Manglende opplæring

Det er et relativt tydelig funn at de foretakene der vi finner de største manglene, har mangler ved sin opplæring av ansatte. De ansatte i mange grupper rapporteringspliktige foretak er usikre på hvem som gjør hva og hvilke oppgaver de selv skal utføre. De mangler også kunnskap om hva som forventes av dem i henhold til regelverket og kunnskap om krav fra Finanstilsynet.

Styret «bestiller» ikke etterlevelsestiltak

Styret i mange av de foretakene der vi ser at det foreligger mangler, har ikke gitt noen tydelig bestilling av etterlevelsestiltak overfor daglig leder. Det leder sannsynligvis til at foretaket blir helt avhengig av at en av de ansatte setter seg inn i regelverket og tar initiativet til at de formelle lovkravene etterleves. Dersom det er tilfelle, er foretaket sårbart hvis vedkommende ildsjel slutter, går ut i permisjon eller har fravær av andre grunner.

Hva manglende etterlevelse av hvitvaskingsregelverket kan føre til

Alvorlige feil eller mangler ved etterlevelse av regelverket, kan føre til negative reaksjoner fra Finanstilsynet overfor foretaket eller enkeltpersoner i styret og den øvrige ledelsen. Feil kan også skade revisors eller regnskapsførers omdømme. Blant annet er det risiko for at revisor eller regnskapsfører medvirker til hvitvasking. Som kjent er hvitvasking straffbart etter straffeloven og kan ramme både foretaket og den enkelte ansatte.

Uaktsomhet er også bistand

I flere av de hvitvaskingssakene som blir offentlig kjent i Europa, er det ikke helt uvanlig at advokater eller andre rådgivere mistenkes for å ha bistått de kriminelle. Mistankene kan omfatte bistand til å hvitvaske utbytte fra skatte- eller avgiftsunndragelse, ulovlige uttak fra foretaket, underslag, økonomisk utroskap, bestikkelse eller andre former for ulovlige handlinger. Selv om revisor eller regnskapsfører kan mistenkes for å ha bistått kriminelle, betyr det nødvendigvis ikke at de har gjort dette med viten og vilje. Etter straffelovens bestemmelser om hvitvasking, er det tilstrekkelig at påtalemyndigheten kan bevise at revisor eller regnskapsfører har opptrådt uaktsomt.

Brudd med de kravene som følger av hvitvaskingsloven slik som manglende undersøkelse av mistenkelige forhold, kan i visse tilfeller være tilstrekkelig til å påvise at handlingen er gjort uaktsom.

Manglende kompetanse kan gi etterforskning

Risikoen for straff oppstår selv om revisor eller regnskapsfører ikke var kjent med at klienten (kunden) drev med hvitvasking og aldri oppdaget noen ulovlige forhold. Manglende kompetanse om hvilke indikatorer på hvitvasking og terrorfinansiering revisor og regnskapsfører skal se etter, kan derfor resultere i etterforskning som følge av uaktsomhet i bestemte tilfeller.

Daglig leders ansvar

Daglig leder i foretaket har et ansvar som arbeidsgiver for å se til at de ansatte har tilstrekkelig kompetanse, både til å oppdage indikatorer og vite hvordan de skal reagere når mistanken har oppstått. Daglig leder skal sørge for at ansatte har kunnskap til å vite hva som kreves av dem for å etterleve lovkrav og unngå å komme i situasjoner hvor de selv blir mistenkt for straffbar hvitvasking.

Kundens formål

En sentral del av kundetiltakene går ut på å kartlegge kundens formål. I mange tilfeller er det selvforklarende, men kundens forventede adferd kan være vanskeligere å forstå dersom det ikke stilles gode spørsmål til kunden. Disse delene av kundetiltakene skal gjøre revisor og regnskapsfører i stand til å oppdage eventuelle avvik i kundens virksomhet og handlemønster.

Revisor og regnskapsfører må derfor vite hvordan kunden opererer eller planlegger å operere.

Eksempel på spørsmål

Her er noen eksempler på spørsmål som inngår som ledd i kundetiltak. Hvor produseres varene, hvor er kundens geografiske virksomhet lokalisert og hvor befinner kundens kunder seg, antallet ansatte, forventet rekruttering, hva er forventet omsetning, benyttes mellommenn eller agenter, utføres arbeid til fast pris eller på timer, i hvilken valuta handler kunden?

For å betjene kunden må det innhentes tilstrekkelig informasjon til å oppdage avvik fra den informasjonen kunden har gitt. Eventuelle avvik leder til undersøkelser og rapportering dersom mistanken ikke kan avkreftes.

Identifisering av reelle rettighetshavere

Identifisering av reelle rettighetshavere er en sentral del av kundetiltakene. Kunnskapen om reelle rettighetshavere er sentral for å forstå hvem kunden er. Risikoen for hvitvasking eller terrorfinansiering har ofte nær sammenheng med hvem den eller de personene som eier eller kan styre virksomheten er.

Som et eksempel er det forholdsvis enkelt å få en person – som stråmann – til å signere på dokumenter i forbindelse med selskapsetableringen, uten at vedkommende har noen reell befatning med virksomheten. Det kan derfor ikke ukritisk legges til grunn hva som er registrert i foretaksregisteret. Jeg kjenner flere tilfeller der utenlandske reelle rettighetshavere har fått personer bosatt i Norge til å påta seg rollen som styreleder, styremedlem, daglig leder eller disponent ved selskapsetablering, uten at personen i realiteten har disse rollene. Mot betaling er sannsynligvis personer villige til å la sitt navn brukes på denne måten.

Stiller sin egen konto til disposisjon

Vi gjorde en undersøkelse for mer enn et år siden som viste at én av fem nordmenn var tilbøyelig til å benytte sin egen konto til å motta penger fra ukjente for å videresende pengene til andre ukjente. Selv om undersøkelsene gjaldt bruk av egen bankkonto, kan det kanskje gi en pekepinn på risikoen for at personer lar seg bruke som stråmenn. Flere saker om hvitvasking er avslørt ved treff på personer som er kjent for å la sitt navn bli misbrukt som stråmann. Det er også avslørt saker der personers identitet er misbrukt ved opprettelse av selskapet, sannsynligvis uten at rette vedkommende selv har vært klar over det.

Verifisering er nødvendig

Det skal altså foretas slike undersøkelser som er egnet til å avklare hvem som er reell rettighetshaver. Opplysninger som mottas om hvem som har kontroll med virksomheten eller reelt sett eier, styrer eller har kontroll over foretaket, skal verifiseres. Beregningen av hvem som er de reelle rettighetshaverne er endret med hvitvaskingsloven av 2018. Det betyr at man må følge alle de selskapene som har 25 % eller større eierandel oppover i eierselskapene hos kunden for å identifisere hvem som skal registreres som reell eier. Husk at det også kan være reelle eiere av foretak som ikke står formelt registrert med noen eierandel.

I noen få tilfeller kan revisor eller regnskapsfører få mistanke om at den som er registrert som daglig leder, selv ikke har noen kunnskap om sentrale deler av driften i virksomheten. Det åpner for muligheten for at vedkommende kan være instruert av andre som reelt sett driver virksomheten.

Omfang

Omfanget av kundetiltak for å identifisere reell rettighetshaver er avhengig av den risikoen du oppfatter at kunden representerer. Kundetiltakene har ulikt innhold og omfang, avhengig av den risikoen kunden representerer.

Kompleksiteten ved eierstrukturen og selskapsstrukturen, øker ofte risikoen og krever ytterligere undersøkelser utover de undersøkelsene som gjennomføres i normaltilfellene.

Midlenes opprinnelse

Krav til undersøkelse av midlenes opprinnelse, er et annet tema som vi regelmessig får spørsmål om. Opprinnelsen til kundens midler er et område som kan skape en del utfordringer for gjennomføring av kundetiltak for alle rapporteringspliktige. I et nyopprettet selskap bør det være tydelig hvor minimumskapitalen til stiftelsen kommer fra. I foretak som har eksistert noen år, men som bytter revisor eller regnskapsfører, kan spørsmålet om midlenes opprinnelse være adskillig mer komplisert. Omfanget av spørsmålene som skal stilles og verifiseringen av de opplysningene kunden gir, er avhengig av risikoen knyttet til kunden.

Må typisk gjøres undersøkelser

Dersom en vesentlig del av kundens midler kommer fra investering i fast eiendom, kunst- eller antikviteter, ulike investeringsobjekt utenfor Norge, kryptovaluta, ulike støtteordninger, hjemførte verdier fra utlandet, er det åpenbart at det i de fleste tilfellene må foretas undersøkelser for å verifisere de opplysningene kunden har gitt. Omfanget av og innholdet i disse undersøkelsene er altså avhengig av hvilken risiko kunden representerer, dvs. hvordan den rapporteringspliktige risikoklassifiserer kunden.

Det skal også foretas en vurdering av risikoen for at kunden kan være eller har vært involvert i hvitvasking eller terrorfinansiering før kundeforholdet etableres. Graden av undersøkelser som skal foretas, er avhengig av risikovurderingen av kunden. I denne risikovurderingen inngår en rekke elementer som ikke omtales her.

Som det fremgår over er det derfor langt flere oppgaver som inngår i kundetiltakene enn kun legitimering av den eller de fysiske personene som representerer kunden (foretaket). Den fysiske legitimasjonen er kun en mindre, men likefullt viktig del av kundetiltakene. Husk også at alle delene av kundetiltakene skal være dokumentert.

Overordnet risikovurdering

Risikoklassifiseringen av kunden skal blant annet være basert på den overordnede risikovurderingen som det rapporteringspliktige foretaket har gjort. Dersom den overordnede risikovurderingen er for generell, lite treffsikker eller ikke gir nødvendig veiledning for risikoklassifisering av ulike kundegrupper, vil det være mer eller mindre tilfeldig om kunden blir lagt til riktig risikoklasse etter hvitvaskingsloven. Manglende risikoklassifisering eller feil plassering i risikoklasse, fører som regel til kritikk fra Finanstilsynet. Det er innlysende at feilplassering i risikoklasse innebærer at kunden ikke følges opp på den måten som kreves etter hvitvaskingsloven. Konsekvensene av feil risikoklassifisering kan dermed bli alvorlige etter hvert som kundeforholdet utvikler seg.

Risikoklassifiseringen skal knyttes til kundens reelle rettighetshaver. En reell rettighetshaver som er politisk eksponert person (PEP), smitter over på hele kundeforholdet som dermed må settes til forsterkede kundetiltak.

Endret risikoklassifisering

I et kundeløp kan risikoklassifiseringen av kunden endres. Årsakene til endringene kan være at kunden åpner for salg til høyrisikoland, produserer i høyrisikoland eller benytter mellommenn/agenter eller andre representanter for seg i høyrisikoland. Årsaken kan også være så enkel at det kommer en PEP inn som reell rettighetshaver.

Feil risikoklassifisering

Feil risikoklassifisering av kunden kan føre til at revisor eller regnskapsfører ikke klarer å gjennomføre kundetiltak som kreves etter loven eller unnlater å oppdage hvitvasking eller terrorfinansiering. Beslutningen om å endre risikoklassifisering opp til forsterkede kundetiltak eller ned fra forsterkede kundetiltak til standard kundetiltak, bør derfor tas i samråd med hvitvaskingsansvarlige og ikke av oppdragsansvarlig alene. Rutinene bør beskrive hvordan slike beslutninger skal foretas.

Avvik må avdekkes

Det forventes at avvik fra hva kunden har opplyst, kan avdekkes. En kunde som dobler omsetningen i en tjenesteytende virksomhet uten tilgang av nye ansatte, markerer for eksempel et slikt avvik som skal kunne oppdages og reageres på etter hvitvaskingsloven. Kunder som har uforklart kontantomsetning eller transaksjoner som ikke harmoniserer med hva kunden har opplyst om, er andre eksempler på avvik som skal lede til undersøkelse og eventuell rapportering om ikke mistankes kan avkreftes.

Eksempel

Et eksempel kan vise noe av dynamikken i de løpende kundetiltakene som skal gjennomføres for kunden. I en situasjon der kunden (foretaket) står i fare for å bli insolvent bør revisor og regnskapsfører være spesielt oppmerksom på risikoen for brudd med bestemmelser i straffelovens gjeldskapittel. Risikoen for forfordeling av kreditorer, ulovlige uttak og skatte- eller avgiftsunndragelser, øker erfaringsmessig i en periode der foretaket sliter økonomisk. Det må derfor vurderes om risikoklassifiseringen til en kunde som er eller er i ferd med å bli insolvent må endres i til forsterkede kundetiltak som ledd i en tettere løpende oppfølging av kunden. Samtidig øker risikoen for brudd med krav til løpende bokføring i tillegg til de kravene som følger av skatte- og avgiftslovgivningen.

Plikt til å avvikle kundeforholdet

I et tilfelle der det ikke lenger kan gjennomføres kundetiltak, foreligger det en plikt til å avvikle kundeforholdet. Årsakene til at det ikke lenger kan gjennomføres kundetiltak, kan blant annet handle om at det har kommet inn nye eiere/reelle rettighetshavere, ny daglig leder, endring av foretakets karakter, formål eller virksomhet for øvrig som innebærer at kundetiltakene ikke lenger kan gjennomføres. Manglende kundetiltak kan også skyldes at kundens representant ikke gir nødvendige opplysninger av eget tiltak eller at de opplysningene som kunden gir, ikke kan verifiseres.

Avvikling av eksisterende kundeforhold etter hvitvaskingsloven skal skje etter bestemmelsen i hvitvaskingsloven § 24 nr. 4:

«Dersom kundetiltak som ledd i løpende oppfølging ikke kan gjennomføres, skal rapporteringspliktige avvikle kundeforholdet.»

Også i de tilfellene der eksisterende kundeforhold avvikles med bakgrunn i at kundetiltakene ikke kan gjennomføres, skal det samtidig vurderes om det er grunnlag for nærmere undersøkelser og eventuell rapportering (se hvitvaskingsloven § 24 nr. 4).