Merverdiavgiftsrepresentant

Etter bokføringsloven § 2 annet ledd har enhver som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven eller omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven bokføringsplikt etter bokføringsloven. Etter merverdiavgiftsloven § 10 tredje ledd annet punktum er representanten avgiftspliktig. Den som er avgiftspliktig skal sende oppgave til avgiftsmyndighetene og etter forskrift nr. 71 til merverdiavgiftsloven er den utenlandske næringsdrivende og hans representant begge ansvarlige for at avgift blir beregnet og betalt. Etter forskrift nr. 71 skal regnskap for utlendingens omsetning her i landet føres i samsvar med bestemmelsen i bokføringsloven. Det fremgår videre at både den utenlandske næringsdrivende og hans representant er ansvarlige for at bokføringsplikten etter bokføringsloven § 2 annet ledd blir overholdt.

Skattedirektoratet uttaler i et brev til et advokatfirma (artikkel 21. april 2006) seg om hvilke plikter en representant etter merverdiavgiftsloven har etter bokføringsloven. Det konkluderes med at representantens bokføringsplikt mv. er avgrenset til den delen av regelverket som er av betydning for rapportering etter merverdiavgiftsloven. Det bemerkes at det ikke alene er merverdispesifikasjonene som er av betydning for rapportering av merverdiavgift. En del av spesifikasjonskravene ivaretar generelle kontrollformål, herunder også i forhold til avgiftsberegningen. For eksempel vil kontospesifikasjonen være et utgangspunkt for kontroll av merverdispesifikasjonen, kunde- og leverandørspesifikasjonen et utgangspunkt for kontroll mot kontoforespørsler osv. Representantens ansvar blir etter dette å påse at bokføringsplikten er overholdt, at bokførte opplysninger er dokumentert, relevante spesifikasjoner utarbeidet og at oppbevaringskravene overholdes. Det er ikke krav om at representanten selv forestår bokføringen. Det påpekes spesielt at regelverket forutsetter at næringsdrivende som er registrert med representant skal sende salgsdokumentet gjennom representanten.

Bokføring ved bruk av regneark

Skattedirektoratet har i et brev til en systemleverandør (artikkel 5. februar 2007) uttalt seg om bruk av regneark ved bokføringen. Skattedirektoratet har med henvisning til det generelle bokføringsprinsippet om sikring frarådet bruk av regneark. Dersom dette likevel velges, forutsetter Skattedirektoratet at opplysningen låses, for eksempel i form av utskrifter på papir eller til en pdf-fil, innen fristene for å utarbeide lovbestemte spesifikasjoner, jf. bokføringsloven 5, samt at disse utskriftene oppbevares iht. bokføringsloven § 13.

Bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt, jf. bokføringsloven § 13 annet ledd. Dette gjelder selv om lovbestemte spesifikasjoner er tatt ut på papir for oppbevaring i 10-årsperioden. (Kravet gjelder ikke bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift.)

Nummerering av bilag

Bokføringsloven krever at det i spesifikasjonene skal være en dokumentasjonshenvisning. Skattedirektoratet uttaler i artikkel 30. mars 2006 at det er vanskelig å se at kravet kan oppfylles på annen måte enn ved fortløpende nummerering av dokumentasjonen, eventuelt fortløpende nummerering av ulike bilagsarter. Det uttales at kravet ikke er oppfylt ved å benytte leverandørens fakturanummer som henvisning. I artikkel 26. oktober 2006 presiseres det at kravet om at dokumentasjonen (dokumentasjonshenvisningen) skal være fortløpende nummerert i bokføringen, gjelder den enkelte bokføringspliktige virksomhet.