uten at tid går til spille i påvente av ressurser til å utføre undersøkelser eller i påvente av hva kunden foretar seg eller om det utføres tilsvarende former for transaksjoner eller aktiviteter som kan underbygge eller styrke mistanken. Undersøkelsen bør ta utgangspunkt i den informasjonen regnskapsfører eller revisor har om kunden og kundeforholdet, søk i åpne kilder eller spørsmål til tredjemenn så lenge det kan gjennomføres uten å bryte taushetsplikten eller avsløringsforbudet i hvitvaskingsloven.
Husk avsløringsforbudet
Det er forbudt å avsløre overfor -kunden at mistenkelige forhold undersøkes eller at kunden er rapportert til ØKOKRIM (EFE) eller at kunden er under etterforskning. Det følger av det såkalte avsløringsforbudet.*Se hvitvaskingsloven § 28. Avsløringsforbudet tilsier at rapporteringspliktige kun skal dele slik informasjon internt i egen organisasjon med de som har et tjenstlig behov for informasjon om undersøkelse og eventuell rapportering. Det er flere grunner til dette, bl.a. hensynet til å beskytte egne ansatte og redusere risikoen for at informasjon som følger av avsløringsforbudet, blir kjent for uvedkommende.
Rapporteringsplikten
Dersom mistanken ikke kan avkreftes, skal det mistenkelige forholdet rapporteres i eget skjema i Altinn. Det rapporteres til Enheten for finansiell etterretning i ØKOKRIM. Denne enheten (EFE) er Norges Financial Intelligence Unit (FIU). Tilsvarende enheter eksisterer i andre land og er alle etterretningsenheter. Det betyr at disse enhetene er underlagt streng kontroll for å påse at etterretningsinformasjon ikke tilflyter politiet eller påtalemyndigheten uten at bestemte prosedyrer og krav er oppfylt. Et eget kontrollutvalg påser at EFE følger disse retningslinjene.
Dersom mistanken ikke kan avkreftes, skal det mistenkelige forholdet rapporteres i eget skjema i Altinn.
Rapportering er ingen anmeldelse
Det er fortsatt en utbredt misforståelse at rapportering i realiteten er en anmeldelse av kunden. Dermed oppstår diskusjonen om vi virkelig vil bidra til å anmelde vår egen kunde, og i verste fall bidra til at vedkommende blir etterforsket for lovbrudd han eller hun kanskje er uskyldig i eller til og med blir dømt for lovbrudd. Frykten enkelte har er at kunden skal klare å identifisere regnskapsfører eller revisor som den som utløste etterforskning og påtale av lovbrudd. Det kan i sin tur resultere i at man mister kunden og at det blir spredt et rykte om at regnskapsfører eller revisor ikke er til å stole på. Risikoen for frafall av gode og viktige kunder kan resultere i at regnskapsfører og revisor vegrer seg mot å rapportere. Dette tankesettet er forfeilet og kan påføre regnskapsfører eller revisor en betydelig risiko for reaksjoner fra Finanstilsynet som følge av manglende etterlevelse av regelverket.
