Ofte stilte spørsmål
Elektronisk legitimasjon for å bekrefte personers identitet
Kategori:revisjon, regnskapsføring, hvitvasking
Spørsmål:For å bekrefte opplysninger om en persons identitet i samsvar med hvitvaskingsregelverket bruker vi signering med BankID. Er dette tilstrekkelig?
Svar: Ja. Elektronisk signatur som oppfyller nærmere kvalitetskrav, er gyldig legitimasjon (hvitvaskingsforskriften § 4-3 fjerde ledd). Pr. i dag oppfyller BankID, Commfides og Buypass kvalitetskravene. Personlig fremmøte er i utgangspunktet ikke nødvendig, men se nedenfor om tiltak ved høy risiko.
Det må alltid gjennomføres ytterligere tiltak hvis det er forhold som kan gi grunnlag for tvil om personen er den han/hun gir seg ut for å være. Høy risiko for hvitvasking og terrorfinansiering tilsier også ytterligere tiltak. Eksempler på ytterligere tiltak er fysisk møte, personen har vært kontaktet og svart på henvendelse til sin personlige e-post eller telefonnummer, rett navn fremgår av relevante dokumenter fra Skatteetaten.
Elektronisk signatur som oppfyller nærmere kvalitetskrav, er gyldig legitimasjon.
Oppbevaring
Den elektroniske identitetskoden (serienummeret til for eksempel BankID, også kalt PID) og opplysning om hvem som har utstedt den elektroniske signaturen/eID-en, skal oppbevares i samsvar med hvitvaskingsloven kapittel 6. Hvor og hvordan disse opplysningene er tilgjengelige i det elektronisk signerte dokumentet, avhenger av hvilken programvare som er brukt for å innhente e-signaturen/eID-en.
Når identiteten bekreftes ved elektronisk signatur/eID, er det ikke krav om at det oppbevares kopi av gyldig fysisk legitimasjon.
Se også hvitvaskingsrundskriv 14/2019 punkt 4.5.1.2.
Unntak fra kravet om å innhente gyldig legitimasjon
Kategori:revisjon, hvitvasking, regnskapsføring
Spørsmål:Må jeg som revisor alltid innhente og oppbevare kopi av gyldig legitimasjon fra personer som handler på vegne av revisjonsklienten? Hva med eksisterende klienter?
Svar:Navn, fødselsnummer (eller tilsvarende for utlendinger) og adresse til den som handler på vegne av revisjonsklienten skal alltid innhentes. I utgangspunktet skal opplysningene om identiteten til den som handler på vegne av en revisjonsklient (styrets leder eller daglig leder) bekreftes med gyldig legitimasjon.
Den forrige hvitvaskingsloven åpnet for å bekrefte identiteten på annen måte enn ved gyldig legitimasjon dersom revisor var sikker på personens identitet. Mange har benyttet seg av dette. Med den nye hvitvaskingsloven må revisor i utgangspunktet innhente gyldig legitimasjon fra den som handler på vegne av revisjonsklienten. Dette gjelder også for eksisterende revisjonsklienter hvor kundetiltaket var gjennomført før den nye hvitvaskingsloven trådte i kraft.
Hvitvaskingsforskriften § 4-7 åpner imidlertid for å lempe på kravet om bekreftelse av identiteten hvis revisor har vurdert at det er lav risiko for hvitvasking og terrorfinansiering knyttet til revisjonsklienten. Ifølge Finanstilsynet kan revisor ved lav risiko unnlate å innhente gyldig legitimasjon i særlige tilfeller og etter en konkret vurdering. Revisor må på annen måte være sikker på vedkommendes identitet og dokumentere begrunnelsen (Rundskriv 14/2019 punkt 4.5.2.1).
Vi mener at et eksisterende klientforhold hvor revisor har hatt jevnlig kontakt med vedkommende person og det ikke har fremkommet noe som gir grunn til å tvile på identiteten, vil være et slikt særlig tilfelle som nevnt ovenfor hvor revisor kan være sikker på identiteten.
Åpningen for å lempe på kravet til bekreftelse av identiteten når risikoen er lav, gjelder også for nye revisjonsklienter. I hvitvaskingsrundskrivet anbefaler Finanstilsynet at det alltid innhentes gyldig legitimasjon. Vi mener at dette vil være en god rutine for nye revisjonsklienter og når det kommer inn en ny person som handler på vegne av klienten.
