Selskapssekretær
Det stilles store krav til administrasjonen og styret i en bedrift, både når det gjelder løpende samarbeid og å holde orden på bedriftsrelatert informasjon. Dessuten er det å være styremedlem eller daglig leder forbundet med et betydelig ansvar. Kundene trenger hjelp! Hvor er selskapssekretæren?
Små og mellomstore bedrifter har gjerne ikke råd til å ha egne personer som har kontroll på administrasjonen i selskapet. Derfor blir dette ofte et tilleggsarbeid som blir liggende på daglig leder. Daglig leder er gjerne veldig fokusert på løpende, operativ drift: kunder, salg, medarbeidere, produksjon osv. Administrasjonsarbeidet blir ofte lidende, kanskje som følge av at daglig leder ikke har tid, mangler kompetanse og gjerne også interesse for dette arbeidet.
Hva trenger bedriftene hjelp til?
Noen gjengangere som små og mellomstore bedrifter har behov for å forbedre:
Strukturere og arkivere bedriftens dokumenter og informasjon samt gjøre disse lett tilgjengelige for dem som bør ha tilgang til dem
Sikre at formalia dokumenteres og offentlig myndighetsrapportering gjennomføres på en tilfredsstillende måte
Kommunisere effektivt med hverandre og bedre samhandlingen mellom ledelsen, styret og deres støttespillere
Forberede og gjennomføre styremøter og ledergruppemøter
Redusere risikoen for at styremedlemmene og daglig leder skal komme i erstatningsansvar
Bygge kompetanse som en naturlig del av arbeidet
En selskapssekretær kan bidra til å samle relevant informasjon på ett sted, slik at de som bør ha tilgang til dette vet hvor de finner den og kan kommunisere med hverandre basert på denne. Videre er det av stor verdi å lage oversikter som gir bedriften bedre overblikk og kontroll. Hva en ønsker å prioritere, bør tilpasses behovene i den enkelte bedrift.
Noen konkrete områder som det ofte er naturlig å sette fokus på:
Regnskap og budsjett: Mange regnskapssystemer lar nå bedriftsledelsen logge seg på for å kunne følge med løpende. Det er imidlertid fremdeles behov for sluttførte og kvalitetssikrede perioderapporter med kommentarer som kan benyttes bl.a. overfor styret og banken. Dette er det naturlig å samle og gjøre tilgjengelig ett sted, slik at en kan kommunisere effektivt. Når en ny regnskapsrapport er klar, vet alle det og har tilgang til den. Det kan stilles oppklarende spørsmål og gis gode svar. Tilsvarende vil det være for budsjetter og likviditetsprognoser.
Personale (HR): lag en medarbeideroversikt som viser nøkkelopplysninger pr. medarbeider (alder, stilling, kompetanseområder, utdannelse, lønnsvilkår, kontaktinformasjon til pårørende etc.), samle alle ansettelseskontrakter ett sted, dokumenter selskapets HMS-rutiner og følg opp sykefraværsstatistikken.
Kontrakter & Avtaler: lag en oversikt over alle leverandøravtaler som viser nøkkelinformasjon pr. avtale (avtalepart, inngåelsesdato, oppsigelses-/utløpsdato, kostnader, kontaktpersoner etc.), samle alle gjeldende avtaler på ett sted (leverandører, partnere, bank, forsikring, pensjon, husleie og ev. kundeavtaler). Det er dumt å tape penger på ikke å følge med i timen …
Utvikling av bedriften: strategidokumenter, markedsrapporter, risikovurderinger, økonomiske analyser av bedriften etc. bør samles ett sted slik at de er tilgjengelige og at man kan kommunisere rundt dem
Firmaopplysninger: vedtekter, firmaattest, aksjeeierbok/aksjeeierbevis, eiendeler/anleggsoversikt, aksjonæravtale osv. brukes ikke så ofte, men det er veldig kjekt å ha det på plass når en først trenger det
Årsoppgjøret og annen myndighetsrapportering: dette skal behandles og sendes inn til riktig tid med riktig innhold. Senere er det praktisk å kunne gå tilbake og finne alt på ett sted.
Styrearbeid: styremøter og generalforsamling må forberedes både med tanke på å lage agenda og å fremskaffe underlagsmaterialet til hvert agendapunkt. Dette må gjøres tilgjengelig for styremedlemmene slik at de kan forberede seg på en effektiv måte. Deretter skal møtet gjennomføres og i etterkant skal referatet skrives. For styremedlemmer kan det også være viktig å kunne gå tilbake i etterkant for å se hva som ble behandlet på et konkret styremøte.
