Forslag som anses som god bokføringsskikk
Bokføringsstandardstyrets forslag om endringer i bokføringsregelverket har vært på høring, men det kan ta en tid før lovendringsforslag fremmes og det blir gjort endringer i forskriften.* Finansdepartementet har 26. mars 2010 endret bokføringsforskriften som en følge av innføringen av omvendt avgiftsberegning for klimakvoter. Forskriften ble også oppdatert med riktige henvisninger til blant annet ny merverdiavgiftslov og ny skattebetalingslov. Samtidig ble et par av forslagene fra gjennomgangen av bokføringsregelverket vedtatt; § 5-3-5 om gevinst- og underholdningsautomater ble opphevet og § 8-6-3 om spesifikasjon for hoteller mv. ble endret. Artikkelen gir en oversikt over hvilke forslag som kan tas i bruk allerede nå som god bokføringsskikk.
Bokføringsstandardstyret har i to delrapporter foreslått omfattende endringer av bokføringslovgivningen. Mange av endringene medfører lettelser for næringslivet. Siden endringene bare har vært på høring og ikke er ferdigbehandlet av Finansdepartementet, kan ikke disse lettelsene tas i bruk ennå. Noen av forslagene vil medføre ytterligere byrder for næringslivet. For eksempel er det foreslått å innføre krav til personaljournal for ansatte innen restaurantnæringen, frisørbransjen og i bilverkssteder og bilpleie. Dette er krav som ikke må følges før de er vedtatt som lov eller forskrift.
Flere av forslagene må oppfattes som en presisering av gjeldende rett. Det er foreslått endringer fordi regelverket oppfattes mangelfullt eller misvisende. Denne artikkelen gir en oversikt over hva som må antas å være god bokføringsskikk på disse områdene.
Spesifikasjon av pliktig regnskapsrapportering
Konto- og merverdiavgiftsspesifikasjon
Noen regnskapssystemer har som funksjonalitet å periodisere forskjellig for regnskaps- og mva-formål. Bokføringsstandardstyret vurderte det slik at det innenfor gjeldende regelverk er mulig å akseptere at det er forskjell mellom saldoene i kontospesifikasjonen og avgiftsgrunnlaget som benyttes ved utarbeidelse av avgiftsoppgaven, forutsatt at differansen forklares og spesifiseres pr. transaksjon. I slike systemer vil eksempelvis dokumentasjon av varesalg og varekjøp bokføres på leveringstidspunktet. De salg og kjøp som det ved periodeslutt ikke er utstedt salgsdokument for, spesifiseres som forskjell. Ved å tillate dette reduseres bruk av korreksjonsbilag ved forskjellig regnskaps- og avgiftsmessig periodisering. Dette vil kunne være en fordel for de bokføringspliktige. Det er foreslått en endring i forskriftsteksten som skal synliggjøre denne muligheten, men det må antas at slik bokføring pr. i dag ikke er i strid med god bokføringsskikk.
Salg til ledende ansatte
Etter bokføringsloven § 5 første ledd nr. 7 skal det utarbeides spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte. I GBS 11 Salg til ledende ansatte er det sagt at uttrykket ledende ansatte normalt vil omfatte daglige ledere, butikksjefer, avdelingssjefer og andre ansatte som har så stor innflytelse i foretaket at de har bestemmende myndighet over vederlaget for eget kjøp av varer og tjenester.
Bokføringsstandardstyret har foreslått at eksemplifiseringen av hvem som er ledende ansatte tas inn i bokføringsforskriften og der det avgjørende vil være om de ansatte har så stor innflytelse i foretaket at de har bestemmende myndighet over prisfastsettelsen knyttet til eget kjøp av varer og tjenester. Dette må regnes som god bokføringsskikk pr. i dag.
Bruk av underspesifikasjoner
Etter bokføringsforskriften § 3-1 skal alle poster vises enkeltvis i bokføringsspesifikasjonen, kontospesifikasjonen, kundespesifikasjonen og leverandørspesifikasjonen. Det er gjort et unntak for systemgenererte poster, men unntaket er kun gjort gjeldende for bokføringsspesifikasjonen.
De tekniske løsningene vil i mange tilfeller legge opp til at den enkelte post ikke vises direkte i spesifikasjonene. Det er eksempelvis ikke uvanlig å spesifisere den enkelte salgstransaksjon i en fakturajournal, mens det i bokføringsspesifikasjonen kun fremkommer totaler for bestemte perioder. Dette er i overensstemmelse med gjeldende rett for så vidt gjelder bokføringsspesifikasjonen, under forutsetning av at det er systemgenererte poster som er lett kontrollerbare. Bokføringsstandardstyret antar at en slik løsning i praksis, forutsatt kontrollspor, også er anvendelig for kontospesifikasjonen og andre aktuelle spesifikasjoner. Det er imidlertid ikke åpenbart at denne løsningen er akseptabel etter gjeldende forskriftstekst. Bokføringsstandardstyret har derfor foreslått en presisering i forskriften slik at det gis en generell adgang til å benytte underliggende spesifikasjoner for spesifikasjon av den enkelte post. Det er forutsatt at det foreligger kontrollspor mellom totalene og underliggende spesifikasjon, ved at underliggende spesifikasjon må vise postene oppsummert og kontrollerbare mot totalene. De underliggende spesifikasjonene vil således inngå som en del av spesifikasjonene, med de samme oppbevaringskrav.
Bokføringsstandardsstyret viser til at løsbladforskriften (forskrift 16. desember 1992 nr. 1156) tillot at systemgenererte poster som ikke er ført mot fordringshavere og skyldnere kunne fremkomme som kontrollerbare totaler. Det antas at bruk av underspesifikasjoner blir benyttet i praksis, spesielt ved bruk av fakturajournaler, og dette må kunne regnes som god bokføringsskikk pr. i dag for bokføringsspesifikasjoner og kontospesifikasjoner forutsatt at kontrollsporet er ivaretatt.
.gif)
