SAF-T blir obligatorisk fra 2020
Finansdepartementet har vedtatt endring i bokføringsforskriften slik at bokføringspliktige som har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig, skal kunne utlevere regnskapsdata i et gitt standard format. Innføringen blir obligatorisk for bokføringsperiode som begynner 1. januar 2020 eller senere. Før dette tidspunktet vil rapportering på SAF-T-formatet være frivillig.
Virksomheter med mindre enn fem millioner kroner i omsetning er unntatt fra kravet så fremt de ikke likevel har bokførte opplysninger elektronisk tilgjengelig. Det er kun i forbindelse med en eventuell kontroll at de bokføringspliktige plikter å innsende en SAF-T-fil på forespørsel fra skattemyndighetene.
Hva er SAF-T?
SAF-T er et standardformat for utveksling av regnskapsmateriale. Standarden angir hvilke regnskapsdata som skal utveksles og strukturen på dataene. Slik standarden nå foreligger, omfatter den kontospesifikasjon (hovedbok), og leverandør- og kundespesifikasjon (reskontro).
Hovedformålet
SAF-T er først og fremst utarbeidet for rapportering av opplysninger i forbindelse med ettersyn og kontroll fra skattemyndighetene. Dette vil gi forutsigbarhet ved bokettersyn da man leverer denne filen i stedet for å måtte finne frem ulike rapporter o.l. for å dekke det som etterspørres. Et slikt format vil også være et gode for andre som revisorer, regnskapsførere og rådgivere.
Standard kontoplan
Revisorforeningen og andre har hatt større innvendinger mot den foreslåtte obligatoriske kontoplanen på to siffer. SAF-T kommer nå til å åpne for mapping mot oppstillingsplanen i de aktuelle næringsoppgavene som de regnskapspliktige benytter. For kommuner og statlige virksomheter som er pålagt å bruke en bestemt kontoplan, legges det opp til en mapping mot disse kontoplanene.
Hvordan påvirker dette de bokføringspliktige?
Dersom selskapet bruker et «standard» regnskapssystem, er tilretteleggingen for SAF-T noe som systemleverandørene håndterer ved utviklingen av sine regnskapssystemer. Mange norske leverandører av regnskapssystemer har vært med i dialogen allerede fra høsten 2015 og noen av dem har også vært med på å utvikle selve standarden. For mer komplekse systemer kan implementeringen gjerne ta opp mot ett år.
Selve mappingen av for eksempel kontoplan må utføres av den rapporteringspliktige selv. Dersom et selskap tilpasser kontoplanen eller bruker sin egenutviklede kontoplan eller avvikende mva-koder, vil det medføre ekstraarbeid som følge av at regnskapsfører eller bokføringspliktig selv må påse at mappingen blir riktig
Dataanalyse – alle (revisorer) skal med
Ved innføring av SAF-T vil mulighetene åpne seg for revisorer til å ta i bruk SAF-T-filen i revisjonen. Den store fordelen med SAF-T fra et revisorperspektiv er at «alle» revisjonsklientene vil kunne produsere en hovedbok som bruker samme mva-koder, samme koder for arbeidsgiveravgift, samme saldobalanse, dato i samme format osv. Tilsvarende fil vil også bli produsert med leverandør og kundespesifikasjoner. All bokføringspliktig informasjon vil i prinsippet derfor være helt lik hos alle klientene. Det vil gjøre det enklere å bruke dataanalyse, som vil gi en mer effektiv og presis revisjon.
Dataanalyse gir på ingen måte et ferdig revidert regnskap, men er et verktøy som gjør det enklere å finne ut hva man bør se nærmere på, og det kan være et meget godt hjelpemiddel i revisjonen. I en risikobasert tilnærming vil dataanalyse hjelpe revisor med å identifisere forhold som bør sees nærmere på.
I et dataanalyseprogram vil mange av standardhandlingene være ferdig programmerte, men det vil være mulig å lage egne formler. Dersom man må lage en formel for ønsket analyse på egenhånd, vil samme formel gi samme rapport på alle kunder i alle år, noe som er en fordel. Slike formler kan også enkelt deles mellom de ansatte i revisjonsselskapet.
En av de aller største fordelene i en tidlig fase er at revisor enkelt vil kunne lage regnskapsrapporter selv. Dette minsker mislighetsrisikoen, men fremfor alt gir det et mye større spillerom i diskusjonen med kunden siden revisor på et enkelt vis kan hente frem ferske regnskapsanalyser. Dette i motsetning til rapporter som klientene selv har laget og sett før de gis revisor.
«Standard» revisjonskunde
En «standard» revisjonskunde har gjerne et arbeidsområde rundt «oppstarts/planleggingshandlinger», «varekjøp/leverandører», «varelager», «salg/kundefordringer», «lønn», «skatt/avgifter» og «hovedbokskontroller/avslutningshandlinger». Revisjonen er risikobasert og forskjellige handlinger er aktuelle for hver kunde. Nedenfor vises noen eksempler.
Oppstarts- og planleggingshandlinger
En del revisorer avstemmer fjorårets utgående balanse mot årets inngående. En dataanalyse vil raskt kunne summere hele hovedboken, gjøre denne avstemmingen og i tillegg avstemme årets transaksjoner mot den utgående balansen. Når alle kunder kommer med filer i samme format, blir det også svært enkelt å strømlinjeforme en slik prosess for «alle» kunder.
Salg/kundefordringer
I min praksistid ba vi ofte kunden om en aldersfordelt saldoliste. Med den nye filen lager revisor i løpet av sekunder aldersfordelingen selv og i det «dagsintervallet som ønskes» – for eksempel 30/60/90 dager og eldre. I tillegg til tidsbesparelsen, minskes mislighetsrisikoen. Rent kommunikasjonsmessig er det også mye enklere om revisor lager analysen selv og deretter diskuterer denne med kunden, enn om kunden først lager rapporten og gir den til revisor.
For en klient kan det være interessant å vite hva gjennomsnittlig kredittid pr. kunde er. Dette er en analyse som enkelt kan gjøres dersom dataene er i SAF-T-format.
I forhold til tapsavsetninger kan det også være interessant å trekke ut krediteringer etter årsskiftet samt avstemme innbetalinger mot åpne poster. Et analyseverktøy ordner dette uten risiko for manuelle feil.
Med dataene i ordnet format vil man også kunne avstemme hele ordresystemet mot hovedboken. Det vil kunne gi bevis for om alle ordrer er fakturert, samt eventuelt vise de ordrene som ikke er fakturert. Dataene kan for så vidt også enkelt ta tett nummerseriekontroll av alle ordrer for å se om det mangler noen ordrer, og om det eventuelt finnes gode begrunnelser for hvorfor de er slettet eller eventuelt ennå ikke er ferdig levert.
Bruker klienten et varelagersystem, kan det også være mulig å lage detaljerte bruttofortjenesteanalyser, for eksempel pr. vare, varegruppe eller for hver enkelt kunde.
Varelager
Det forventes ikke at påbudt bruk av SAF-T vil føre til nye krav når det gjelder bokføring av varer/varekjøp. I dagens regelverk er heller ikke varetransaksjoner spesielt regulert annet enn at IB/UB og årets varekost skal være riktig i regnskapet. Mange selskaper bruker likevel varelagersystemer.
I slike selskaper vil revisor kunne bruke rapporter fra lagersystemet sammen med hovedboken for å beregne omløpshastigheten for varene (ved ukuransvurdering), omsetning pr. varegruppe, prisavstemming osv.
Varekjøp/leverandører
Det er sjelden at leverandører er av en slik størrelse og har en risikoprofil som gjør at det gjøres særlige revisjonshandlinger mot disse. De fleste analysene som gjøres mot kundefordringene, kan i noen tilfeller være aktuelle også for leverandørene.
Når det gjelder varekjøpene, kan man kanskje sjekke kjøp pr. leverandør eller for eksempel produkt. For å minske mislighetsrisiko kan revisor også avstemme opplysningene i ansattregisteret mot leverandører. Revisor kan for eksempel sjekke om noen ansatte skulle ha samme kontonummer som en registrert leverandør.
Lønn
Her kan det for eksempel lages en tabell som sammenligner lønn pr. måned (eller annet definert tidsintervall). En slik mislighetstest vil kunne vise hva revisor bør se nærmere på i selskaper med mye fastlønn. Eventuelt kan revisor avstemme opplysninger som foreslått under «varekjøp/leverandører».
Skatt/avgifter
Med hovedboken kan det lages en pivot-tabell som viser saldobalanse summert etter hvilken mva-kode som er brukt på de forskjellige kontoene. Dette er en svært effektiv analyse for videre undersøkelser av hvordan mva-koder er brukt.
Dataverktøy vil enkelt kunne trekke ut ulogiske hovedbokføringer (misligheter), for eksempel føringer direkte mot konto for merverdiavgift i balansen.
Hovedbokskontroller/avslutningshandlinger
Ulogiske hovedbokføringer (misligheter) kan trekkes ut, for eksempel posteringer rundt spesifikke datoer eller spesifikke tidspunkter.
En annen grei analyse er å la programmet hente ut alle «identiske posteringer», for eksempel like beløp. Det blir ofte treff på for eksempel husleie, men feilføringer om noe skulle ha blitt registrert dobbelt, kan også bli funnet.
En annen god analyse kan være å lage et resultatregnskap basert på hovedboken terminvis, for så å lage en trendanalyse og se nærmere på ulogiske avvik.
Vær beredt!
Noen av analysene som er beskrevet kan være litt kompliserte å få gjort slik det er i dag. Min antakelse er at dette vil endre seg radikalt ved innføringen av SAF-T. Akkurat nå er tiden innen for å forberede seg for de mulighetene som vil komme.
