Dokumentasjon av betalingstransaksjoner
Artikkelen gir en praktisk orientering rundt enkelte elementer ved den nye bokføringsstandarden NBS 7 Dokumentasjon av betalingstransaksjoner som får virkning fra 1. januar 2016.
Standarden stiller ingen nye krav til dokumentasjon, men gir en utdypning av hva som kreves av dokumentasjon i tilknytning til en betalingstransaksjon. Betalingstransaksjoner omfatter både den som utsteder et krav og den som utfører betalingen til mottaker (betaler iht. standarden).
Av bokføringsforskriften § 5–11 fremgår det at dokumentasjon av betalingstransaksjoner (som ikke gjelder kontante kjøp og salg, jf. bokføringsforskriften § 5–3–1), skal vise hvem som er betaler og mottaker av betalingen, samt beløp og dokumentasjonsdato. Av NBS 7 fremkommer det videre at dokumentasjonen blant annet skal inneholde tilstrekkelig informasjon til at den kan danne grunnlag for kontroll av bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering i hele oppbevaringstiden.
Dokumentasjonen
Dokumentasjonen skal kunne sannsynliggjøre hvem som er betaler og hvem som er mottaker av betalingen. I de tilfellene hvor det allerede er registrert et krav i form av en fordring eller gjeld, vil det vanligvis være enkelt å sammenstille innbetalingen mot utestående fordring (motsatt for betaler hvor betalingen blir matchet mot gjeld).
Utfordringen for en mottaker er når man ikke har noe utestående krav, men mottar pengeoverføringer uten noen form for underlagsdokumentasjon. Dette kan, som standarden nevner, være for eksempel tilskudd, gaver eller forskuddsbetalinger. Standarden nevner ikke særskilt hvordan mottaker skal dokumentere slike transaksjoner, men det vil være naturlig at en slik transaksjon fremkommer på en bankkontoutskrift. Standarden tillater at selskapene kan benytte bankkontoutskrift som tilfredsstillende dokumentasjon, men den krever videre at selskapet må sannsynliggjøre hvem som er betaler og betalingsmottaker. Sannsynliggjøringsbegrepet benyttes flere steder i standarden og det anses derfor relevant å gi noen kommentarer rundt dette begrepet og hva som kreves for å tilfredsstille en sannsynliggjøring av hvem som er betaler og mottaker av betalingen.
