Hjelper deg å oppfylle kravene i hvitvaskingsloven
Revisorforeningen har utarbeidet en pakke med materiell som skal gjøre det enklere for deg som driver et revisjonsfirma å oppfylle kravene i hvitvaskingsloven og få en god struktur på tiltakene.
Det er økte forventninger til at revisorene skal bidra til å forhindre hvitvasking. Det er et prioritert område for Finanstilsynet, og Revisorforeningen er pålagt å følge dette området særskilt opp i kvalitetskontrollen. For et år siden fikk vi en helt ny hvitvaskingslov, som blant annet setter tydeligere krav til risikovurderinger.
Vi vet at det er krevende å oppfylle alle kravene i hvitvaskingsloven, men tror samtidig at den nye hvitvaskingspakken fra Revisorforeningen vil være et godt hjelpemiddel for å få det til. Pakken er laget med tanke på mindre revisjonsfirma, men kan også være et godt utgangspunkt for større firma. Det meste av hvitvaskingspakken vil også kunne brukes i et regnskapsførerfirma.
Hva er i hvitvaskingspakken?
eksempel på hvitvaskingsrutiner i et revisjonsfirma
skjema for registrering av klientopplysninger
momentliste for innhenting av informasjon fra klienten
eksempel på risikovurdering av egen virksomhet
skisse til opplæringsplan for partnere og medarbeidere
Vi har også utarbeidet en oversikt over utsatte land som kan gi støtte til risikovurdering av klienter med tilknytning til andre land.
Hvitvaskingspakken er tilgjengelig for påloggede medlemmer på revisorforeningen.no.
Bruk av materialet
Eksemplene i hvitvaskingspakken vil i mange firmaer langt på vei kunne brukes slik de står. Det er likevel nødvendig å gjøre tilpasninger i rutinene slik at de er tilpasset det firmaet hvor de skal brukes til daglig.
Før dette materialet skal tas i bruk, bør de ansvarlige i firmaet lese grundig gjennom og tenke over hvordan det passer inn i egen virksomhet. Det er viktig å ha et aktivt forhold til de rutinene som vedtas.
Hvitvaskingsrutiner
Kjernen i hvitvaskingspakken er et eksempel på rutiner for tiltak mot hvitvasking og terrorfinansiering i et revisjonsfirma. Eksemplet dekker:
Kundetiltak – innhenting og registrering av opplysninger, bekreftelse av identitet
Undersøkelse og rapportering av mistenkelige transaksjoner
Risikovurdering av egen virksomhet
Opplæringstiltak
Internkontroll
Registrering av klientopplysninger
Skjemaet for registrering av klientopplysninger i hvitvaskingspakken skal legge til rette for strukturert innhenting og lagring av alle opplysningene som kreves etter hvitvaskingsloven. Det stilles ganske omfattende krav til registrering av opplysninger om klient, ledelse og såkalte reelle rettighetshavere (betydelige eiere mv).
Vi har laget et skjema i Word-format. Det er mulig å bruke skjemaet i dette formatet og lagre det som en fil. Det beste vil antakelig være å legge inn feltene i skjemaet i kundesystemet eller revisjonssystemet og lagre og oppdatere opplysningene i en database.
Momentlisten
I praksis er det som oftest nødvendig å innhente en del av klientopplysningene fra klienten selv. Det er ikke uvanlig at rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven sender ut et omfattende skjema som de ber kunden fylle ut. Dette kan oppleves ganske belastende og unødvendig. Vi tror det er en bedre tilnærming å ta dette muntlig med kunden i et møte eller ev. på telefon. Dette er lagt inn som en rutine i vårt eksempel.
I stedet for et skjema, har vi utarbeidet en momentliste til støtte for en strukturert samtale med klienten før endelig aksept av oppdraget. Samtalen bør brukes til å bli kjent med klienten og avklare forventninger og praktiske forhold, og som en del av dette be om nødvendige opplysninger etter hvitvaskingsloven. Momentlisten i hvitvaskingspakken dekker det siste.
Risikovurdering av egen virksomhet
Rapporteringspliktige skal i henhold til hvitvaskingsloven identifisere og vurdere risikoen for hvitvasking og terrorfinansiering knyttet til sin virksomhet. I loven kalles dette «virksomhetsinnrettet risikovurdering». Ifølge Finanstilsynets risikovurdering anses revisorer og regnskapsførere generelt å ha «medium lav risiko» for å bli benyttet til hvitvasking og terrorfinansiering.
Eksemplet i hvitvaskingspakken kan brukes som et utgangspunkt når du skal gjøre en slik risikovurdering.
Opplæringsplan
Vi har utarbeidet en skisse til opplæringsplan i hvitvaskingsregelverket for partnere og medarbeidere. Etter hvitvaskingsloven skal det sikres at de som deltar i oppdragsutførelsen gis slik opplæring.
Oversikt over utsatte land
For alle klienter skal risikoen for hvitvasking og terrorfinansiering vurderes, inkludert geografisk risiko. Sistnevnte gjelder dersom klienten har tilknytning til et land som gir forhøyet risiko. Risikovurdering av klienter behandles i hvitvaskingsrutinene.
Som en støtte til vurderingen av geografisk risiko, har vi utarbeidet en oversikt over utsatte land. Hvis klienten har tilknytning til et av høyrisikolandene det vises særskilt til i hvitvaskingsforskriften, skal klienten alltid vurderes til høy risiko. En tilknytning til andre utsatte land vil inngå som en del av den samlede risikovurderingen.
Nærmere om hvitvaskingsrutinene
Hvem skal gjøre hva?
Rutinene fokuserer på ansvarsdelingen internt – hvem som skal gjøre hva. Et innledende kapittel angir overordnet hvilket ansvar henholdsvis styret, daglig leder, hvitvaskingsansvarlig, personalansvarlig, oppdragsansvarlig og den enkelte medarbeider har for å følge opp kravene i hvitvaskingsloven og hindre hvitvasking. Dette bør tilpasses forholdene i det enkelte firmaet. I et lite revisjonsselskap med kun én oppdragsansvarlig revisor, vil for eksempel ansvaret til daglig leder, hvitvaskingsansvarlig, personalansvarlig og oppdragsansvarlig vanligvis kunne slås sammen.
Styret vedtar hvitvaskingsrutinene og har overordnet ansvar for at firmaet har rutiner som sikrer at pliktene etter hvitvaskingsloven blir ivaretatt. Vi foreslår at hvitvasking er eget tema i styret én gang i året, der daglig leder og hvitvaskingsansvarlig legger frem en oppdatert risikovurdering.
Daglig leder har det løpende ansvaret for at selskapet har forsvarlige rutiner. I eksemplet utpeker daglig leder hvitvaskingsansvarlig og godkjenner risikovurderingen av egen virksomhet og opplæringsprogram for partnere og medarbeidere. Dette kan ev. legges til styret.
Hvitvaskingsansvarlig har særskilt ansvar for at rutinene følges og fungerer etter hensikten, og han eller hun skal være en ressursperson internt. Hvitvaskingsansvarlig utarbeider opplæringsprogram og risikovurdering av egen virksomhet, og tar beslutninger om undersøkelse og rapportering av mistenkelige transaksjoner. Hvitvaskingsansvarlig rapporterer til daglig leder, og vi foreslår at hvitvaskingsansvarlig deltar i styremøter når hvitvasking er tema.
Personalansvarlig har ansvar for at medarbeidere gjennomfører opplæring.
Oppdragsansvarlig partner har ansvar for at kundetiltak og undersøkelse og rapportering av mistenkelige transaksjoner blir fulgt opp på sine oppdrag. Oppdragsansvarlige har også ansvar for å delta på opplæring.
Den enkelte medarbeider har ansvar for å melde fra om indikasjoner på hvitvasking til oppdragsansvarlig partner og for å delta på opplæring.
Kundetiltak
Rutinene gir konkrete retningslinjer for hvordan kundetiltak skal gjennomføres i firmaet. Kundetiltak omfatter
risikovurdering av klienten
registrering av opplysninger om klienten, ledelsen og såkalte reelle rettighetshavere (betydelige eiere mv.)
bekreftelse av identiteten til klient, daglig leder og reelle rettighetshavere
Hvis risikoen vurderes som høy, skal det gjennomføres forsterkede kundetiltak. Hvis risikoen vurderes som lav, kan oppdragsansvarlig lempe på de normale kundetiltakene. Rutinene angir kriterier for risikovurderingen og hva forsterkede og forenklede kundetiltak kan gå ut på.
Undersøkelse og rapportering
Alle medarbeidere har etter rutinen ansvar for at indikasjoner på hvitvasking eller terrorfinansiering blir meldt til oppdragsansvarlig partner. Den oppdragsansvarlige har ansvar for videre oppfølging.
Hvis oppdragsansvarlig etter nærmere undersøkelser anser at det foreligger mistanke om at midler har tilknytning til hvitvasking eller terrorfinansiering, skal dette rapporteres skriftlig til hvitvaskingsansvarlig. Terskelen for å rapportere til hvitvaskingsansvarlig skal være lav.
Hvitvaskingsansvarlig vurderer i samråd med oppdragsansvarlig om det skal sendes melding til Økokrim, og hvitvaskingsansvarlig tar endelig beslutning om det skal sendes hvitvaskingsmelding.
Intern kontroll
Rapporteringspliktige etter hvitvaskingsloven skal gjennom internkontroll i virksomheten sørge for at hvitvaskingsloven overholdes. Vi foreslår at syklisk inspeksjon av oppdrag etter ISQC1 skal inkludere kundetiltak etter hvitvaskingsloven og oppfølging av indikasjoner på hvitvasking. Videre er rutinene om oppfølgingsansvaret til hvitvaskingsansvarlig en viktig del av internkontrollen.
