Kategori: Regnskap

Spørsmål:

1) Må årsregnskapet og årsberetningen dateres?

2) Og er det krav om at datering skal være sammenfallende for årsregnskapet og årsberetningen?

Svar:

1) Regnskapsloven § 3-5 sier at «årsregnskapet og årsberetningen underskrives av samtlige styremedlemmer», men verken i aksjeloven eller regnskapsloven står det spesifikt at dokumentene skal dateres. Begrepet «underskrives» innebærer her både signatur og dato for undertegning. Samme konklusjon er lagt til grunn i boken «Årsregnskapet i teori og praksis 2011», hvor det sies at «Årsregnskapet og årsberetningen skal, hver for seg, dateres og undertegnes av samtlige styremedlemmer og daglig leder.»

Det følger også av NRS 3 Hendelser etter balansedagen, pkt. 16-17 at styret skal datere årsregnskapet med dato for styrets behandling.

2) Regnskapsloven regulerer ikke tidspunkt for datering av årsregnskap og årsberetning ut over at årsregnskap og årsberetning skal fastsettes senest seks måneder etter regnskapsårets slutt. Denne bestemmelsen sammen med eventuell annen regulering foretaket er underlagt, vil sette ramme for siste mulige datering. For aksjeselskaper er det ifølge aksjeloven § 6-19 krav om at årsregnskap og årsberetning skal behandles i fysisk møte. Årsregnskap og årsberetning skal dateres og signeres på dato for styrebehandling. Et spørsmål er om det er mulig å behandle disse dokumentene i forskjellige møter. Ettersom det er et krav at årsberetningen skal omfatte en rettvisende oversikt over utviklingen av den regnskapspliktiges stilling og resultat, er det vanskelig å se for seg at årsberetningen kan avlegges før årsregnskapet. Det motsatte, at årsberetningen avlegges på en senere dato enn årsregnskapet, kan tenkes under spesielle omstendigheter. Dersom dokumentene behandles på hvert sitt møte, og dermed dateres forskjellig, kan det likevel være nødvendig å oppdatere årsregnskapet hvis det oppstår hendelser eller avdekkes ny informasjon i perioden mellom behandlingen av årsregnskapet og årsberetningen.

I noen tilfeller skyldes ulik datering av årsregnskap og årsberetning en ren formalfeil; dateringen av ett eller begge dokumenter samsvarer ikke med datoen for styrets faktiske behandling. For eksempel kan årsberetningen for 2011 være datert 11. juni 2011 istedenfor 11. juni 2012, eller årsregnskapet kan være datert den dagen utkastet til årsregnskap ble utarbeidet av administrasjonen eller regnskapsfører. Dersom feildateringen oppdages først etter at dokumentet er signert, oppstår spørsmålet om selskapet kan rette datoen direkte i det signerte dokumentet, uten at det gjennomføres en ny signaturrunde. Vi kan ikke se prinsipielle innvendinger mot å rette datoen direkte i det signerte dokumentet for å rette opp formalfeilen. Oppdages feilen først etter at årsregnskapet mv. er sendt til aksjeeierne, og eventuelt også gjort tilgjengelig for andre, bør det vurderes om det er behov for å varsle kjente mottakere av dokumentene om rettingen av dato. Dersom årsregnskapet mv. er sendt til Regnskapsregisteret med feil dato, bør korrigerte dokumenter sendes inn så raskt det lar seg gjøre.