Forbered deg til ESEF-rapportering

Det siste året har selskaper over hele Europa forberedt seg på det nye European Single Electronic Format, og det kommende året må norske selskaper gjøre det samme. Hva kan vi lære av landene som allerede har innført ESEF?

Fra 1. januar 2021 måtte børsnoterte selskaper i Europa sende inn sine årsrapporter til ESEF (European Single Electronic Format). For utstedere med Norge som hjemstat, vil trolig forordningen ikke bli gjeldende før 1. januar 2022.*https://revisorforeningen.no/fag/nyheter/ESEF-fra-2020/

Det betyr at Norge er i en unik posisjon. Fordi ESEF ikke trer i kraft før den er tatt inn i EØS-avtalen eller gjennomført i norsk rett, betyr det at den først trer i kraft ett år etter mange andre europeiske land. Norske selskaper kan derfor benytte seg av de funnene som selskaper i andre land har gjort.

Hva er nøkkelelementene i en ESEF-rapport? Hva blir revisorens rolle? Og hvordan oppnår vi best ESEF-implementeringen? Dette er alle spørsmål som selskaper i andre land har stilt seg selv, og i denne artikkelen vil vi prøve å komme med svarene på disse.

Det som er viktig

Hos ParsePort har vi brukt det siste året på å gjøre våre kunder klare til å rapportere til ESEF. Dette betyr at vi har fått et ganske godt innblikk i hva som er viktigst for selskaper når det gjelder å produsere en ESEF-rapport.

De fleste selskapene er interessert i hva det kommer til å bety for dem. Hva trenger de for å endre arbeidsprosessen? Hvordan skal en ESEF-rapport se ut? Hva koster det å gjøre seg klar for ESEF? Hvilke nye verktøy trenger de?

Svarene på disse spørsmålene avhenger både av hvilken leverandør og hvilken løsning du velger, men du må uansett ta tre ting i betraktning: «graphics», «mapping» og «timing», se illustrasjon neste side.

Grafikken er ikke uten betydning

Selv om det ikke er noen direkte krav til grafisk design i ESEF-rapporter, er det likevel noe å legge vekt på. Dette fordi det kan oppstå flere feil under konverteringen. Det kan gjelde alt fra ikke-justerte poster og fonter som ikke kan gjengis riktig til bilder og grafer av lav kvalitet.

I løpet av det siste året har vi sett at forskjellige leverandører har veldig forskjellige måter å løse feilene på. Noen leverandører har lagt vekt på å rette feilene selv, mens andre vanligvis gir denne oppgaven til selskapet, som må endre oppsettet, velge en annen font eller bruke bilder i et annet format.

Fordi det ikke er noe krav til grafisk kvalitet, har det derfor vist seg at det for det endelige resultatet er ganske viktig hvilken ESEF-leverandør du velger.

Mappingen må bekreftes

Mapping ved å legge til XBRL-koder i XHTML-filen – er det området som har fått mest fokus når det gjelder ESEF.

Et ofte stilt spørsmål er hvor stor del av mappingen det enkelte selskapet skal ha ansvar for.

Det avhenger igjen av leverandøren eller løsningen du velger, men det som er viktigere enn nøyaktig hvem som tar seg av mappingen, er om du kan kontrollere og teste ditt selskaps mapping før du leverer inn den ferdige rapporten.

Til syvende og sist er det selskapet som er ansvarlig for at mappingen er korrekt.

Timing er et stikkord

Det er allerede komplisert å lage årsregnskap, og for mange selskaper endres tallene helt frem til sluttfristen. Dette må det også tas hensyn til i en ESEF-løsning.

Dette skyldes at ikke alle løsningene gir mulighet til å endre tallene helt frem til fristen. Hvis vi f.eks. ser på løsninger der ESEF-leverandøren tar seg av mappingen, er det ofte slik at det er en ventetid fra du har fullført regnskapet til den mappede og konverterte filen er klar, og i løpet av den perioden er det ikke mulig å gjøre endringer.

Fordi konverteringen må skje før publisering, betyr det også at fristen din fremskyndes sammenlignet med tidligere.*CEAOB guidelines on auditors’ involvement on financial statements in ESEF stk I. https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/business_economy_euro/banking_and_finance/documents/191128-ceaob-guidelines-auditors-involvement-financial-statements_en.pdf

ESEF – European Single Electronic Format

ESEF, eller European Single Electronic Format, er et iXBRL-format for rapportering av finansregnskap i Europa.

I 2013 ble transparensdirektivet utvidet til å omfatte kravet til utstedere om å presentere årsregnskapet i et elektronisk format. ESMA (European Securities and Markets Authority) fikk deretter i oppgave å utvikle de regulatoriske standardene for formatet. I mars 2019 ga ESMA ut XBRL-taksonomien assosiert med ESEF og 29. mai 2019 ble de regulatoriske standardene (RTS) endelig utgitt.

Årsregnskap for børsnoterte selskaper i EU som starter 1. januar 2020 eller senere, skal rapporteres til ESEF.

Rollen som revisor under ESEF

Når det gjelder å utarbeide ESEF-rapporter, kan revisor påta seg én av to roller, men aldri begge rollene for samme selskap.*CEAOB guidelines on auditors’ involvement on financial statements in ESEF stk II. https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/business_economy_euro/banking_and_finance/documents/191128-ceaob-guidelines-auditors-involvement-financial-statements_en.pdf Revisor kan være involvert i utarbeidelsen av en ESEF-rapport og bistå med mappingen eller revisor kan forplikte seg til å godkjenne regnskapet.

Det har vært noen diskusjoner om nøyaktig hvordan revisorens rolle vil se ut etter innføringen av ESEF, ettersom EU-kommisjonen anser ESEF-reglene som lovlige krav i samsvar med EUs revisjonsdirektiv,*Commission Delegated Regulation (EU) 2018/815. noe som indikerer at revisor må komme inn i prosessen på et eller annet tidspunkt.

Samtidig er det imidlertid kunngjort at det ikke er tatt noen endelig beslutning om hvordan revisjonen av ESEF skal gjennomføres i praksis.

I Danmark har det danske finanstilsynet bestemt at det ikke vil være noen validering- eller kontrollbarriere ved rapportering, men at det i stedet vil bli utført en etterfølgende kontroll, noe som åpner for et stort antall spørsmål om publisering av eventuelle korreksjoner.*Q&A til European Single Electronic Format (ESEF) stk 6. https://www.finanstilsynet.dk/lovgivning/ny_eu_lovsamling/transparensdirektivet/esef_210619/qa_esef_220620

Vanligvis betyr dette imidlertid at revisor må gå inn i regnskapsprosessen tidligere enn før, da revisors godkjenning av XBRL-mappingen må skje før publisering.

Å sikre at mappingen er utført riktig kan imidlertid ikke overføres fra selskap til revisor, da det er revisors oppgave å bekrefte at alt er utført riktig. Hvis selskapet ønsker å gjøre dette, er det derfor behov for å involvere to uavhengige revisorer i prosessen.

Krav til ESEF-rapporter

Alle årsregnskaper må utarbeides i XHTML for å sikre at de er lesbare for mennesker og kan åpnes med hvilken som helst standard nettleser.
Årsrapporter som inneholder konsernregnskap i samsvar med International Financial Reporting Standards (IFRS) må merkes med XBRL-tags for å gjøre publikasjonen maskinlesbar.
Konsernregnskapet må inneholde XBRL-tags i selve XHTML-filen, for å kombinere maskinlesbare XBRL-data med den visuelle representasjonen av årsrapporten.
Finansiell informasjon skal være strukturert i henhold til reglene som er spesifisert i ESEF-taksonomien. ESEF-taksonomien er en utvidelse av IFRS-taksonomien.
Utstedere må merke publikasjoner med taksonomi-elementet som er nærmest mulig revisjonsbetydning. Hvis nærmeste taksonomi-element er villedende, må utsteder gjøre en utvidelse av taksonomien og forankre utvidelsen til det tilsvarende taksonomi-elementet
Når XHTML-filen produseres, må utsteder foreta en detaljert merking av den primære økonomiske informasjonen, som resultatregnskap, balanse og kontantstrømoppstilling. Videre må merknadene merkes i seksjoner (blocktagging).

Nye oppgaver krever nye løsninger

Når det gjelder inspeksjon av ESEF-rapporter, kan revisorer ikke bare utføre sitt arbeid som før, da både det menneskelesbare laget og det maskinlesbare laget må bekreftes, og det ser ut til at begge oppgavene vil ligge hos revisor.*CEAOB guidelines on auditors’ involvement on financial statements in ESEF stk IV. https://ec.europa.eu/info/sites/info/files/business_economy_euro/banking_and_finance/documents/191128-ceaob-guidelines-auditors-involvement-financial-statements_en.pdf

Dette betyr at revisor vil trenge en ny type verktøy som ikke har noe med regnskapskonvertering å gjøre, men som lar revisor bruke ESEF-rapporter på en enkel måte.

Fordi oppgaven er å sikre kvaliteten på begge lagene, er det ikke nødvendigvis nok med et verktøy som kan inspisere de to lagene hver for seg, da det også er behov for å sikre konsistens mellom dem.

Hvordan du best forbereder deg på ESEF

Uansett om du er regnskapsfører eller økonomikontroller i et selskap, kan det virke som en skremmende oppgave å måtte implementere ESEF-konvertering i selskapets rapporteringsprosess. Heldigvis har andre gjort det før deg. Nedenfor har vi samlet en rekke erfaringer andre har gjort, som forhåpentligvis kan hjelpe deg underveis.

Ta små biter

Det er ikke behov for å innføre store endringer i rapporteringsprosessen hvis den fungerer som den er nå, og det er ikke nødvendig å finne den største og mest komplekse løsningen hvis selskapet bare trenger å gjøre et enkeltregnskap pr. år.

Enkelt er vanligvis best.
Start tidlig

Det er vår erfaring at selskapene som har brukt minst penger på ESEF-rapportering og som samtidig har oppnådd de beste resultatene, er selskapene som hadde kontroll over sin ESEF-rapportering allerede sommeren 2020.
Gjør testkonverteringer

En av de store fordelene med å administrere ESEF-rapporteringen tidlig er muligheten til å utføre testkonverteringer, noe som også den danske finansstyrelsen anbefaler.* Q&A til European Single Electronic Format (ESEF) stk 10. https://www.finanstilsynet.dk/lovgivning/ny_eu_lovsamling/transparensdirektivet/esef_210619/qa_esef_220620 Ved å benytte deg av de nyeste kontoene dine, kan du prøve å kjøre hele konverteringsprosessen slik at den ikke er en fremmed opplevelse når det virkelig gjelder.
Inviter forskjellige leverandører

Hvis du må levere til ESEF ved neste rapportering, kan du være sikker på at du vil bli kontaktet av en rekke leverandører som vil fortelle deg om sine produkter, men det er ikke nødvendigvis slik du finner den beste ESEF-leverandøren.

Det finske selskapet Konecranes inviterte et stort antall ESEF-leverandører til å sitte ved bordet da de måtte velge. Hver leverandør fikk muligheten til å utføre en testkonvertering av Konecranes siste kontoer, og på denne måten fant de leverandøren som kunne levere det beste resultatet.*How Konecranes became ESEF Ready with ParsePort, https://parseport.com/2020/06/24/konecranes/