Ofte stilte spørsmål
Hvitvaskingsloven – krav til å innhente gyldig legitimasjon fra ny daglig leder?
Kategori: Revisjon
Spørsmål: For revisjonsoppdrag legger Finanstilsynet til grunn at daglig leder er «den som handler på vegne av kunden», jf. hvitvaskingsrundskrivet pkt. 6.4. Når kunden ansetter ny daglig leder, må revisor bekrefte identiteten til vedkommende, på grunnlag av gyldig legitimasjon?
Svar: Revisor må innhente gyldig legitimasjon fra den nye daglige lederen.
Etter hvitvaskingsloven § 24 skal rapporteringspliktige løpende følge opp eksisterende kundeforhold og oppdatere dokumentasjon og opplysninger om kunder. De samme krav til kundetiltak gjelder ved endring som ved etablering. For de som opptrer på vegne av kunden gjelder hvitvaskingsloven § 13 (1) jf. § 12 (2).:
«Opplysninger om identiteten til personer som handler på vegne av kunden eller er gitt disposisjonsrett over en konto eller et depot, bekreftes ved gyldig legitimasjon. Retten til å handle på vegne av kunden bekreftes ved skriftlig dokumentasjon.»
Etter hvitvaskingsloven § 24 (2) skal rapporteringspliktige jevnlig gjennomføre kundetiltak som ledd i løpende oppfølging. Kundetiltak skal uansett gjennomføres når det er tvil om tidligere innhentede opplysninger er korrekte eller tilstrekkelige. Revisor må aktivt sjekke om det har skjedd endringer. Det er ingen fast regel på hvor ofte, men vi oppfatter at det normalt bør skje årlig, samt når revisor blir oppmerksom på (mulige) endringer. Det er normalt tilstrekkelig å spørre kunden.
Identitetskontroll ved etablering av kundeforhold
Kategori: Revisjon
Spørsmål: Må revisor foreta identitetskontroll av aksjeeiere, styremedlemmer og/eller daglig leder ved oppdragsaksept av et eksisterende aksjeselskap eller annen juridisk person?
Svar: Identiteten til kunden – selskapet/klienten – skal bekreftes på grunnlag av firmaattest som ikke er eldre enn tre måneder. For foretak som ikke er registrert i Foretaksregisteret, se hvitvaskingsloven § 13 (2).
Det skal også foretas identitetskontroll av den som handler på vegne av kunden, jf. hvitvaskingsloven § 12 (2) tredje punktum. For revisjonsoppdrag legger Finanstilsynet til grunn at dette vil være daglig leder. Dersom selskapet ikke har daglig leder, må revisor ta stilling til hvem som ansees å handle på vegne av kunden i det konkrete tilfellet. Elektronisk signatur er gyldig legitimasjon når den tilfredsstiller kravene i forskrift 21. november 2005 nr. 1296 om frivillige selvdeklarasjonsordninger for sertifikatutstedere, blant annet Bank ID. Pass, bankkort, førerkort og visse andre dokumenter godtas. Se hvitvaskingsrundskrivet pkt. 6.4. Videre skal det dokumenteres, ved firmaattest, stiftelsesdokument, skriftlig fullmakt eller lignende, at vedkommende er berettiget til å representere kunden utad.
I tillegg skal identiteten til reelle rettighetshavere bekreftes på grunnlag av egnede tiltak. Hva som skal anses som egnede tiltak, må avgjøres på bakgrunn av en risikovurdering. Normalt vil det være tilstrekkelig at det fremlegges aksjeeierbok/utskrift fra aksjeeierregisteret, selskapsavtale eller foreningsavtale. En fysisk person som eier mer enn 25 prosent av eierandelene i et selskap eller på grunn av innehav av aksjer, andeler eller medlemskap kontrollerer mer enn 25 prosent av det totale antallet stemmer i den juridiske personen eller sammenslutningen, anses å være en reell rettighetshaver.
Hvitvaskingsloven § 14 har i tillegg til dette noen flere eksempler på reelle rettighetshavere.
