Ikke begynn med teknologien

En vanlig felle er å starte prosessen med å se på systemløsninger. Mange opplever et forventningspress, både internt og eksternt, om at et helhetlig ESG-system må på plass umiddelbart.

Men systemet er sjelden svaret i seg selv. Først må man stille de grunnleggende spørsmålene:

• Hvilke rapporteringskrav gjelder for vår virksomhet (CSRD, VSME, klimaregnskap, åpenhetsloven …)?

• Hvordan ser vår nåværende systempark ut, og hvilke data har vi allerede tilgjengelig i våre eksisterende systemer?

• Hvilke hull eller gap mangler vi å fylle, eller er utfordrende å fylle med dagens løsning?

Ofte sitter virksomheter allerede på mye av informasjonen de trenger, enten i regnskap, HR-systemer eller driftsdata. Utfordringen som dukker opp ved innhenting av denne type data, er ikke mangel på systemer, men å strukturere, hente ut og sammenfatte informasjonen.

Når holder det å starte enkelt?

For mange små og mellomstore virksomheter er det fullt mulig å komme i gang med bærekraftsrapportering uten store investeringer.

• Excel fungerer som verktøy for å samle indikatorer, definere nøkkeltall og dokumentere datakilder.

• Word kan brukes til å strukturere selve rapporten med kapitler, beskrivelser og referanser til tallmaterialet.

Fordelen med denne enkle tilnærmingen er at man raskt får erfaring, oversikt og kontroll samtidig som man unngår å binde seg til et system som kanskje ikke svarer på de reelle behovene. Utfordringen som dukker opp ved bruk av disse systemene, er mangel på loggføring, som fører til at endringer gjøres uten dokumentasjon. I tillegg vil kildebevis ikke bli koblet til datapunktet, og «forsvinner» når tallene summeres.

Når bør man tenke større?

Enkelte virksomheter vil likevel møte behov som gjør at Excel og Word ikke strekker til. Dette gjelder særlig når:

• Datamengden er stor og samles inn fra mange ulike kilder.

• Det er behov for automatisering og presisjon i beregningene.

• Kravene til dokumentasjon, internkontroll og revisjon øker.

I slike tilfeller kan et datavarehus være en passende løsning. Det kan samle og strukturere data fra flere systemer og samtidig gi bedre innsikt som kan brukes på tvers av virksomheten, og ikke bare i bærekraftsrapporteringen. Av hensyn til en eventuell revisjon og for å sørge for god internkontroll, er det viktig med grundig dokumentasjon og versjonskontroll av uttrekk, transformasjon og last til datavarehuset.

Andre ganger er det best å investere i spesialiserte systemer som dekker konkrete behov, for eksempel et verktøy for klimaregnskap eller leverandøroppfølging.

Trinnvis tilnærming

Trinn 1: Kartlegg behov og kravAvklar hvilke rammeverk som gjelder, og hva som er vesentlig og relevant for dere. Definer så hvilke nøkkeltall dere faktisk må eller ønsker å levere på, og fokuser på det først. For selskaper som ikke er lovpålagt å rapportere, men ønsker å starte med bærekraftsarbeidet, er det flere som begynner med klimaregnskapet. For de fleste virksomheter er klima og utslipp et sentralt bærekraftstema som både kunder, investorer og myndigheter etterspør data på. Klimaregnskapet fungerer også som en inngangsport til videre arbeid ved at det gir innsikt i hvor utslippene og påvirkningen er størst. Det kan danne grunnlag for prioriteringer, målsettinger og tiltak.

Trinn 2: Se på det dere allerede har, hvor tilgjengelig det er, og ansvarliggjør Gå gjennom systemporteføljen dere allerede har (regnskap, HR, drift …). Ofte ligger mye av dataene tilgjengelig her. Vurder hvor enkelt det er faktisk å hente ut dataene dere allerede har tilgjengelig. Ansvarliggjør folk i bedriften etter hvilke data som skal samles inn. Her er det lov å tenke silo i datainnsamlingen, og heller helthetlig når man skal jobbe strategisk med bærekraftsarbeidet.

For å komme i gang med bærekraftsrapportering kan man starte med internrapportering basert på eksisterende data, selv om kvaliteten ikke er optimal. Det er bedre å synliggjøre data med lav kvalitet enn å utsette arbeidet. På denne måten får man et klart bilde av situasjonen og en oversikt over hvor det finnes mangler. Det kan være nyttig å gjennomføre en GAP-analyse, prøverapportering eller få sparring med revisor for å kartlegge nåsituasjonen.

Trinn 3: Identifiser hulleneHvilke data mangler dere, og hvilke data har dere, men som er for tungvint å ta i bruk fra deres eksisterende systemer? Hvilke indikatorer er vanskeligst å beregne eller dokumentere? Mest sannsynlig er det flere selskaper i samme situasjon. Derfor kan det være lurt å prate med bransjeorganisasjoner og andre virksomheter i samme bransje for å finne ut hvordan man sammen kan skaffe de dataene som er vanskelige. Man bør også stille seg spørsmålet om man har nok ressurser internt til å drive med arbeidet, eller om man må ansette eller få bistand fra eksterne rådgivere.

Trinn 4: Velg verktøy etter behovStart enkelt i Excel og Word hvis de dekker behovene. Vurder datavarehus eller spesialsystem når kompleksiteten tilsier det. Formålet med verktøyet skal være å minske manuelt arbeid, minimere risiko for feil og gjøre prosesser enklere og mer effektive. For selskaper som blir lovpålagt til å rapportere, kan det være lurt å skaffe et system for å sikre god internkontroll. Grunnen er at man får et krav om at informasjonen i rapporten skal attesteres av en bærekraftsrevisor. Informasjonen som selskapene legger til grunn for rapporteringen, må derfor dokumenteres på en måte som gjør det mulig for en revisor å bekrefte at informasjonen stemmer. For å sikre en god internkontroll kreves det at man har en strukturert tilnærming til dokumentasjon, slik at alle relevante data kan hentes frem og verifiseres dersom det blir behov for det. I mange tilfeller blir dette lettere gjennom et system som kan bidra til at informasjonen både er korrekt, men også lett tilgjengelig for revisors attestasjon.

Trinn 5: Bygg gradvisIkke se bærekraftsrapportering som et engangsprosjekt. Behovene vil utvikle seg, og teknologien bør skaleres i takt med det. Jobb kontinuerlig med oppfølging av dataene gjennom gode rutiner, internkontroll og datakvalitet. På den måten får man et aktivt forhold til bærekraftsarbeidet, samt at det blir mulig å gjøre endringer underveis dersom man ser at man må justere kursen.

Spørsmålet om bruk av AI blir stadig mer aktuelt. AI kan tas i bruk for å effektivisere prosesser og redusere manuelt arbeid, men det er viktig at implementeringen skjer på en måte som ivaretar personvern og datasikkerhet. Riktig bruk av AI frigjør tid og ressurser, slik at virksomheten kan fokusere på å analysere og anvende bærekraftsdata strategisk, i stedet for å bruke all tid på innsamling og bearbeiding av data.

Sjekkliste: Har vi vurdert dette?

Oppsummert: Ingen «one size fits all»

Det finnes ingen universalløsning til hvordan man skal hente ut data til sin bærekraftsrapportering. Det avgjørende er å ta utgangspunkt i virksomhetens faktiske behov og bygge teknologistøtten gradvis. Start enkelt, bruk de verktøyene dere allerede har, og fyll hullene der det virkelig trengs. På den måten blir teknologien et virkemiddel for å skape kvalitet og innsikt, og ikke en kostbar barriere for å komme i gang.