Yrkesreise og besøksreise

Hvilke reiseutgifter en arbeidsgiver kan kompensere for skattefritt, vil avhenge av hvilken type reise som utføres. Det skilles blant annet mellom yrkesreiser og besøksreiser.

En yrkesreise er en reise som inngår i utøvelsen av arbeidet til den ansatte. Reiser til arbeidssted som ikke er den ansattes faste arbeidssted, anses i utgangspunktet som yrkesreise. Eksempler på yrkesreiser er reiser i forbindelse med kundemøter og reiser i forbindelse med eksterne kurs i arbeidssammenheng.

Enkelte ansatte må av hensyn til sitt arbeid bo utenfor hjemmet. Reiser fra arbeidsstedet til hjemmet anses som besøksreiser i disse tilfellene.

Skillet mellom yrkesreise og besøksreise er ikke alltid like skarpt, men arbeidsoppholdets lengde vil som regel bli avgjørende i tvilstilfellene.

Hvilke reiseutgifter og hvor stor del av utgiftene som kan dekkes skattefritt av arbeidsgiver, vil avhenge av hvorvidt reisen klassifiseres som yrkesreise eller besøksreise.

Dekning ved yrkesreise

Det er vanlig at arbeidsgiver dekker reiseutgifter på én av to måter; ved refusjon eller ved utgiftsgodtgjørelse. I utgangspunktet står arbeidsgiver og de ansatte fritt til å avtale refusjon eller utgiftsgodtgjørelse. Valget kan ha skattemessig betydning for den ansatte.

Ved yrkesreiser kan faktiske reiseutgifter i utgangspunktet refunderes skattefritt til de ansatte, men det vil likevel gå en grense mot dekning av privatkostnader, for eksempel dersom måltid på reisen er svært dyre. For at dekning av reiseutgifter skal anses skattefritt, må det foreligger dokumentasjon for utgiftene (originalbilag). Reiseutgiftene som kreves refundert, må oppgis i reiseregning.

Ved utgiftsgodtgjørelse vil beløp inntil skattedirektoratets satser kunne utbetales skattefritt.

Ofte vil arbeidsgiver benytte seg av statens satser, og disse avviker fra skattedirektoratets satser. En del av utgiftsgodtgjørelsen blir dermed skattepliktig for den ansatte ved bruk av statens satser.

Ved yrkesreise vil det ofte være gunstigst for den ansatte med refusjon fremfor godtgjørelse, da dokumenterbare reiseutgifter kan refunderes skattefritt så lenge disse ikke anses som privatkostnader. Ved utgiftsgodtgjørelse vil de ansatte bli skattepliktige for et eventuelt overskudd utover skattemyndighetenes trekkfrie satser.

Dekning ved besøksreise

Ved besøksreiser har det i utgangspunktet ikke betydning for de ansattes skatteplikt hvordan arbeidsgiver velger å dekke ansattes utgifter – gjennom refusjon eller utgiftsgodtgjørelse. Uansett vil den summen som ansatte mottar, være skattfri inntil skattemyndighetenes trekkfrie satser. Et eventuelt overskudd vil bli beskattet som lønn.

Arbeidsgivers dekning av flybilletter til besøksreiser vil være fullt ut skattefritt for ansatte.

Dersom arbeidsgiver dekker reiseutgifter ved bilkjøring eller annet rutegående transportmiddel, vil deler av dekningen kunne være skattefri for de ansatte. Skattefritaket avhenger av avstanden reist, skattemyndighetenes satser og bunnfradraget på NOK 22 700. På grunn av det høye bunnfradraget, skal det derimot litt til før dekning av reiseutgiftene ved bilkjøring eller annet rutegående transportmiddel blir skattefritt ved besøksreiser.

Dersom den ansatte får valget mellom å få dekket reisekostnader og tilsvarende høyere lønn, bør han velge å få dekket reisekostnader ved besøksreiser i og med at disse er skattefri. Han vil riktignok få fradrag for kostnader til besøksreiser, men disse vil bare gå til fradrag i hans alminnelige inntekt.

Utgiftsgodtgjørelse – kost

Dersom arbeidsgiver utbetaler kostgodtgjørelse til de ansatte, vil skattemyndighetene sine trekkfrie satser være sammenfallende for yrkes- og besøksreiser. Størrelsen på den trekkfrie satsen avhenger blant annet av om den ansatte overnatter på reisen eller ikke, og om vedkommende må dekke alle måltidene selv.

Krav til reiseregning

Hvorvidt den ansatte må føre reiseregning, beror på om arbeidsgiver dekker utgiftene gjennom refusjon eller utgiftsgodtgjørelse.

Dersom den ansatte får sine utgifter dekket gjennom utgiftsgodtgjørelse og summen ikke overstiger de trekkfrie satsene, vil ikke den ansatte måtte føre reiseregning. Den ansatte må likevel kunne sannsynliggjøre de utgiftene som kreves dekket, ved å opplyse om dato og klokkeslett for av- og hjemreise, og navn og adresse på overnattingsstedet/-ene og formål med reisen.

Dersom den ansatte som får sine utgifter dekket gjennom utgiftsgodtgjørelse, derimot krever dekket en høyere sum enn de trekkfrie satsene, må den ansatte kunne dokumentere høyere faktiske utgifter gjennom reiseregning.

En ansatt må også dokumentere faktiske utgifter gjennom en reiseregning dersom utgiftene skal dekkes ved refusjon.

Hvilke krav som stilles til reiseregningen, beror på hva den ansatte krever dekket. Reiseregningen må imidlertid alltid inneholde personalia (navn, adresse og underskrift), når reisen ble foretatt, hvor reisen gikk, hva formålet med reisen var og hvilket arrangement vedkommende deltok på. Ved refusjon må reiseregningen også inneholde alle kvitteringer som skal refunderes.

Reiseregningene må føres så nøyaktig som mulig. Det er viktig å angi spesifikt formålet med reisen. Formålet har til hensikt å vise at reisen er tjenesterelatert. Et lite spesifikt formål vil kunne medføre at skattemyndighetene stiller spørsmål angående om reisen faktisk kan anses som besøksreise eller yrkesreise, eller om reisen må anses som en privat reise.

Det er viktig at kravene til reiseregning er oppfylt, da en mangelfull reiseregning kan medføre at den ansatte må skattlegges for utbetalingen fra arbeidsgiver.