Dokumentasjon

For å kunne fakturere avgiftsfritt, må selger oppfylle dokumentasjonskravene i mva-forskriften. Dokumentasjonskravene er relativt gammeldagse og upraktiske, og virker å være lite kjent. Dette medfører at mange eksportsalg fra Norge faktisk ikke oppfyller kravet om avgiftsfri behandling.

For det første må eksportøren ha en faktura til kunden, der det fremgår at varene skal sendes ut av Norge. Videre må eksportøren ha en eksportdeklarasjon godkjent av tollmyndighetene, og som korresponderer med nevnte faktura til kunden. Hvis varer som er solgt for eksport ikke kan dokumenteres «utekspedert gjennom tollmyndighetene», er det svært høy risiko for at mva vil bli etterberegnet av salget ved et eventuelt bokettersyn. Dersom det er kunden som har avtalen med speditøren som står for tolldeklareringen, må eksportøren sørge for å få kopi av tolldeklarasjonen enten fra kunden eller fra speditøren. Dette er typisk en utfordring der varene selges med leveringsvilkår som innebærer at kunden tar ansvar for transporten fra Norge (f.eks. EXW).

Salgsfakturaen må kunne avstemmes mot tolldeklarasjonen, noe som betyr at sentral informasjon som beløp, dato, partene i transaksjonen, varetype, mengde osv. bør stemme overens når man sammenligner fakturaen med tolldeklarasjonen. Dersom tolldeklarasjonen baserer seg på salgsfakturaen, vil dette vanligvis være oppfylt. Det kan imidlertid være verdt å merke seg at en god del tolldeklarasjoner blir opprettet før endelig salgsfaktura er utstedt. Det er relativt vanlig at selger utsteder en proforma faktura, commercial invoice eller tilsvarende som grunnlag for tolldeklarering, og dette kan føre til forskjeller mellom tolldeklarasjon og endelig salgsfaktura.

Det er spesielt viktig at beløpene på tolldeklarasjonen stemmer overens med beløpet på fakturaen. Skattemyndighetene vil i sine systemer kunne avstemme tall fra mva-meldingen eller SAF-T-rapporten mot samlet verdi på deklarert eksport i en periode. Differanser kan ha naturlige forklaringer (f.eks. fakturadato og eksportdato i forskjellige perioder, varer som eksporteres uten at de er solgt, forskjellig valutakurs mv.), men for en bedrift som jevnlig eksporterer varer, bør samlet tolldeklarert beløp og eksportsalg nærme seg hverandre. Lavere total verdi på tolldeklarasjonene vil kunne føre til at en del av eksportsalgene ikke anses å være dokumenterte, og at eksportør i verste fall kan bli bedt om å innbetale mva. 

I flere tilfeller har vi sett at presisisjonsnivået i fakturaer, kanskje særlig innad i konsern, er veldig varierende. Begge parter vet hva det er som leveres, og de har kanskje andre dokumenter som viser detaljene. Manglende presisjon i fakturaen kan imidlertid føre til problemer, både med å få tollekspedert riktig og med å avstemme tolldeklarasjonene mot fakturaene i etterkant.