Utarbeidelse av spesifikasjoner

Vi har fått en endring i bokføringsloven § 5 Spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Her har man fjernet kravet om at nevnte spesifikasjoner skal utarbeides og erstattet dette med krav om at det skal kunne utarbeides. Det er mulig å unnlate faktisk utarbeidelse av slike spesifikasjoner, det er tilstrekkelig med et system som på et påfølgende tidspunkt kan utarbeide slik spesifikasjon.

Begrunnelsen er at produksjonskravet anses unødig kostnadskrevende i forhold til nytteverdien, først og fremst grunnet merarbeid med produksjon av spesifikasjonene, og at de utarbeidede spesifikasjonene krever uforholdsmessig stor lagringskapasitet. Kravet til utarbeidelse av regnskapsrapporter (spesifikasjoner) ble av mange betraktet som en sovende regel, all den tid regnskapssystemene i ettertid var i stand til å utarbeide disse rapportene på forespørsel. I bokføringsforskriften § 3–1 4. ledd er det lagt inn et nytt krav om at dato for utarbeidelsen skal fremgå.

Lukking

Da det ikke lenger er påkrevet å utarbeide ovennevnte spesifikasjoner, oppstår et naturlig behov for lukking av systemet, slik at man sikrer de bokførte opplysningene på en betryggende måte mot endring eller sletting. Det presiseres at lukking må skje innen lovens frister, og at dette må skje på en måte som gir betryggende sikring mot endring og sletting av bokførte opplysninger.

Denne får virkning for regnskapsår påbegynt etter 31.12.2012 og innebærer at dersom man velger å ikke utarbeide spesifikasjonene som nevnt over, må man innrette seg slik at systemet man benytter må kunne lukkes. Har man allerede et system som tilfredsstiller kravene til lukking, vil ny bestemmelse i § 13 medføre at man allerede nå kan unnlate å utarbeide spesifikasjonene som nevnt over.

NBS 1 Sikring av regnskapsmateriale utgis i oktober 2012. Denne vil utdype problemstillingene vedrørende sikring av regnskapsmateriale og lukking av systemene.

Spesifikasjon ved konsern-regnskap

Kravet til spesifikasjon i forbindelse med utarbeidelse av konsernregnskap er skjerpet. Kravet gjelder spesifikasjon av elimineringer og andre posteringer. Slike disposisjoner foretas ofte for eksempel i et regneark, og ville tidligere ikke naturlig inngå som pliktig spesifikasjon.

I spesifikasjonen skal alle disposisjonene fremgå enkeltvis med dokumentasjonshenvisning. Dette er ikke til hinder for at disposisjonene kan dokumenteres direkte i spesifikasjonen. Kravene til sporbarhet, fullstendighet, dokumentasjon, oppbevaring og sikring skal ivaretas. Det understrekes at dokumentasjonen av årsaken til disposisjonen fortsatt skal fremgå. Dette gjelder spesielt ved korreksjoner.

Som for de øvrige spesifikasjonene, settes det ikke krav til format på spesifikasjon for utarbeidelse av konsernregnskap og tilhørende dokumentasjon. Dersom det benyttes regneark, vil oppbevaring i regneark-format normalt ikke tilfredsstille kravene til tilstrekkelig sikring mot ødeleggelse, tap og endring. GBS 14 anmoder om slike regneark pr. i dag må skrives ut, signeres og dateres.

De samme prinsippene vil gjelde for utarbeidelse av konsernregnskap, slik at kravene til oppbevaring og sikring også vil omfatte spesifikasjoner for utarbeidelse av konsernregnskap. Spesifikasjonene skal oppbevares på papir eller skannes for elektronisk oppbevaring.

Regelen trådte i kraft 7. september 2012, men man har i forskrift åpnet for at man kan velge å ikke ta i bruk endringene før etter første regnskapsår påbegynt etter 31. desember 2012.

Sporbarhet

Det presiseres nå i § 6 at dokumentasjon av bokførte opplysninger skal være nummerert eller identifisert på annen måte som gjør det mulig å kontrollere at den er fullstendig. Presiseringen gjelder fra 1. juli 2012.

Dokumentasjon av kontrollsporet, herunder hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, skal foreligge i de tilfellene det er nødvendig for å kunne kontrollere bokførte opplysninger på en enkel måte. Dersom kontrollsporet ikke er lett tilgjengelig, må det foreligge dokumentasjon som i tilstrekkelig grad beskriver det. Det er kun i forbindelse med mer kompliserte systemer at en nærmere beskrivelse av kontrollsporet og hvordan systemgenererte poster fremkommer, er påkrevd. Denne regelen trådte i kraft 1. juli 2012, men man har i forskrift åpnet for at man kan vente med å ta i bruk endringen til første regnskapsår påbegynt etter 31. desember 2012. Dersom man velger å vente, må man forholde seg til ordlyden slik den var før endringen. NBS 2 Kontrollsporet vil utdype regelverket nærmere. Den kommer ut i oktober 2012.

Spesifikasjon av skattemessige verdier

Skattemessige verdier skal dokumenteres ved utarbeidelse av årsregnskapet og næringsoppgaven. Regelendringen kom som følge av manglende samsvar mellom tidligere innhold i paragrafen og intensjonen med bestemmelsen. Regelen endres på dette punktet, slik at det fremgår klart at alle bokføringspliktige skal dokumentere skattemessige balanseposter i årsregnskapet, i næringsoppgaven, og eventuelle andre skattemessige verdier som ikke er dokumentert gjennom ligningsoppgavene. Skattemessig verdi (tilvirkningsverdi) av langsiktige tilvirkningskontrakter, er et eksempel på en verdi som krever tilleggsdokumentasjon. Bestemmelsen trådte i kraft fra 1. juli 2012.