Dokumentasjon av kontanttransaksjoner

Bokføringsloven stiller strengere krav til dokumentasjon og registrering av kontanttransaksjoner enn det regnskapsloven av 1977 gjorde. Det er innført et absolutt krav om at kontanttransaksjoner skal registreres daglig, med mindre det benyttes fast kasse. Videre stilles det i bokføringsforskriften et krav om at kontantsalg skal registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Det er gitt unntak fra denne hovedregelen for bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg og ved salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende. I forskriften er det fastsatt alternative krav for disse bokføringspliktige.

Motpartsspesifikasjon for kontantsalg og -kjøp

I bokføringsforskriften er det presisert at kunde- og leverandørspesifikasjonene også skal omfatte kontante salg og kjøp når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Det samme gjelder dersom vederlaget utgjør mer enn kr 40 000. Regnskapsloven av 1977 krevde bare reskontroplikt for kredittsalg/-kjøp. I forskrift til merverdiavgiftsloven var det imidlertid et krav at også kontantsalg og -kjøp mellom næringsdrivende skulle føres på motpart. Det er mange som ikke har praktisert denne bestemmelsen slik at plikten til i visse tilfelle å føre kontantsalg og -kjøp på motpart, i praksis vil være et nytt krav.

Utstedelse av salgsdokumentasjon

Etter bokføringsforskriften er det et krav om at salgsdokumentasjon skal utstedes av selger. Dersom selger ikke er bokføringspliktig, kan kjøper utstede salgsdokumentasjonen. Det samme gjelder for kjøper som er en forening, samvirkelag eller husflidslag mv. og som etter forskrift nr. 26 og nr. 79 til merverdiavgiftsloven har anledning til å utstede salgsdokumentasjon inklusiv merverdiavgift uavhengig av om selger er registret i avgiftsmanntallet. Det kan gis dispensasjon fra kravet om at selger skal utstede salgsdokumentasjonen. Etter forskrift nr. 2 til merverdiavgiftsloven kunne salgsdokumentet også utstedes av kjøper, f.eks. som sluttseddel, avregningsseddel mv. At selger nå som hovedregel skal utstede salgsdokumentasjonen, er derfor et nytt krav som medfører at mange bokføringspliktige enten må legge om sine faktureringsrutiner eller søke om dispensasjon fra bestemmelsen.

I forskriften er det gitt relativt detaljerte regler for når salgsdokumentasjon skal utstedes og hva dokumentasjonen skal inneholde. Dette er i stor grad en videreføring av gjeldende praksis.

Dokumentasjon av tidsforbruk

I bokføringsforskriften er det innført et krav om at bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, skal dokumentere utførte timer. Dette skal spesifiseres per eier og ansatt, men gjelder ikke eiere og ansatte som kun utfører interne administrative oppgaver. Timene skal spesifiseres på de enkelte kunder/oppdrag.

For ansatte som helt eller delvis mottar godtgjørelse basert på antall arbeidede timer, må det utarbeides timelister.

Dokumentasjon av tidsforbruk og arbeidede timer skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. For bokføringspliktige innen bygg- og anleggsvirksomhet må timelistene oppbevares i 10 år. Originale timelister på papir må i tillegg oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

Timebestillinger

Det kravet frisører har hatt til å registrere timebestillinger er utvidet til å gjelde alle bokføringspliktige som utfører tjenester eller timebestilling. Dokumentasjonen skal omfatte tidspunkt for utførelsen av tjenestene og kundens navn. Slik dokumentasjon skal oppbevares i 10 år etter regnskapsårets slutt.

Spesifikasjon av merverdiavgift

Det skal for hver regnskapsperiode utarbeides en spesifikasjon av utgående og inngående merverdiavgift og grunnlaget for beregning av avgiften spesifisert etter kontoene i regnskapssystemet. Spesifikasjonen skal også omfatte avgiftsfri omsetning og uttak, samt omsetning og uttak som faller utenfor avgiftsplikten. Forskrift nr. 1 til merverdiavgiftsloven hadde et tilsvarende krav på årsbasis, men denne bestemmelsen var ikke satt i kraft. Kravet innebærer at også grunnlaget for inngående avgift må registreres i regnskapssystemet eller fremskaffes på annen måte ved hjelp av avgiftskodene.

Elektronisk tilgjenglighet

I tillegg til kravet om oppbevaring av lovbestemte spesifikasjoner, er det innført et krav om at bokførte opplysninger som er registrert elektronisk skal holdes elektronisk tilgjengelig i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt. Det er i bokføringsforskriften gitt unntak fra dette kravet for bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusiv merverdiavgift. I forbindelse med avvikling av virksomheten er plikten til å holde de bokførte opplysningene elektronisk tilgjengelig avgrenset til 6 måneder etter avviklingen.

Sekundærdokumentasjon

Bokføringsloven stiller krav til at bokførte opplysninger skal være dokumentert. I forarbeidene skilles det mellom primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjon er den dokumentasjonen som dokumenterer transaksjoner og øvrige regnskapsmessige disposisjoner direkte. Sekundærdokumentasjon benyttes som betegnelse på den delen av dokumentasjonen som ikke er det direkte grunnlaget for bokføringen, men som kan være et supplement til bokføringsdokumentasjonen (primærdokumentasjonen). Eksempler på sekundærdokumentasjon er pakksedler, avtaler, korrespondanse mv. Regnskapsloven av 1977 hadde ikke noen klar avgrensning av hvilken type sekundærdokumentasjon som måtte oppbevares, men fastslo at mottatte brev, gjenparter av avsendte brev og andre dokumenter som kan legitimere bokføringen, skulle oppbevares. Bokføringsloven har som utgangspunkt at sekundærdokumentasjon bare skal oppbevares dersom dokumentasjonen har kontrollverdi. Sekundærdokumentasjon som må oppbevares, er derfor klarere avgrenset og begrenser seg til:

• Avtaler, med mindre de er av mindre betydning

• Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon

• Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir på leveringstidspunktet

• Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift.

Sekundærdokumentasjon skal oppbevares i 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

Oppbevaringsmedium

Bokføringsloven stiller ikke spesifikke krav til oppbevaringsmedier, men det er et krav at regnskapsmaterialet skal være tilgjengelig i lesbar form og skal kunne skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden. Det vil si at dokumentasjon som mottas på papir når som helst kan overføres til et elektronisk lagringsmedium og papirdokumentasjonen kan makuleres.

Krav til ajourhold

Etter regnskapsloven av 1977 og løsbladforskriften kunne regnskapsperioden maksimum omfatte to måneder. Hovedregelen i bokføringsloven er at bokføringen skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier og bokføringen skal være à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Det innebærer at de som er avgiftspliktige og leverer terminoppgaver, fortsatt må være à jour hver annen måned. For de som ikke har pliktig regnskapsrapportering hver annen måned, skal bokføringen være à jour ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. I forarbeidene er det uttalt at disse skal ha 2 måneder på seg til å komme à jour med bokføringen. Det vil si at for perioden januar - april må bokføringen være à jour innen utgangen av juni. For de bokføringspliktige som ikke har pliktig regnskapsrapportering i løpet av året og som har færre enn 300 bilag, er det i bokføringsforskriften fastsatt at det er tilstrekkelig at bokføringen er à jour innen fristene for pliktig regnskapsrapportering.

Bokføringsvaluta

Utgangspunktet i loven er at bokføringen skal skje i norske kroner. Det vil si at transaksjoner i utenlandsk valuta må omregnes til norske kroner på transaksjonstidspunktet. I bokføringsforskriften er det åpnet for at bokføringen kan skje i annen valuta dersom dette er den bokføringspliktiges funksjonelle valuta. Filial i utlandet er egen vurderingsenhet i denne forbindelse. Dersom bokføringen skjer i annen valuta enn norske kroner, skal beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering knyttet til merverdiavgift, fastsettes til norske kroner til kursen på fakturatidspunktet. Videre skal beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering knyttet til lønn, fastsettes i norske kroner til kursen på utbetalingstidspunktet. Beløp knyttet til eiendeler og gjeld hvor skatteloven har egne vurderingsregler om valuta, skal fastsettes i norske kroner til transaksjonsdagens kurs. Omregning av andre beløp som inngår i pliktig regnskapsrapportering til norske kroner skal skje minst en gang i året ved bruk av gjennomsnittskurser. Det er gitt spesialregler for bokføringspliktige som ikke utarbeider balanse, for store enkelttransaksjoner og for kurssvingninger på mer enn 5%.

Når det benyttes funksjonell valuta som ikke er norske kroner, kan de lovbestemte spesifikasjonene utarbeides i denne valutaen, bortsett fra merverdispesifikasjonen og spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser som må gjengis i norske kroner.

Prosjektregnskap i bygg og anlegg

Kravet i forskrift om Føring av særregnskap for arbeid under utførelse for andres og for egen regning i bygge- og anleggsvirksomhet er i hovedsak videreført i bokføringsforskriften. Hvem som omfattes av plikten er ikke endret, men beløpsgrensen for å føre prosjektregnskap for hvert prosjekt er hevet fra kr 100 000 til kr 300 000. Videre er det ikke lenger nødvendig å føre et samleprosjekt for de prosjektene som er under beløpsgrensen. I stedet omfattes nå disse bokføringspliktige av kravet til å dokumentere utførte timer for hver eier og ansatt, jf. omtale ovenfor.