Praktisk håndtering av et bokettersyn
I denne artikkelen vil vi gi en oversikt over de ulike typene av bokettersyn, og hvordan de kan påvirke skattepliktiges virksomhet. Artikkelen er ikke en veileder i regler og hjemler, men vi vil gi noen praktiske tips om hvordan selskapet kan håndtere bokettersyn på en effektiv og profesjonell måte, og unngå unødvendige konflikter og kostnader.
Et bokettersyn er en kontroll av skattepliktiges regnskap og skatterapportering som utføres av Skatteetaten. Formålet med bokettersyn er å sikre riktig fastsetting og innkreving av skatt, samt å forebygge, avdekke og motvirke skatteunndragelser. Bokettersyn kan også ha en preventiv og veiledende effekt, ved at den skattepliktige blir mer oppmerksom på sine plikter og rettigheter, og får hjelp til å rette opp eventuelle feil eller mangler. Bokettersyn kan variere i omfang og innhold, avhengig av hva Skatteetaten ønsker å undersøke.
Hva er et bokettersyn?
Bokettersyn er et av Skatteetatens virkemidler for å kontrollere at skattepliktige følger skattelovgivningen og rapporterer riktig inntekt og fradrag til riktig tid. Skatteetaten har hjemmel i skatteforvaltningsloven til å gjennomføre bokettersyn hos skattepliktige som driver næringsvirksomhet, samt hos andre som har plikt til å føre regnskap.
Skatteetaten kan kontrollere selskapets skatteplikt, skattegrunnlag og skatteberegning. Bakgrunnen for en kontroll kan være innleverte skattemeldinger, risikovurderinger, stikkprøver, tips eller andre kilder. Skattemyndighetene kan be om opplysninger fra skattepliktige når de finner grunn til det, uten krav om mistanke om skatteunndragelse. Valg av kontrollområde er underlagt forvaltningens skjønn.
Skatteetaten kan gjennomføre ulike typer kontroller, avhengig av hva som er formålet og grunnlaget for kontrollen. Det kan være et begrenset bokettersyn, som fokuserer på et bestemt tema eller område i skatterapporteringen, for eksempel en konkret post i skattemeldingen, lønn, eller internprising. Det kan også være et generelt bokettersyn, som dekker hele eller store deler av selskapets skattebehandling. Noen ganger kan det være et kombinert bokettersyn, som innebærer både tematiske og generelle elementer.
Typen av bokettersyn vil påvirke hvor omfattende og langvarig kontrollen blir, og hvor mye dokumentasjon og informasjon Skatteetaten vil be om.
Varsel om kontroll
En kontrollsak starter normalt med et varsel om kontroll fra Skatteetaten. Dette er et brev som beskriver at skattemyndighetene vil undersøke selskapets skatteforhold. Brevet angir hva som er tema for kontrollen og hvilken inntektsperiode skattemyndighetene vil se på.
Varselet gir også en frist for når selskapet må svare på Skatteetatens forespørsel om dokumentasjon og informasjon, og om det skal gjennomføres en stedlig kontroll hos selskapet eller ikke. Det er viktig å lese varselet nøye, og å forberede seg på kontrollen så godt som mulig.
En kontroll kan også gjennomføres uten forhåndsvarsel til selskapet. Uanmeldt kontroll kan brukes i tilfeller der skattemyndighetene har grunnlag for å tro at det er fare for bevisforspillelse.
Kontrollen
Under kontrollen vil skattemyndighetene be om å få dokumenter og opplysninger fra selskapet. Dette kan skje ved skriftlig henvendelse eller ved stedlig kontroll. Kontrollens varighet avhenger av selskapets størrelse og skatteforhold, og kan strekke seg fra dager til måneder.
Selskapet vil få en frist for å gi opplysninger og dokumenter til skattemyndighetene. Fristen må overholdes, eventuelt må selskapet be om en utsettelse dersom det ikke er mulig å gi opplysningene innen fristen. Vår erfaring er at slik fristutsettelse normalt innvilges.
Selskapets opplysningsplikt
Selskapet plikter å gi skattemyndighetene relevante og nødvendige opplysninger for å fastsette skatteplikten. Dette omfatter blant annet regnskapsbilag, kontrakter, fakturaer, bankutskrifter, e-poster og kvitteringer. Selskapet bør være samarbeidsvillig, men det er ikke nødvendig å oversende mer informasjon enn det som etterspørres eller som anses som mindre relevant for saken.
Selskapet må også gi skattemyndighetene tilgang til de lokalene og systemene som har betydning for kontrollen. Selskapet har likevel ikke plikt til å gi opplysninger som er taushetsbelagte, som for eksempel advokatbrev, eller som er utenfor kontrollens omfang.
Tredjeparters opplysningsplikt
Skatteetaten kan også innhente informasjon fra tredjeparter som kan være relevant for noens skatteplikt. Dette gjelder både offentlige og private aktører, som for eksempel regnskapsfører, banker og leverandører. Imidlertid gjelder det noen unntak og begrensninger for innsamling av informasjon fra tredjeparter. For det første kan skatteetaten bare innhente informasjon for å målrette en kontroll når det foreligger et særlig grunnlag. For det andre er fysiske personer bare pliktige til å gi informasjon i visse tilfeller hvis informasjonen ikke gjelder deres næringsvirksomhet. For det tredje er advokater og andre tredjeparter som har taushetsplikt, bare pliktige til å gi informasjon om pengeoverføringer, innskudd og gjeld, inkludert partene som er involvert i overføringene, på sine kontoer som tilhører skattepliktige.
Selskapets innsynsrett i innhentede opplysninger
Selskapet har rett til å få en kopi av de dokumentene som skattemyndighetene har innhentet fra tredjeparter. Selskapet har også rett til å få innsyn i skattemyndighetenes arbeidsdokumenter, som for eksempel notater, utregninger eller korrespondanse. Dette kan gi selskapet et innblikk i skattemyndighetenes vurderinger, og gir en mulighet til å påpeke eventuelle feil eller misforståelser. Selskapet kan be om innsyn i disse dokumentene. Skattemyndighetene kan imidlertid nekte innsyn i dokumenter som er taushetsbelagte, eller som er unntatt offentlighet av hensyn til skattekontrollen.
Selskapet har rett til å få innsyn i skatteetatens arbeidsdokumenter og dokumenter innhentet fra tredjeparter i forbindelse med bokettersynet. Innsynsretten er begrunnet i prinsippet om kontradiksjon, som innebærer at selskapet skal ha mulighet til å imøtegå skatteetatens funn og vurderinger. Å be om innsyn kan derfor være nyttig for selskapet for å forstå hva skattemyndighetene baserer sine vurderinger på, og for å kunne kontrollere at opplysningene stemmer.
Innsynsretten gjelder både før, under, og etter bokettersynet. Innsynsretten er imidlertid ikke ubegrenset, og skatteetaten kan nekte innsyn i visse taushetsbelagte dokumenter. Dette gjelder for eksempel dokumenter som inneholder opplysninger om skatteetatens interne arbeidsmetoder, risikovurderinger, eller tips fra anonyme kilder.
Kontrollrapport
Etter at kontrollen er avsluttet, vil Skatteetaten sende en kontrollrapport som oppsummerer hva som er kontrollert, hvilke funn som er gjort og hvilke konsekvenser det kan få for selskapets skatteplikt. Selskapet får også mulighet til å uttale seg om rapporten, og eventuelt komme med innvendinger, korreksjoner eller tilleggsopplysninger. Kontrollrapporten bør derfor gjennomgås nøye av selskapet.
Varsel om vedtak og skattevedtak
Hvis Skatteetaten er av den oppfatning at selskapet har rapportert inn uriktig skatt, vil selskapet få et varsel om endring av skattefastsettingen. I mange tilfeller går saken rett fra kontroll til varsel om vedtak uten at det lages en separat kontrollrapport.
I tilsvaret til varselet om endring bør selskapet be om innsyn i ev. utkast til vedtak. Ved å be om et utkast før endelig vedtak fattes får selskapet en ytterligere mulighet til å imøtegå Skatteetatens forståelse av faktum og rettsanvendelse. Dette kan bidra til å korrigere eventuelle misforståelser.
Dersom Skatteetaten er av den oppfatning at det foreligger rettslig grunnlag for å endre skattefastsettingen, fatter skattekontoret et endelig vedtak.
Etter at vedtaket er fattet, mottar selskapet et nytt skatteoppgjør for inntektsåret(ene) med en faktura på restskatt. Merk at restskatt må innbetales selv om selskapet påklager vedtaket til Skatteklagenemnda eller reiser søksmål for domstolene. Dersom selskapet er ilagt tilleggsskatt, kan man anmode om at inndriving av tilleggsskatten utsettes til klagen er avgjort i Skatteklagenemnda.
Klage til Skatteklagenemnda
Hvis selskapet er uenig i skattevedtaket, kan vedtaket påklages til Skatteklagenemnda.
En klage må være begrunnet. Dette innebærer at selskapet må redegjøre for hvorfor vedtaket er uriktig, herunder uriktig forståelse av faktum eller rettsanvendelse. Klagen bør være konkret og saklig, og selskapet bør fokusere på om de fakta eller vurderinger som anføres er uriktige.
Fristen for å klage er seks uker fra selskapet mottok vedtaket. Ikke vent til siste liten, men bruk tiden til å samle dokumentasjon og konkretisere argumenter og anførsler. Det er mulig å be om utsettelse dersom selskapet ikke kan overholde klagefristen.
Behandlingstiden i Skatteklagenemnda kan variere, og etter vår erfaring kan det ta flere år før endelig avgjørelse er fattet.
Når vedtaket fra Skatteklagenemnda foreligger, er det viktig at selskapet går nøye gjennom vedtaket fra Skatteklagenemnda. Hvis selskapet er uenig i nemndas vedtak, har det rett til å reise søksmål. Det er imidlertid viktig å merke seg at søksmål må tas ut innen seks måneder etter at avgjørelsen ble sendt til selskapet.
Søksmål
Som et alternativ til å klage til Skatteklagenemnda, kan selskapet reise søksmål om prøving av skattekontorets vedtak direkte for tingretten. Fristen for å reise søksmål for tingretten er innen seks måneder etter at vedtaket ble sendt til selskapet.
Det er viktig å være klar over at når saken tas til tingretten, kan det som hovedregel ikke fremlegges mer fakta enn det som tidligere har blitt fremlagt for Skatteetaten. Det vil si at selskapet ikke kan komme med nye bevis, dokumenter eller argumenter som ikke var kjent eller tilgjengelig for Skatteetaten da vedtaket ble truffet. Dette kan være en ulempe hvis selskapet har oppdaget nye opplysninger som kan styrke ens sak. Selskapet bør derfor vurdere nøye om det er hensiktsmessig å gå direkte til rettssak eller om det er bedre å forsøke å klage til Skatteklagenemnda.
Slik håndteres bokettersyn på en god måte
Bokettersyn kan være en krevende og tidkrevende prosess for selskapet. Det er derfor viktig å håndtere bokettersyn på en god måte, både for å unngå unødvendige kostnader, og for å lære av eventuelle feil eller mangler. Her er noen tips til hvordan selskapet kan håndtere bokettersyn på en effektiv og profesjonell måte:
Vær forberedt. Sørg for at du har oversikt over regnskapet, skattemeldingen og eventuelle dokumentasjonskrav som gjelder for din virksomhet. Utnevn en kontaktperson som kan svare på Skatteetatens spørsmål og henvendelser.
Samarbeid med Skatteetaten. Vær imøtekommende og konstruktiv i dialogen med Skatteetaten. Gi Skatteetaten tilgang til den informasjonen de ber om, og forklar eventuelle uklarheter eller avvik. Unngå å holde tilbake eller skjule informasjon, da dette kan føre til mistillit.
Vurder å bruke ekstern bistand. Dersom bokettersynet er omfattende, komplisert eller omhandler vanskelige skatterettslige spørsmål, kan det være lurt å søke råd og hjelp fra en revisor, advokat eller annen skatterådgiver. Dette kan bidra til å sikre at selskapet forstår og overholder skattereglene, og at selskapet kan ivareta sine interesser og rettigheter.
Lær av erfaringen. Bokettersyn kan være en nyttig anledning til å evaluere og forbedre selskapets skattebehandling. Ta lærdom av eventuelle feil eller mangler som ble avdekket, og gjør de nødvendige endringene i regnskapet, skattemeldingen, eller internkontrollen. Hold dere oppdatert på skattereglene, og søk veiledning fra Skatteetaten eller en skatterådgiver ved behov.
