Hvordan VSME ga struktur til vårt bærekraftsarbeid

45-47

I 2025 besluttet Oluf Lorentzen AS å rapportere sin første bærekraftsrapport etter den frivillige standarden VSME, etter å ha falt utenfor CSRD-kravene. Valget ble tatt for å kommunisere vår innsats på en strukturert og forståelig måte, men samtidig bruke rammeverket som et verktøy til å samle alle trådene og gi bærekraftsarbeidet en helhetlig retning. Denne artikkelen beskriver både våre valg og prosesser samt refleksjoner over høydepunkter og fallgruver i arbeidet med VSME-rapportering.

Om selskapet

– Valget av VSME har vært strategisk med tanke på vår rolle i verdikjeden, sier ESG Controller Elizaveta Maslova i Oluf Lorentzen. – Flere av våre kunder og leverandører er underlagt CSRD-krav, og VSME gir en tydelig referanseramme for hva som er hensiktsmessig og forventet å rapportere. På denne måten kan vi levere konsistente og relevante ESG-data som dekker databehovene for bærekraft i verdikjeden.

Oluf Lorentzen AS er en ledende grossist og importør innen dagligvaremarkedet i Norge, med særlig vekt på kvalitetsprodukter fra internasjonale leverandører. Selskapet spesialiserer seg på import, distribusjon og markedsføring av ost, spekemat, grønnsakshermetikk og andre spesialprodukter. Man finner våre produkter i ostedisken og butikkhyllene i dagligvarebutikken, på frokostbufféen på hotell, eller som en smakfull ingrediens i retter hos din favorittrestaurant. Vi har litt under 100 ansatte og rundt 3000 varelinjer fra 250 leverandører fra ulike sektorer. De viktigste sektorene er meieriprodukter, kjøtt- og spekemat, grønnsaker og andre gourmetprodukter.

Leverandørene er hovedsakelig lokalisert i Europa (bl.a. Frankrike, Italia, Spania, Sveits, Nederland, Tyskland og Storbritannia), men selskapet samarbeider også med produsenter i andre verdensdeler for utvalgte varegrupper.

Hvordan drar vi alle gode initiativer i samme retning?

Da Oluf Lorentzen ble omfattet av kravet for CSRD-rapportering, hadde vi lenge hatt bærekraft på agendaen, men det var ikke alltid lett å se den røde tråden. Modningsgraden var preget av mange gode initiativer og miljøplaner, men innsatsen var ofte spredt på flere prosjekter uten en tydelig felles retning. Medlemskapet i Etisk Handel Norge og Miljøfyrtårn-sertifisering ga oss erfaring med aktsomhetsvurderinger og et solid grunnlag av innsamlede kvantitative miljødata. Intern Miljøgruppe bestående av representanter fra ulike avdelinger, fra innkjøp og logistikk til HR og økonomi, fungerte som drivkraften for både små og store initiativer. Samtidig opplevde vi at arbeidet ble litt fragmentert, og at vi manglet en helhetlig tilnærming til bærekraft.

ESRS ga oss et tydelig rammeverk og en ekstra dytt i retning systematisert bærekraftsarbeid. Både ambisjonen og engasjementet var stort. Vi var allerede i gang med kartlegging av innspill til vesentlige temaer og forventninger fra eksterne interessenter og gjennomførte interne workshops om dobbel vesentlighet da Omnibus-forslaget for å forenkle bærekraftsrapportering kom i februar, og plutselig falt selskapet vårt ut av rapporteringsscopet.

Derfor valgte vi VSME

Vi så stor verdi i arbeidet vi allerede hadde utført, og med bakgrunn i samlede innsikter, identifisert risiko og muligheter, har vi bestemt oss for å benytte de verdifulle funnene og fortsette med arbeidet rettet mot vår første bærekraftsrapport. Samtidig ønsket vi å styrke vår rolle som en ansvarlig aktør.

Med et hav av ulike rapporteringsstandarder og prinsipper var vi ute etter et rammeverk som var strukturert, anerkjent og tilpasset små og mellomstore bedrifter. Da valgte vi å gå for frivillig bærekraftsrapportering etter VSME-standard, som bygger på et rammeverk anbefalt av både EU-kommisjonen og det norske Finansdepartementet.

Valget av VSME har også vært strategisk med tanke på vår rolle i verdikjeden. Flere av våre kunder og leverandører er underlagt CSRD-krav, og VSME gir en tydelig referanseramme for hva som er hensiktsmessig og forventet å rapportere. På denne måten kan vi levere konsistente og relevante ESG-data som dekker databehovene for bærekraft i verdikjeden.

Bærekraftsarbeid kan kreve betydelige investeringer, og finansielle aktører stiller i økende grad konkrete krav til dokumentasjon av bærekraftig innsats. VSME rammeverk gir oss et bedre utgangspunkt for grønne finansieringsordninger for fremtidige miljøprosjekter.

VSME-standarden består av to moduler: Grunnmodulen og den Detaljerte modulen. Som et mellomstort foretak har vi vurdert det som hensiktsmessig å benytte begge modulene, slik at vi dekker både bredden og dybden i vårt bærekraftsarbeid.

Samtidig erkjenner vi at VSME-standarden har noen begrensninger. Selv om rammeverket gir god struktur og støtte, dekker det ikke alle temaer som er vesentlige for bedriften. For å sikre helhet har vi valgt å supplere med tilleggsopplysninger under relevante temaer.

Prosessen

Med en kombinasjon av både entusiasme og usikkerhet kastet vi oss inn i arbeidet med den nye rapporteringsstandarden. Prosessen ble delt i fire trinn med en tidslinje fra januar til desember. Det ble raskt klart at dette ikke var et enmannsprosjekt, og at felles innsats fra alle avdelinger var avgjørende for å sikre både relevans og kvalitet.

Trinn 1: Innsikt og forventninger

Første trinn handlet om å forstå landskapet vi opererer i. Vi startet med å samle innsikt og forventninger fra våre eksterne interessenter. Gjennom intervjuer med et utvalg av våre største leverandører, kunder, logistikkpartnere, finansielle aktører og en NGO, fikk vi innsikt i hvordan vårt bærekraftsarbeid oppfattes og hvilke forventninger som stilles til oss. Noen ønsket tydeligere kommunikasjon og mer synlige standpunkter, andre var opptatt av hvordan vi jobber med risikovurdering og ansvarlig leverandørkjede. Det var en lærerik prosess som ga oss både bekreftelser og aha-opplevelser. Det anbefales på det sterkeste å sette av tid til denne typen innsiktsarbeid.

I tillegg gjennomførte vi en medieanalyse med fokus på relevante ESRS-temaer i matbransjen, som arbeidsforhold, dyrevelferd, mattrygghet og klimaendringer. Dette ga oss et bredere bilde av hvilke temaer som er i offentlig søkelys, og hvordan de kan påvirke vår virksomhet. Regelverksanalysen viste også at flere nasjonale og internasjonale lover er relevante for oss, blant annet matsvinnloven, emballasjeforordningen og avskogingsforordningen.

Trinn 2: Dobbel vesentlighetsanalyse: ingen krav, men nyttig verktøy

Selv om VSME ikke stiller krav til gjennomføring av dobbel vesentlighetsanalyse (DVA), har vi erfart at metoden er nyttig for å identifisere vesentlige og relevante bærekraftstemaer som vi bør jobbe med. I vårt arbeid med forberedelser til CSRD-rapportering hadde vi allerede gjennomført den analysen, og det var viktig å videreføre innsikten inn i VSME-prosessen.

Vi gjennomførte tre interne workshops i regi av et konsulentselskap, med deltakere fra seks avdelinger: salg, innkjøp, IT, administrasjon, marked og logistikk. Det var god representasjon fra både ansatte og ledere, noe som sikret bredde i perspektiver og forankring på tvers av organisasjonen.

Workshopene var fulle arbeidsdager med engasjerte diskusjoner om et bredt spekter av temaer, fra klimarisiko i verdikjeden og kilder til mikroplast, til interne utviklingsmuligheter, dyrevelferd og vårt ansvar overfor forbruker. Rundt 300 temaer ble diskutert, og det ble tydelig at våre interne vurderinger i stor grad samsvarer med det våre eksterne interessenter ser som vesentlig. Videre ble arbeidet med å vurdere påvirkning, risiko, muligheter og finansiell betydning videreført i en mindre gruppe bestående av bærekraftsansvarlig, økonomiansvarlig og kvalitetsansvarlig. Gjennom flere måneder møttes vi nesten ukentlig, og det var tidkrevende, men strategisk den viktigste delen av prosessen.

Temaer som klimaendringer, sirkulærøkonomi, arbeidsstyrken, arbeiderne i verdikjeden, forbruker og god forretningsskikk ble identifisert som vesentlige. Med underbyggende temaer danner disse nå grunnlaget for vår bærekraftsstrategi og det videre arbeidet fremover.

Trinn 3: GAP-analyse

I perioden april–mai gjennomførte vi en GAP-analyse mot VSME-standarden for å kartlegge hvordan vår eksisterende praksis samsvarer med kravene og anbefalingene i rammeverket. Siden VSME legger stor vekt på rutiner, policyer og retningslinjer, startet vi med å gå gjennom det vi allerede har internt, og identifisere hva som manglet. Vi hadde mange gode rutiner i praksis, men manglet formell dokumentasjon i form av skriftlige retningslinjer. Erfaringen viser hvor lett det er å overvurdere hvor klar man er til å rapportere, og undervurdere hvor mye arbeid som ligger i å systematisere og kvalitetssikre data. Fordelen med å starte GAP-analysen tidlig i prosessen er at man får tid til å lukke flere gap i løpet av rapporteringsåret. I tillegg la vi stor vekt på kvalitetssikring av dataene, om de er oppdaterte, relevante, komplette og kommer fra pålitelige kilder.

Trinn 4: Rapportering – å strukturere innsikt til formidling

Etter at både kvalitative og kvantitative data var på plass, gikk vi videre med å strukturere selve rapporten og satte av perioden september til november til dette arbeidet. I mai publiserte EFRAG en digital VSME-mal i Excel-format, utviklet for å forenkle datainnsamling og rapportering. Vi har ikke brukt den da vi allerede var godt i gang med innsamlingen, og hadde etablert egne Excel-tabeller og Word-dokumenter tilpasset vår prosess.

Rapportens oppbygning følger i hovedsak strukturen i VSME-standarden, men med enkelte justeringer for å forbedre leservennlighet og sammenheng. Vi utarbeidet en oversikt over policyer og retningslinjer i tabellform, med korte beskrivelser av innholdet. For å sikre en mer helhetlig fremstilling har vi slått sammen enkelte datapunkter fra både grunnmodulen (B) og den detaljerte modulen (C), der de omhandler samme tema.

I tillegg inkluderer vi tilleggsopplysninger for temaer som vurderes som vesentlige for Oluf Lorentzen, men som ikke omfattes direkte av VSME-standarden. Dette gjelder blant annet ansatte i verdikjeden, forbrukere og sluttbrukere som rapporteres under indikatorer for sosiale forhold, samt dyrevelferd, som inngår som tilleggsopplysning under indikator for god forretningsskikk.

Planen videre er å presentere utkastet internt, samle inn tilbakemeldinger og gjøre nødvendige justeringer i løpet av desember og januar, samt få på plass de siste kvantitative data for 2025 og publisere rapporten digitalt i løpet av første kvartal 2026.

Konklusjon

Alt i alt har arbeidet med VSME vært en læringsprosess. Fra å samle innsikter og forventninger, til å vurdere temaene fra ulike vinkler som påvirkning, risiko og strategisk betydning. Vi har lært at rapporteringsprosessen ikke bare handler om å oppfylle krav, men om å gi våre bærekraftsinitiativer ramme, fylde og en felles retning. Rapporteringen underbygger vår visjon om Ansvar, Kvalitet og Lidenskap og gir oss en arena for å kommunisere både fremdrift og ambisjoner for vårt bærekraftsarbeid.