Snakk med kundene dine allerede nå
Interimsrevisjonen er et godt tidspunkt for å forberede kundene dine på a-ordningen. Har du ikke interimrevisjon, ta en telefon til kundene. Ordningen trer i kraft fra og med 2015. Alle foretak må levere sin første melding allerede 5.2.2015.
Det er en del arbeid som må gjøres, og foretakene bør og kan være klare i forkant. Revisorer og regnskapsførere bør drøfte dette med kundene i god tid før ikrafttredelse.
Når årsoppgjøret setter i gang, kan det bli en stor ekstrabelastning om foretaket ikke har forberedt seg. Det som er mest tidkrevende vil være selve forberedelsene. Det vil si å sørge for at man har lagt inn riktig informasjon i lønnssystemet. Jeg starter med å fremheve tre punkter, som anses som de mest viktige. Mest arbeid må nok de fleste bedriftene legge ned i å konvertere de gamle lønns- og trekk-kodene til nye beskrivelser.
Hva må forberedes?
Alle ytelser/lønnsarter foretaket gir må lenkes opp mot beskrivelsene i A-ordningen. Denne jobben gjøres i lønnssystemet. Kodespeilet, som det er vist til nedenfor, gir veiledning.
A-meldingen sendes inn på det juridiske organisasjonsnummeret. Dersom foretaket driver flere virksomheter, er det tildelt flere virksomhetsnumre fra Enhetsregisteret. I a-meldingen skal de ansatte knyttes opp mot den virksomheten de er ansatt i, og rapporteres på det nummeret.
Sjekk ansattregisteret. Det er viktig at ansattregisteret nå kun består av gyldige arbeidsforhold. Informasjon som må legges inn, er bl.a. arbeidsforhold, start/sluttdato, stillings- eller permisjonsprosent og informasjon om den ansatte, som for eksempel fødselsnummer.
Hvordan levere meldingen?
For foretak som ikke har et lønnssystem
Arbeidsgivere som ikke ønsker, eller ikke har mulighet til å benytte et lønnssystem for å levere a-meldingen, kan registrere de nødvendige opplysningene manuelt i Altinn. Direkte registrering kan muligens være hensiktsmessig i foretak med svært enkle arbeidsforhold.
For foretak med lønnssystem
Lønnssystemer må oppdateres til a-ordningen for å kunne brukes til lønnsinnberetning.
Altinn har en oppdatert liste over de systemene som oppdateres til ny ordning:
https://www.altinn.no/Global/a-ordningen/LPSer som tilpasser seg a-ordningen.pdf
Har enheten regnskapsfører som også kjører lønnsinnberetningen?
I slike tilfeller bør man sjekke at regnskapsfører har kontroll på hvordan endringen skal håndteres. Det anbefales at selskapet/revisor retter en forespørsel til regnskapsføreren om han er klar for endringen. En god indikasjon på om alt er i rute, er om kunden har mottatt nye oppdragsavtaler fra regnskapsfører som også dekker det som følger av a-ordningen.
Hva rapporteres?
Fire forhold skal nå rapporteres 5. hver måned:
arbeidsforhold (fast ansettelse, turnus, yrkeskode, osv.)
start- og sluttdato for arbeidsforhold
stillings- eller permisjonsprosent
informasjon om den ansatte (fødselsnummer, osv.)
Hvor er det blitt av lønnskodene?
De gamle lønnskodene er borte. De er erstattet med en beskrivelse av ytelsen. For å gjøre denne konverteringen enklere har Skatteetaten laget et eget kodespeil fra de gamle kodene: https://www.altinn.no/Global/a-ordningen/Kodespeil for LTO-koder og a-ordningen 04062014.pdf
Forsvinner Lønns- og trekkoppgavene?
Arbeidsgiver har fortsatt plikt til å gi arbeidstaker en årlig sammenstilling over innrapporterte opplysninger om utbetalt lønn, trukket skatt og feriepengegrunnlag osv. Mange lønnssystemer vil sannsynligvis tilpasse systemene slik at årets siste lønnsslipp også viser akkumulerte tall og inneholder all informasjon som loven krever. Denne sammenstillingen skal kun sendes arbeidstaker, ikke skatteetaten.
Hva hvis vi får feilmeldinger ved innleveringen i februar?
Etter innlevering av melding etter a-ordningen, gis en tilbakemelding fra systemet. Dersom det er avvik, skiller tilbakemelding mellom tre alvorlighetsgrader:
Avvisning. Ved avvisning er meldingen ikke akseptert og ingenting av det som er sendt inn blir regnet som mottatt. Ved avvisning må retting foretas umiddelbart og det må sendes inn en ny melding.
Øyeblikkelig. Meldingen er akseptert, men inneholder feil som må rettes. Om feilen som blir angitt i tilbakemeldingen går på en konkret ansatt, kan man sende inn en ny a-melding kun for den konkrete ansatte.
Retningslinje. Meldingen inneholder kanskje avvik. Virksomheten må sjekke tilbakemeldingen og rette dersom det er avvik. Er opplysningene som er sendt inn riktige, skal ikke enheten foreta seg videre handlinger.
Hva gjør man med «periode 13»-lønnen – lønn opptjent i desember og utbetalt i januar?
Det er ingen prinsippendringer om tidfesting av lønnsinntekt som følge av den nye ordningen. Det vil si at kontantprinsippet fortsatt gjelder. Inntekten skal skattlegges når beløpet utbetales, eller på det tidspunktet det oppstår adgang til å få beløpet utbetalt.
Ligningsloven § 5-2 er endret i forbindelse med a-opplysningsloven fra 1.1.2015. Paragrafen endrer «siste inntektsår» til siste «kalendermåned». Det som er utbetalt eller ytet i løpet av en kalendermåned skal innrapporteres på den aktuelle kalendermåneden.
Svaret på det konkrete spørsmålet i mellomtittelen er at lønn som utbetales i januar, også skal innberettes i januar. Her har vi sett at en del selskaper har hatt en praksis som ikke er korrekt etter gjeldende regelverk. Tidligere feil praksis må rettes opp som følge av a-ordningen. Det er ikke lenger mulig med «periode-13»-lønnskjøringer.
Er det nytt system for betaling av forskuddstrekk og AGA?
Det er ingen endringer i betaling av arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk. Det vil si at innbetaling foretas hver annen måned, på samme måte som i dag. KID-nummeret vil være det samme for de to månedene i terminen.
Kan vi teste i forkant?
A-ordningen vil åpne for at flere lønnssystemer skal kunne teste innlevering i løpet av november 2014. Kontakt leverandøren av lønnssystemet for å sjekke om de åpner for prøveinnsendelse. Det kan være klokt å prøve en innlevering med nytt og gammelt system samtidig i 2014. Om begge metoder viser samme grunnlaget for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk, uten feilmeldinger, har man kommet et godt stykke på vei.
Tips til revisor
Et godt råd er å teste revisors egen virksomhet når testportalen åpnes. Når man selv har en følelse for hvor skoen trykker, er det lettere å veilede andre. Ved å sende inn, sjekker man at lønnsartene er satt opp mot gyldige kombinasjoner. Feilregistrerte organisasjonsnumre eller feil data om ansettelsesforhold kan også bli avdekket i prøveinnsendingen. Dette fører til mindre jobb på nyåret og det blir lettere å veilede klientene når utfordringer oppstår.
