Hva er prosessmining?

Kort fortalt er PM en metode som bruker data fra hendelseslogger (“event logs”) i bedriftens IT-systemer for å rekonstruere og visualisere arbeidsprosesser. En hendelseslogg kan inneholde informasjon fra for eksempel tidsstempler for fakturering, godkjenning av transaksjoner eller andre aktiviteter som utføres i systemet. PM gjør det mulig å bruke data fra IT-systemer til å analysere og forstå kundenes forretningsprosesser og kan i revisjonssammenheng blant annet benyttes for å finne ut hvordan alle transaksjoner av en bestemt type beveger seg gjennom kundenes IT-system. PM kan evaluere en hel prosess fra start til slutt, bidra til å identifisere kontrollavvik, oppdage svindel og sikre at bedrifter etterlever sine egne rutiner og retningslinjer. PM er nyttig for internrevisor, men det er også et nyttig verktøy for ekstern revisor. Resultatet av analysen er en detaljert prosessmodell, gjerne visuell, som gir innsikt i hvordan prosesser faktisk fungerer, i motsetning til hvordan de er ment å fungere ifølge prosedyrer og retningslinjer.

Hvis PM benyttes i salgsprosessen, vil analysens output kunne komme i form av en figur som viser hvilke «veier» alle salgstransaksjoner har fulgt gjennom systemet, og vi vil se hvor mange av transaksjonene (og hvilket beløp) som fulgte vanlig flyt. En mulig prosessflyt vil kunne se slik ut:

1. Tjeneste utføres

2. Faktura utformes og sendes

3. Betaling mottas

Men PM vil også vise avvik fra denne standardflyten, for eksempel:

1. Tjeneste utføres

2. Timer eller pris endres i systemet

3. Faktura utformes og sendes

4. Avtale reforhandles

5. Betaling mottas

I stedet for å følge én transaksjon gjennom IT-systemet i form av en vugge-til-grav-test, vil man med PM gjennomføre denne testen på alle transaksjoner i en bestemt tidsperiode. Dette gir et helhetlig bilde av prosessen og kan avdekke uregelmessigheter som ellers ville gått under radaren.

Prosessmining som revisjonsverktøy

Hovedspørsmålet som stilles i forskning på PM er hvordan teknologien har potensiale til å forbedre revisjonsprosessen. Artiklene under inkluderer konkrete funn fra nyere studier og kan være interessant lesning for revisorer som benytter eller ønsker å benytte PM i sine revisjonsoppdrag.

1. Prosessforståelse

Jans og Laghmouch (2023) diskuterer revisors potensielle bruk av PM og fremhever at PM hjelper revisorer med å forstå hvordan kundens prosesser faktisk fungerer, sammenlignet med hvordan de er ment å fungere. For eksempel kan PM avdekke om fakturaer blir behandlet uten nødvendig attestering eller om transaksjoner finner sted på uvanlige tidspunkter, som midt på natten.

2. Oversikt over kontrollaktiviteter

Foehr et al. (2025) påpeker i sin studie at selv om fordelene ved PM er mange, kan det også pekes på implementeringsutfordringer. De har derfor laget et rammeverk som kan være nyttig for revisorer som ønsker å benytte PM i sine revisjonsoppdrag. Dette rammeverket legger til grunn at PM er særlig nyttig når revisor skal forstå og teste kundenes kontrollaktiviteter, men som en konsekvens av analysen kan PM også bidra til at revisjonskundene får en bedre oversikt over egne prosesser, inkludert egne kontrollaktiviteter. PM er særlig nyttig i prosesser der det er stor risiko for at det oppstår feil, og Foehr et al. (2025) trekker frem salgsinntektsprosessen og innkjøpsprosessen som interessante i revisjonssammenheng.

3. Identifisering av unormale transaksjoner

Duan et al. (2025) vektlegger at PM kan bidra til at revisor får identifisert transaksjoner som avviker fra normal transaksjonsflyt og gjennom dette finne ut hvilke kontroller som har mangler, og hvilke som mangler.

4. Revisors bruk av bevis fra PM-verktøy

Mugwira et al. (2025) undersøker i en eksperiment-basert studie hvordan revisor oppfatter revisjonsbevis som stammer fra PM-verktøy. I eksperimentet blir de deltagende revisorene bedt om å gjennomføre en enkel risikovurdering enten i planleggingsfasen eller i utførelsesfasen av revisjonen, og deltagerne mottar PM-beviset enten i grafisk eller tekstbasert format. Revisorene i studien finner beviset som mottas mer relevant i utførelsesfasen av revisjonen enn i planleggingsfasen, og revisorer som mottar PM-beviset i grafisk format, finner det marginalt mer relevant enn revisorer som mottar beviset i tekstformat.

Oppsummert forteller forskningen at PM kan bidra til å styrke revisors arbeid på flere områder:

1. Bedret prosessforståelse: Ved å analysere hele prosesser, kan revisor raskt identifisere avvik, for eksempel dersom enkelte fakturaer blir godkjent uten nødvendig signatur, eller dersom noen transaksjoner omgår etablerte kontrollrutiner. Dette gir tidsbesparelser og mer presise vurderinger.

2. Risikobasert revisjon: PM kan bidra til at revisor fokuserer revisjonen på områder der det er høyest risiko. Ved å analysere store datamengder kan teknologien avdekke mønstre som indikerer potensielle svakheter, som for eksempel repetitiv bruk av samme bruker-ID der det skulle vært arbeidsdeling.

3. Sanntidsrevisjon: Istedenfor å vente til en rapporteringsperiode er avsluttet, kan revisorer bruke PM til å overvåke transaksjoner og prosesser kontinuerlig. Dette åpner for en mer dynamisk revisjonsform enn tradisjonelle metoder.

Fremtidens revisjon

Potensialet for PM i revisjon er stort. Med PM kan revisor kombinere dataanalyse og prosessforståelse, noe som kan bidra til mer effektive, nøyaktige og relevante revisjoner. For revisorer som ønsker å holde seg relevante i en stadig mer datadrevet verden, er PM et verktøy som gir spennende muligheter. Ved å ta i bruk denne analysemetoden kan revisor ikke bare finne avvik, men også bidra til at kundene får en bedre forståelse av egne prosesser og kontrollaktiviteter.

Referanser

Duan, H. K., Vasarhelyi, M. A. & Codesso, M. (2025). Integrating process mining and machine learning for advanced internal control evaluation in auditing. Journal of Information Systems, 39(1), 55–75.

Foehr, T. L., Reichelt, V., Marten, K.-U. & Eulerich, M. (2025). A framework for the structured implementation of process mining for audit tasks. International Journal of Accounting Information Systems, 56, 100727.

Jans, M. & Laghmouch, M. (2023). Process mining for detailed process analysis. Advanced Digital Auditing: Theory and Practice of Auditing Complex Information Systems and Technologies; Berghout, E., Fijneman, R., Hendriks, L., de Boer, M., Butijn, BJ, Eds, 237–256.

Mugwira, T., Stuart, I. C., Kulset, E. M. & Nipper, M. (2025). The Use of Process Mining in Assessing the Risk of Material Misstatement during an Audit: Experimental Evidence. Journal of International Accounting Research. https://doi.org/10.2308/JIAR-2023-026