SAF-T Regnskap er døråpner for datadrevet revisjon
Det er store forventninger til forenklingsgevinster fra innføringen av SAF-T Regnskap. I denne artikkelen diskuterer vi noen forutsetninger for at bruk av SAF-T-filer i revisjon skal gi verdi, og ser på hvilke konsekvenser implementeringen av SAF-T Regnskap kan få for måten revisjon gjøres på.*Vi forutsetter en overordnet kjennskap til SAF-T Regnskap i denne artikkelen. Se f.eks. «SAF-T er grunnsteinen i fremtidens bokføring» i Revisjon og Regnskap #8 2019 for en generell introduksjon til SAF-T.
Flere store bransjer har de siste årene vært gjennom store strukturelle endringer, der krav til digitalisering og effektivisering har tvunget frem store investeringer i teknologi og datadrevne løsninger. Revisjon er et samspill mellom revisor, revisjonskunde, og felles krav og standarder. Realisering av digitaliseringsgevinster fordrer at revisor, kunde, og standarder utvikler seg i parallell – det hjelper ikke at revisor investerer i automatisering og avansert analyse, hvis ikke revisjonskunde kan tilgjengeliggjøre gode data, eller hvis ikke revisjonsstandardene åpner for bruk av automatiseringene og analysene. Dette har gjort at digitaliseringen av revisjonsbransjen ikke har gått like fort som for en del andre bransjer.
SAF-T Regnskap er et lovpålagt standardformat for utveksling av regnskapsdata. 10. november 2020 avga Skattedirektoratet en prinsipputtalelse om at de forutsetter at også bokføringspliktige som ble forsinket med implementeringen av SAF-T Regnskap grunnet utbruddet av korona i mars, nå har fått nødvendig funksjonalitet på plass. I samme uttalelse nevnte direktoratet at det ikke er gitt utsettelser utover 31. desember 2020. Dermed er det ingen vei utenom, bokføringspliktige som har bokføringen tilgjengelig elektronisk skal kunne utlevere regnskapsdata på SAF-T-format til Skatteetaten på forespørsel.
SAF-T Regnskap kan bidra til å berede grunnen for «sanntidsrevisjon», der revisor har løpende tilgang til revisjonskundens data og kan følge med på bokføringen og gi tilbakemeldinger kontinuerlig gjennom året.
Tre viktige forutsetninger
Tre viktige forutsetninger for at SAF-T-datadrevne revisjonsaktiviteter skal gi effektivitets- og kvalitetsgevinster, er at SAF-T Regnskap-filer har 1) riktige data, er 2) konsistent strukturert, og 3) har lav marginalkostnad.
Riktige data betyr at SAF-T-filen inneholder alle relevante data fra regnskapssystemene,*SAF-T skiller mellom obligatoriske («mandatory») og valgfrie («optional») data. Obligatoriske data skal alltid være med, og uten disse vil den tekniske valideringen av en SAF-T-regnskapsfil feile. Valgfrie data skal være med dersom de er tilgjengelige i systemdatabasene, men det er ikke påkrevd å skaffe til veie valgfrie data som ikke allerede er registrert i systemene. og gir revisor samme informasjon (eller bedre) som fra tradisjonelle hovedboksuttrekk. Tradisjonelt har det vært mulig å omgå feil i grunndata og manglende fleksibilitet i bokføringssystemene ved å gjøre manuelle justeringer i etterkant i forbindelse med oversendelse av regnskapsdata. SAF-T-regnskapsfiler skal reflektere regnskapsdataene i bokføringssystemene, inklusive eventuelle feil og mangler, og manuelle justeringer utenfor bokføringssystemene må dokumenteres og forklares utenfor SAF-T. Effektivisering av datafangst for revisjonsformål er i seg selv et argument for å gjennomføre de forbedringene i systemer og datakvalitet som er nødvendige for å fjerne behovet for manuelle justeringer.
Konsistent strukturert betyr at SAF-T-standarden forstås likt mellom foretak og mellom systemleverandører, slik at det er konsistens i hvordan de ulike dataene kan anvendes i revisjonshandlinger – eksempelvis har vi sett forskjellige tolkninger av hvordan ulike dato-felter i SAF-T-standarden benyttes i forbindelse med periodisering av transaksjoner. Dersom revisor må bruke tid på manuell gjennomgang av SAF-T-filer for å forstå og harmonisere tolkning av standarden, forsvinner mye av effektiviseringsgevinsten.
Lav marginalkostnad betyr at det ikke medfører store ekstrakostnader for foretak å produsere og distribuere SAF-T-filer utover det en som minimum er pålagt fra bokføringsloven (når Skatteetaten ber om det i forbindelse med en eventuell kontroll). Marginalkostnaden for produksjon av SAF-T-filer henger sammen med løsningen som er valgt: Bygging av SAF-T-filer helt eller delvis manuelt ved behov, basert på tradisjonelle systemuttrekk, har lav initiell investeringskostnad, men høy marginalkostnad pr. SAF-T-fil. På den andre siden vil fullautomatiserte SAF-T-uttrekk direkte fra bokføringssystemene gi lav marginalkostnad, men ofte kreve investeringer i systemoppdateringer, skreddersøm, og forbedring av grunndata. Det kan være gode argumenter for å benytte en manuell tilnærming til SAF-T Regnskap i en overgangsperiode. Et eksempel er foretak som trenger en midlertidig løsning i påvente av oppgradert/nytt regnskapssystem med innebygget SAF-T-støtte. Inntil de fleste foretak har en permanent SAF-T-løsning på plass, kan imidlertid gevinsten ved SAF-T-datadrevet revisjon fort bli spist opp av marginalkostnadene for produksjon av SAF-T-filene.
Først når de fleste foretaks SAF-T-filer har riktige data som er konsistent strukturert kan revisor trygt bruke SAF-T Regnskap som primærdatakilde i revisjonshandlinger, og først når marginalkostnaden for produksjon av SAF-T-filer er lav, vil det være kostnadsbesparende å bruke SAF-T-filer i revisjon i stedet for tradisjonelt bearbeidede hovedbøker. I de følgende anvendelses-eksemplene legger vi til grunn at etterlevelse av SAF-T Regnskap er modnet og at disse forutsetningene er på plass.
%20(1).png)
