Bokføringsplikten – hvem omfattes og hva innebærer det?

Bokføringspliktige må følge de omfattende og detaljerte reglene i bokføringsloven, bokføringsforskriften og god bokføringsskikk. Bokføringsplikten omfatter i utgangspunktet regnskapspliktige, virksomheter med plikt til å levere skattemelding og virksomheter med plikt til å levere mva-melding.

I denne artikkelen ser jeg nærmere på avgrensninger av, innholdet i og ansvaret for bokføringsplikten.

Formålene er rapportering og mulighet for kontroll

Lovbestemt bokføringsplikt for foretak har to primære formål:^{*NOU 2002: 20 Ny bokføringslov punkt 4.1.}

Å etablere grunnlag for å utarbeide pliktig regnskapsrapportering,^{*Bokføringsloven § 3 og bokføringsforskriften § 2-1.} typisk i form av årsregnskap, skattemelding for formues- og inntektsskatt (heretter kalt skattemelding), skattemelding for merverdiavgift (heretter kalt mva-melding) og a-melding.
Å gi mulighet for kontroll av og innsyn i bokføringen og den pliktige regnskapsrapporteringen, herunder ved revisjon, skatte- og avgiftskontroll og etterforskning.

Det er lagt til grunn en forutsetning om at regnskap som er ført i samsvar med bokføringsloven,^{*Lov 19.11.04 nr. 73.} bokføringsforskriften^{*Forskrift 01.12.04 nr. 1558.} og god bokføringsskikk^{*Jf. bokføringsloven § 4 nr. 10.} (heretter kalt bokføringsregelverket), oppfyller disse primære formålene.

Hensynet til eventuelle andre formål med å føre et regnskap, herunder intern rapportering og økonomistyring, må foretaket selv sørge for å ivareta.

Plikt til å følge bokføringsregelverket

Bokføringsplikt medfører en plikt til å føre foretakets regnskap i samsvar med de kravene som følger av bokføringsregelverket. Det stilles blant annet krav på følgende områder:

Dokumentasjon av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner (bilag).
Registrering av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner i regnskapssystemet, det som i utgangspunktet defineres som selve bokføringen.
Spesifisering av de bokførte opplysningene i for eksempel bokførings-, konto-, kunde- og leverandørspesifikasjoner.
Oppbevaring av dokumentasjon, bokførte opplysninger og annet regnskapsmateriale.

Hvilke krav bokføringsregelverket stiller til de bokføringspliktige, kan på et overordnet nivå illustreres slik:^{*NOU 2002: 20 Ny bokføringslov punkt 4.4, figur 4-2.}

Fire måter å bli bokføringspliktig på

Bokføringsloven § 2 angir fire måter et foretak kan bli bokføringspliktig på:

Regnskapsplikt.
Plikt til å levere skattemelding.
Plikt til å levere mva-melding.
Pålegg om bokføringsplikt fra Skattekontoret eller Oljeskattekontoret.

I det videre ser jeg nærmere på de ulike måtene å bli bokføringspliktig på, herunder avgrensninger av og innholdet i bokføringsplikten i de enkelte tilfellene.

Regnskapsplikt gir bokføringsplikt

Enhver som har regnskapsplikt etter regnskapsloven,^{*Lov 17.07.98 nr. 56.} har også bokføringsplikt etter bokføringsloven. Grunnlaget for utarbeidelse av foretakets årsregnskap skal være bokføring som er utført i samsvar med bokføringsregelverket.

Kort om regnskapsplikten

Hvem som er regnskapspliktig følger av regnskapsloven § 1-2. Regnskapsplikten omfatter mange foretak, herunder alle aksjeselskaper (AS) og allmennaksjeselskaper (ASA). På den annen side er blant annet mindre ansvarlige selskaper (ANS og DA)^{*Jf. selskapsloven 21.06.85 nr. 83.} og enkeltpersonforetak (ENK) ikke regnskapspliktige.

Utenlandske foretak som utøver eller deltar i virksomhet her i riket eller på norsk kontinentalsokkel, og som er skattepliktig til Norge etter norsk intern lovgivning, er regnskapspliktige. Dette betyr at slike utenlandske foretak er bokføringspliktige og må føre regnskapet for den regnskapspliktige virksomheten i samsvar med bokføringsregelverket.

Det er verdt å merke seg at regnskapsplikt også kan følge av særskilte bestemmelser i eller i medhold av andre lover enn regnskapsloven. Også slik regnskapsplikt etter annen lovgivning medfører bokføringsplikt etter bokføringsloven.

Bokføringsplikten følger den juridiske enheten

Bokføringsplikten for regnskapspliktige medfører normalt ingen vanskelige avgrensninger. Bokføringsplikten er knyttet til den juridiske enheten som er underlagt regnskapsplikt.

Det er ikke relevant å vurdere hvilke aktiviteter eller virksomhetsområder som er av betydning for den pliktige regnskapsrapporteringen foretaket skal levere og som dermed skal omfattes av bokføringsplikten. Bokføringsplikten omfatter all økonomisk aktivitet hos den regnskapspliktige.^{*Skattedirektoratets prinsipputtalelse 18.11.19 Bokføringsplikt etter bokføringsloven § 2 annet ledd.}

Ingen forskjell på store og små regnskapspliktige

Regnskapsloven kategoriserer de regnskapspliktige som store, små eller «øvrige» foretak.^{*Regnskapsloven § 1-5 og § 1-6.} Det stilles ulike krav til årsregnskapet mv. for de ulike kategoriene regnskapspliktige.

Den regnskapsmessige kategoriseringen er uten betydning for bokføringsplikten. Alle bokføringspliktige må følge det samme regelverket for bokføring.^{* Bakgrunnen for dette er nærmere beskrevet i NOU 2002: 20 Ny bokføringslov punkt 1.4.} I noen bestemmelser er det imidlertid gitt egne unntaksregler basert på kriterier som defineres i hvert enkelt tilfelle, for eksempel:

Bokføringspliktige som har færre enn 600 bilag i året behøver ikke holde regnskapet à jour minimum hver fjerde måned.^{*Bokføringsloven § 7 annet ledd og bokføringsforskriften § 4-1 annet ledd.}
For bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger tre ganger folketrygdens grunnbeløp i året, gjelder ikke kravene til kassasystem mv.^{*Bokføringsloven § 5-4-1 første ledd.}
Bokføringspliktige som har mindre enn fem millioner kroner i årlig omsetning, er unntatt fra kravet om å ha bokførte opplysninger tilgjengelig elektronisk i 3,5 år etter regnskapsårets slutt.^{*Bokføringsforskriften § 7-7 tredje ledd.}

For å ivareta spesielle behov er det samtidig gitt særlige regler for enkelte næringer og bransjer i bokføringsforskriften kapittel 8.