Kontantsalg – unntak fra krav om kassasystem

De fleste er kjent med at kontantsalg som hovedregel må registreres og dokumenteres ved bruk av et kassasystem med produkterklæring. Det ser imidlertid ut til å herske større tvil om hvilke unntak som finnes og hvordan disse skal forstås. Dette gjør jeg nærmere rede for i denne artikkelen.

Kontantsalgsreglene gjelder kun for bokføringspliktige

Bokføringsloven og bokføringsforskriften*Lov 19.11.04 nr. 73 og forskrift 12.01.04 nr. 1558. gjelder kun for bokføringspliktige.*Bokføringsloven § 2. Dette omfatter:

Regnskapspliktige foretak.*Regnskapsloven (17.07.98 nr. 56) § 1-2.
Virksomheter med plikt til å levere skattemelding for formues- og inntektsskatt.*Skatteforvaltningsloven (27.05.16 nr. 14) § 8-2. I praksis legges det til grunn at også virksomheter med plikt til å levere selskapsmelding etter skatteforvaltningsloven § 8-9 har bokføringsplikt, men dette følger altså ikke av bokføringslovens bestemmelser.
Virksomheter med plikt til å levere skattemelding for merverdiavgift.*Skatteforvaltningsloven § 8-3. Bokføringsplikten gjelder imidlertid ikke for tilbydere i forenklet registreringsordning etter merverdiavgiftsloven (19.06.09 nr. 58) § 14-4 til § 14-7 som kun leverer skattemelding for merverdiavgift som nevnt i skatteforvaltningsloven § 8-3 første ledd bokstav e.
Virksomheter som er pålagt bokføringsplikt av Skattekontoret eller Oljeskattekontoret.

Personer og virksomheter som ikke er bokføringspliktige, behøver dermed ikke å forholde seg til reglene om registrering og dokumentasjon av kontantsalg, med mindre det følger av annen lovgivning at disse reglene likevel skal gjelde.

Kontanter er definert som «andre betalingsmidler enn betalingskort», og omfatter blant annet betaling med smartklokker og mobiltelefoner.

Hva er kontantsalg?

Kontantsalg er definert som salg av varer og tjenester der kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering, ved bruk av betalingskort eller kontanter som betalingsmiddel.*Bokføringsforskriften § 5-3-1 bokstav a første punktum.

Kontantsalg er etter dette salg hvor det er samtidighet mellom levering og oppgjør. Det skjer ingen forskuddsbetaling fra kjøper til selger og selger innvilger ingen kreditt til kjøper. Det oppstår med andre ord ingen mellomværender mellom partene.

Betalingsmiddel er irrelevant

Enkelte har latt seg forlede av formuleringen «ved bruk av betalingskort eller kontanter som betalingsmiddel», til å tro at kun salg hvor betalingen skjer med debetkort, kredittkort, faktureringskort, sedler eller mynter kan være kontantsalg.

Kontanter er imidlertid definert som «andre betalingsmidler enn betalingskort», og omfatter dermed for eksempel betaling med Vipps, Stripe, PayPal, Klarna, smartklokker, mobiltelefoner, kryptovaluta, påfylte kundekort, gavekort, tilgodelapper, returlapper og bonuspoeng.*Bokføringsforskriften § 5-3-1 bokstav c. Dette er nærmere omtalt i min artikkel Bokføringsloven i en digital verden – del II: Salg med nye betalingsformer (Revisjon og Regnskap nr. 4 2020).

Salg over internett og salg ved oppkrav er unntatt fra definisjonen av kontantsalg selv om kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering.

Ikke internettsalg og oppkrav

For å gjøre forvirringen komplett, er to typer salg unntatt fra definisjonen av kontantsalg selv om kjøpers betalingsforpliktelse overfor selger gjøres opp ved levering:*Bokføringsforskriften § 5-3-1 bokstav a annet punktum.

Salg over internett.
Salg ved oppkrav.

Slike salg må alltid dokumenteres med kontantfakturaer utstedt i samsvar med reglene i bokføringsforskriften delkapittel 5–1. Reglene for salg over internett har jeg skrevet om i artikkelen Bokføringsloven i en digital verden – del I: Internettsalg (Revisjon og Regnskap nr. 3 2020).

Kort om hovedregelen – krav om kassasystem

Den klare hovedregelen er at bokføringspliktige skal registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av et kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller krav i kassasystemloven og kassasystemforskriften.*Bokføringsloven § 10 a og bokføringsforskriften delkapittel 5-3. Disse reglene er ikke tema for denne artikkelen og omtales ikke nærmere. Reglene er imidlertid utdypende beskrevet i andre artikler i Revisjon og Regnskap.*Se særlig artikkelserien Nye krav til kassasystemer av Iversen og Tystad (Revisjon og Regnskap nr. 8 2017, 1 2018 og 2 2018), oppdatert med senere regelendringer av Iversen i artikkelen Nye krav til kassasystemer (Revisjon og Regnskap nr. 1 2019).

Når jeg i det videre skal gjøre rede for unntaksreglene, er det imidlertid viktig å huske at hvis ingen unntak kommer til anvendelse, står den bokføringspliktige igjen med kun én mulighet. Kontantsalg må i så fall registreres og dokumenteres ved bruk av et kassasystem med produkterklæring. Den tidligere adgangen til å benytte såkalte «andre likeverdige systemer» opphørte fra og med 2019.

Adgangen til å gjøre unntak fra kravet om kassasystem

Finansdepartementet kan i forskrift fastsette unntak fra krav til bruk av kassasystem mv.*Bokføringsloven § 10 a annet punktum. Slike unntak er gitt på tre forskjellige måter:

Generelle unntak for enkelte typer kontantsalg.*Bokføringsforskriften § 5-4-1 til § 5-4-6.
Særskilte unntak for enkelte næringer og bransjer.*Bokføringsforskriften kapittel 8.
Adgang til å gi dispensasjon i særlige tilfeller.*Bokføringsforskriften § 5-4-7.

I det videre tar jeg for meg hver av disse typene unntak fra krav om kassasystem mv.

Ambulerende eller sporadisk kontantsalg inntil 3G

For bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg som ikke overstiger tre ganger folketrygdens grunnbeløp (3G) i løpet av et regnskapsår, gjelder ikke kravene om bruk av kassasystem mv.*Bokføringsforskriften § 5-4-1 første ledd første punktum.

Begge kriteriene må være oppfylt for at unntaket skal komme til anvendelse:

Det aktuelle kontantsalget må være ambulerende eller sporadisk.
Det aktuelle kontantsalget må ikke overstige 3G i løpet av et regnskapsår.

Ambulerende = ikke salg fra fast tilrettelagt utsalgssted

Ambulerende kontantsalg defineres som kontantsalg som ikke drives fra fast tilrettelagt utsalgssted.* Skattedirektoratets prinsipputtalelse 10.01.06 Unntak fra kravene om kassaapparat. Dette vil typisk omfatte omreisende og oppsøkende salg. Om kontantsalget kan karakteriseres som ambulerende, må avgjøres etter en konkret vurdering, hvor det blant annet legges vekt på om det drives salg fra egne lokaler, omfanget av salget på de forskjellige stedene mv.*Skattedirektoratets prinsipputtalelse 04.01.06 Ambulerende virksomhet, felles kassaapparat.

Ambulerende kontantsalg, som salg av frukt og bær langs veien om sommeren, defineres som kontantsalg som ikke drives fra fast tilrettelagt utsalgssted.

Eksempler på ambulerende kontantsalg kan være:

Salg av frukt og bær langs veien om sommeren.
Salg på messer og lignende.
Salg av fisk fra båt.
Salg fra bil mv. (for eksempel fiskebil og isbil).
Kunstneres salg fra andre utstillinger enn salg fra eget galleri eller egen butikk.
Salg av juletrær (kan være både ambulerende og sporadisk kontantsalg, jf. nedenfor).
Oppsøkende salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende.
En fotpleier som driver virksomhet fra fast tilrettelagt utsalgssted fire dager i uken (ikke ambulerende), men én dag i uken foretar behandling på forskjellige aldershjem (ambulerende).
En fysioterapeut som reiser rundt og behandler pasienter i deres privatboliger.

Følgende er eksempler på kontantsalg som ikke anses som ambulerende:

Salg fra fast leid torgplass over tid.
Salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende fra faste boder mv.
En fotpleier som driver virksomhet fra sin klinikk i hjemstedskommunen tre dager i uken og fra sin klinikk i nabokommunen to dager i uken (to faste utsalgssteder).
En fysioterapeut som driver virksomhet fra sitt eget forretningssted tre dager i uken og fra en kommunal institusjon to dager i uken (to faste utsalgssteder).

Sporadisk = virksomheten har vanligvis annet salg enn kontantsalg

Sporadisk kontantsalg er knyttet til at virksomheten som hovedregel har en annen type salg, men unntaksvis mottar betaling kontant.*Skattedirektoratets prinsipputtalelse 10.01.06 Unntak fra kravene om kassaapparat. Hvis antall kontantsalg er svært lavt i forhold til totalt antall salgstransaksjoner, vil kontantsalget også kunne anses som sporadisk selv om kontantsalget skjer oftere enn det som etter ordinær språkbruk anses som unntaksvis. Det samme gjelder hvis antall kontantsalg i seg selv er så lavt at det er naturlig å anse salget som sporadisk.

Eksempler på sporadisk kontantsalg kan være:

En eggprodusent som i hovedsak selger egg til Nortura, men som unntaksvis selger egg til privatpersoner mot kontant betaling direkte fra gården.
En håndverker som fakturerer sine ytelser, men som unntaksvis foretar et rent varesalg mot kontant betaling.
Bondens salg på torget seks lørdager i året.
Salg av juletrær (kan være både ambulerende og sporadisk kontantsalg, jf. ovenfor).
En spesialist innen psykologi som i gjennomsnitt har fire kontantsalg per måned og hvor kontantsalget utgjør en liten andel av det totale salget.
Kontant oppgjør ved realisasjon av eiendeler fra et konkursbo.

Følgende er eksempler på kontantsalg som ikke anses som sporadisk:

En eggprodusent som oppretter en gårdsbutikk hvor det selges regelmessig til privatkunder.
Bondens regelmessige salg på torget over en lengre tidsperiode, for eksempel en hel bærsesong.

Hvordan skal grensen på 3G forstås?

Tre ganger folketrygdens grunnbeløp (3G) utgjør fra 1. mai 2020 kr 304 053.*Forskrift 04.09.20 nr. 1719 om grunnbeløp m.m. fra 1. mai 2020 mv. § 1. Beløpsgrensen gjelder for salgsinntekt eksklusive merverdiavgift.

Hvis et foretak har både ambulerende og sporadisk kontantsalg, gjelder grensen på 3G for disse til sammen. Hvis foretaket i tillegg også har kontantsalg som ikke er ambulerende eller sporadisk, skal dette ikke medregnes.*Skattedirektoratets prinsipputtalelse 10.01.06 Unntak fra kravene om kassaapparat.

Plikten til å benytte kassasystem etter hovedreglene inntrer så snart beløpsgrensen overskrides.

Tre mulige dokumentasjonsformer

Bokføringsforskriften har en uttømmende opplisting av tre alternative måter å dokumentere ambulerende eller sporadisk kontantsalg på inntil 3G hvis den bokføringspliktige ikke ønsker å benytte et kassasystem med produkterklæring:*Bokføringsforskriften § 5-4-1 første ledd tredje punktum.

Fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert.
Ved gjenpart av daterte, forhåndsnummererte salgsbilag, for eksempel ved bruk av en kvitteringsblokk.*Som daterte, forhåndsnummererte salgsbilag regnes også forhåndsnummererte billetter (bokføringsforskriften § 5-4-1 annet ledd). Det skal fremgå av salgsbilaget i hvilken grad det er gitt rabatt eller fribillett. Hvis rabatt eller fribillett er gitt på grunnlag av medlemskap eller lignende, skal det opplyses om dette.
Ved oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter (kun relevant for varesalg).

Andre alternative dokumentasjonsformer kan ikke benyttes, for eksempel kontantfakturaer, elektroniske salgsrapporter fra apper, rapporter fra betalingsløsninger eller registrering på kassasystemer uten produkterklæring.

I noen tilfeller kan imidlertid andre unntak komme til anvendelse, for eksempel ved oppsøkende salg til publikum på idrettsarrangementer, konserter og lignende og for enkelte typer kontantsalg i bokføringspliktige veldedige og allmennyttige institusjoner og organisasjoner. Dette kommer jeg tilbake til senere i artikkelen.

Ordinære krav til salgsdokumentasjonen

Ved bruk av innbundet bok eller daterte, forhåndsnummererte salgsbilag er det ikke stilt særskilte krav til innhold. Det må derfor antas at de generelle kravene til innhold i salgsdokumenter ved kontantsalg gjelder, så langt de passer:*Jf. bokføringsforskriften § 5-3-12.

Det ville være lite praktisk å kreve at klokkeslett skal fremgå for hvert enkelt salg.
Unntaket fra krav om angivelse av kjøper bør gjelde. Angivelse av kjøper er dermed kun nødvendig i de tilfeller hvor salget skal bokføres i kundespesifikasjonen.*Bokføringsforskriften § 3-1 annet ledd. I slike tilfeller må kjøper kreve kvittering for å kunne dokumentere kjøpet i sitt eget regnskap (jf. nedenfor).*Bokføringsforskriften § 5-5-1 første ledd.
Krav til innhold i salgskvitteringer som følger av kassasystemreglene, er ikke relevante for kontantsalg som ikke registreres i et kassasystem.*Jf. kassasystemforskriften (18.12.15 nr. 1616) § 2-8-4.
Ved realisasjon av eiendeler fra et konkursbo som ikke er næringsdrivende, gjelder et eget unntak fra plikten til å nummerere salgsbilagene.*Bokføringsforskriften § 5-4-6.

Utstedelse av salgsdokumentasjonen skal i slike tilfeller skje når varen eller tjenesten leveres og betaling mottas. Det er ikke anledning til å utsette utarbeidelsen av salgsdokumentasjonen til et senere tidspunkt.

Hvis ambulerende eller sporadisk varesalg inntil 3G dokumenteres med en oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter, følger kravene til innhold av ordlyden i bestemmelsen. Dokumentasjonen skal være nettopp en oppstilling over ut- og innleverte varer og kontanter, og trenger ikke ha annet innhold. Oppstillingen skal imidlertid være datert og signert (på papir eller elektronisk).*Bokføringsforskriften § 5-4-1 første ledd fjerde punktum. Dokumentasjonen skal utarbeides daglig, slik at det kan gjennomføres dagsoppgjør (jf. nedenfor).

Kjøper skal kunne få kvittering

Selger må alltid kunne skrive ut kvittering når kjøper ber om det.*Bokføringsforskriften § 5-4-1 første ledd femte punktum. Dette gjelder uavhengig av om kjøper er en annen bokføringspliktig eller for eksempel en privatperson. Kjøper behøver ikke å begrunne behovet for kvittering.

Selger må derfor alltid ha med seg en kvitteringsblokk eller lignende ved ambulerende eller sporadisk kontantsalg inntil 3G.

Husk dagsoppgjøret!

Selv om ambulerende eller sporadisk kontantsalg inntil 3G dokumenteres etter unntaksreglene, må det gjennomføres dagsoppgjør.*Bokføringsforskriften § 5-4-5 første, tredje og fjerde punktum.

Det skal foretas daglig opptelling av kassabeholdningen, som avstemmes mot salgsdokumentasjonen. Ved elektronisk betaling er det naturlig å avstemme salgsdokumentasjonen mot rapporter fra betalingsløsningen(e). Dagsoppgjørene skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen (ikke krav om signatur). Eventuelle differanser skal forklares.