Kunstig intelligens gir både muligheter og utfordringer

Samtidig er mange av disse stiftelsene små, med begrensede administrative ressurser. Søknader behandles ofte manuelt, via e-post eller papir, og styremedlemmer gjør vurderinger ved siden av ordinære jobber. Resultatet kan være fragmenterte prosesser, dårlig dokumentasjon og risiko for at utdelingene ikke skjer i tråd med formål og lov.

Her kommer digitale løsninger og kunstig intelligens (AI) inn som viktige verktøy for profesjonalisering, effektivisering – og ikke minst – regeloverholdelse.

Bare de siste månedene har det vært en betydelig økning i tydelige bruksområder for kunstig intelligens. Dette gir naturlig nok økt risiko for misbruk også, ved at søknader kan manipuleres eller ved at det er:

Manglende transparens og etterprøvbarhet

• AI-modeller (særlig de som bruker maskinlæring) kan være «black boxes», hvor det er vanskelig å forstå hvorfor en søknad fikk et bestemt utfall.

• Dette kan gjøre det utfordrende å dokumentere og begrunne vedtak, noe som er viktig i henhold til stiftelsesloven og krav til forsvarlig forvaltning.

Skjevhet og diskriminering (bias)

• AI-modeller trenes på historiske data, som kan inneholde skjevheter. Hvis tidligere søknadsbehandling har favorisert visse typer søkere, kan dette videreføres automatisk.

• Dette kan stride med prinsippet om likebehandling og gi grunnlag for klager eller tilsyn.

Brudd på personvern og datasikkerhet

• AI-systemer som behandler søknadsdata må følge GDPR. Det inkluderer krav om samtykke, innsynsrett og sikker håndtering av sensitive opplysninger.

Fra manuelle rutiner til automatisert oversikt

En av de største utfordringene i søknadsbehandling i dag er manglende struktur. Uten et system risikerer man at søknader forsvinner i innboksen, vurderinger ikke dokumenteres, og at det ikke finnes sporbarhet i vedtakene. I tillegg er det krevende å hente ut data til rapportering, evaluering eller revisjon i etterkant.

Digitale plattformer for søknadsbehandling gjør det mulig å samle alle søknader, vurderinger, vedtak og rapporter på ett sted. Det gir en rød tråd i hele prosessen, og sørger for at søknadsbehandlingen følger faste rutiner – tilpasset stiftelsens egne vedtekter og kriterier.

AI som støtte for presise og rettferdige vurderinger

Kunstig intelligens kan virke som et stort og teknologitungt begrep, men i søknadsbehandling handler det i praksis om konkrete og nyttige funksjoner. AI brukes ikke til å “ta beslutninger”, men til å støtte mennesker i å gjøre riktige vurderinger, raskere og mer konsistent.

Vedtekter som styringsverktøy – ikke som flaskehals

En vanlig utfordring er at vedtektene inneholder begreper som kan være åpne for tolkning. Hva betyr “lokal tilhørighet”? Hva regnes som “innovasjon”? Uten klare kriterier blir vurderingen lett skjønnspreget og vanskelig å forsvare.

Digitale løsninger kan bidra ved å oversette vedtektene til konkrete vurderingskriterier som legges inn i systemet. Når søkere fyller ut digitale skjemaer, må de svare på spørsmål knyttet til disse kriteriene. Dette gjør det enklere for både søkere og saksbehandlere å vurdere om en søknad er relevant.

Lovpålagt dokumentasjon og styrets ansvar

I henhold til stiftelsesloven har styret ansvar for forsvarlig forvaltning og dokumentasjon av virksomheten. Dette inkluderer å kunne dokumentere hvordan midlene er delt ut, hvilke kriterier som er lagt til grunn, og hvordan man har fulgt opp bruk av midlene.

Digitalisering av stiftelsesforvaltning – et nødvendig løft

Stiftelser står overfor et stadig økende behov for dokumentasjon, etterprøvbarhet og effektiv forvaltning av søknader og tildelinger. I denne sammenheng har digitale verktøy utviklet seg til å bli en viktig støtte i arbeidet med å sikre at utdelinger skjer i tråd med vedtektene og gjeldende regelverk.

Et moderne forvaltningssystem kan gjøre det mulig å utforme søknadsskjemaer med egne kriterier, digitalisere vurderingsprosessen i styret, samt samle all kommunikasjon og dokumentasjon på ett sted. Dette gir bedre oversikt og sporbarhet, samtidig som det effektiviserer arbeidsprosessene og reduserer risikoen for manuelle feil. Verktøyene kan også støtte stiftelsen i oppfølging av støttemottakere, med automatiske påminnelser og innhenting av rapporter, samt bidra til enkel rapportering til styret, revisor eller offentlige myndigheter. På denne måten kan stiftelsen frigjøre ressurser, styrke internkontrollen og sikre at forvaltningen holder et høyt faglig og etisk nivå.

Tillit krever struktur

Stiftelser og fond forvalter ikke bare midler – de forvalter tillit. Tillit fra givere, samfunnet og mottakerne. I en tid der kravene til dokumentasjon og åpenhet øker, holder det ikke lenger å “ha kontroll” – man må kunne vise den.

Digitale løsninger og AI gjør dette mulig, uten å øke det administrative arbeidet. Tvert imot: Med riktig verktøy kan man sikre at hver søknad vurderes på rett grunnlag, at vedtak dokumenteres og at formålet med utdelingene ivaretas – gang på gang.

Ved å ta i bruk teknologi som støtter, strukturerer og kvalitetssikrer søknadsprosessen, legger man til rette for en mer rettferdig, effektiv og trygg forvaltning av stiftelsens midler.