Dokumentasjon av tid og timebestillinger

Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, har plikt til å dokumentere medgått tid, uavhengig av om det er tid som faktureres kunden. Også i de tilfellene hvor det faktureres et fast kontraktsbeløp, må medgåtte timer dokumenteres. Kravet om dokumentasjon av medgått tid gjelder altså selv om den bokføringspliktige avtaler fast pris med kunden, så lenge det er tidsforbruket som er det vesentlige ved prisfastsettelsen. Intern tid må også dokumenteres. For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, må medgått tid dokumenteres som grunnlag for avlønning.

Primært foreslås at det generelle kravet om timelister og timebestillinger fjernes, selv om timelister og timebestillinger underbygger salgsdokumentene (sekundærdokumentasjon). For kontrollmyndighetene vil det være en fordel å ha tilgang til dokumentasjon som underbygger og sannsynliggjør (eventuelt avkrefter) at fakturering og salgsinntekt er korrekt, men byrden for virksomhetene som er omfattet av reglene, er større enn fordelene kontrollmyndighetene oppnår. Kontrollmyndighetene bør i de berørte næringene, som i andre næringer, forholde seg til inngåtte avtaler, utstedte salgsdokumenter og annen dokumentasjon.

Lønn dokumenteres med lønnsslipper og lønns- og trekkoppgaver. Timelister skal underbygge denne dokumentasjonen i kontrollsituasjoner. Også her foreslås kravet om føring og oppbevaring av timelister fjernet, med samme begrunnelse som nevnt ovenfor.

Dokumentasjonskrav for reise- og utleggsregninger

Lovverket i forbindelse med ansattes utlegg og reiseregninger for firmaet er ikke utformet med tanke på mer utstrakt bruk av teknologiske løsninger, og er best tilpasset papirbaserte utlegg. Dette kan eksemp­lifiseres ved originalitetskrav til både dokumentasjon og signatur. Utleggsoppstillinger og reiseregninger skal dokumenteres med håndskreven signatur eller kvalifisert signatur etter esignaturloven. Videre skal utgiftene dokumenteres ved å legge ved kvittering eller annet originalbilag.

Kravene om håndskreven signatur eller kvalifisert signatur etter esignaturloven hindrer i mange tilfeller en effektiv elektronisk dokumentflyt. Det bør være tilfredsstillende at det fremgår av utleggsoppstillingen hvem som har levert den, og at signatur må anses å være et overflødig dokumentasjonskrav. Dette vil harmonere med blant annet kravene til dagsoppgjør ved kontantsalg (bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd) og tellelister ved varetelling (bokføringsforskriften § 6-1). Mange reiseregningssystemer har for øvrig en elektronisk signeringsløsning, men kravene i esignaturloven støttes ikke alltid. Krav om signatur på oppstillingen foreslås på bakgrunn av dette fjernet.

Med dagens teknologi er det svært enkelt å duplisere salgsdokumenter som er mottatt på papir (skanne og skrive ut, kopiere, og lignende), og originalitetskravet til salgsdokumenter på papir har derfor mistet sin betydning. Det er i tillegg mange av salgsdokumentene som i utgangspunktet utstedes elektronisk av selger. For slike kvitteringer har det ingen relevans å snakke om originalitet i materialet som leveres arbeidsgiver. Originalitetskravet bør fjernes, slik at lovverket tilpasses den digitale hverdag. Praksis er lagt opp til at arbeidsgiver kan skanne og makulere originalene av utleggsoppstillingene, og det tyder på at det er en regel som utlukkende skal sikre at arbeidsgiver ikke blir forsøkt svindlet av arbeidstaker. Vi må kunne gå ut fra at arbeidsgivere ikke ønsker å utbetale urettmessige utleggskrav, og selv har kontrolltiltak som hindrer slike utbetalinger.

Merverdiavgift på eiendom

Omsetning og utleie av fast eiendom, og varer og tjenester som omsettes som ledd i slik utleie, er unntatt merverdiavgift. Utleiere har rett til frivillig registrering i Merverdiavgiftsregisteret dersom bygget/anlegget benyttes i avgiftspliktig virksomhet eller av enkelte offentlige virksomheter. Det foreligger en rekke krav og plikter ved slik registrering som det ikke gås nærmere inn på her.

I forbindelse med oppføring og utvikling av eiendommer som faller inn under ordningen om frivillig registrering, vil en registrering medføre en potensiell justeringsforpliktelse eller -fordel. Det kan være svært omfattende å holde oversikt over justeringsforpliktelsene, i tillegg til at de økonomiske (likviditetsmessige) konsekvensene kan være betydelige. For å ha kontroll på eventuelle justeringer av fradragsretten, må den næringspliktige løpende ha oversikt over hva slags virksomhet som bedrives i de utleide lokalene. Ved en endring i bruken fra avgiftspliktig til avgiftsfri virksomhet eller motsatt, eller en endring i andelen som faller inn under merverdiavgiftsloven, vil utleier måtte justere fradragsført inngående merverdiavgift. For utleier kan det være en betydelig byrde å måtte følge opp bruken av lokalene, og justere tidligere avgiftsbehandling.

De betydelige administrative og økonomiske konsekvensene av ordningen med frivillig registrering, justeringsreglene og uttaksmerverdiavgift innenfor fast eiendom kan reduseres ved å gjøre endringer innenfor avgiftsregelverket. Ved innføring av generell avgiftsplikt på omsetning av nybygg og utleie av eiendom, vil justeringsplikten opphøre. Med bortfallet av justeringsplikten, vil samtidig de store administrative kostnadene til bokføring og oppfølging reduseres betydelig. Dette betinger at både nærings- og boligeiendom omfattes av avgiftsplikten. Mellomløsninger (for eksempel generell avgiftsplikt på utleie av næringseiendom) vil også kunne gi vesentlige besparelser.

Bokføringsplikt

Små virksomheter med et lavt bilagsvolum har i dag en forholdsmessig stor byrde i forhold til å følge alle bokføringsreglene fullt ut. Dette krever blant annet et ordentlig og oversiktlig regnskapssystem hvor alle transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner registreres, og som kan produsere nærmere beskrevne spesifikasjoner. Det er for virksomheter med under 600 bilag i året åpnet for å føre regnskapet i regneark eller tilsvarende, men kravene for øvrig er fortsatt de samme, herunder kravene til spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Selskaper med en lav omsetning og et lavt bilagsvolum kan i mange tilfeller dokumentere regnskaps- og skattemessige tall på en enklere måte enn gjennom full bokføring etter bokføringsreglene. Det foreslås at de minste virksomhetene får unntak fra bokføringsloven og -forskriften. De minste virksomhetene kan for eksempel avgrenses av en omsetning på inntil kr 50 000 og få transaksjoner etter bokføringsforskriften.

Ved å få unntak fra bokføringsloven og bokføringsforskriften, har de små virksomhetene mulighet til å oppsummere regnskaper ved hjelp av enkel oppsummering i et regneark, ved hjelp av kalkulator, eller lignende. Samtidig må det tas hensyn til at regnskapsmaterialet, og spesielt pliktig rapportering, må kunne etterprøves, og regnskapsmaterialet må organiseres på en slik måte at dette muliggjøres. Kontrollmyndigheter vil trolig risikere å måtte bruke noe lengre tid på kontroller av virksomheter som velger ikke å følge dagens spesifikasjonskrav, men det vil fortsatt være fullt mulig å foreta kontrollene.

Kilometer- og diettgodtgjørelse

Statens Reiseregulativ er førende for hvilke satser som benyttes for ulegitimerte kostnader i reiseregninger. De skattepliktige satsene er fristilt regulativet, men inntil nå har satsene i Statens Reiseregulativ blitt benyttet også i takseringsreglene. Reglene for kilometer- og diettgodtgjørelse har i dag en rekke satser, og det er et omfattende arbeid både for den ansatte, den som skal attestere og den som skal utbetale og innberette beløpene og sørge for at alt blir korrekt.

For å redusere tidsbruken ved behandling av kilometergodtgjørelse ønskes det primært at de ulike satsene slås sammen til én, som gjelder uavhengig av distanse, transportmiddel og andre faktorer. Denne satsen bør også gjelde transport med sykkel eller til fots. Med dette foreslås også at tillegg for passasjerer, tilhenger og skogs- og anleggsveier samt forskjellige satser avhengig av total kjørelengde og så videre, avskaffes. Arbeidstaker vil bruke mindre tid på utarbeidelsen av utleggsregningen, mens arbeidsgiver og kontrollmyndigheter vil bruke mindre tid på kontroll.

Videre foreslås det å forenkle diettsatsene vesentlig. Det foreslås to ulike satser avhengig av hvor lenge den ansatte er på reise. Én sats for tilfeller der reisen har en varighet på 5–10 timer, og en annen for tilfeller der varigheten er mer enn 10 timer. De såkalte bruspengene (godtgjørelse for småutgifter) foreslås fjernet. Dersom den ansatte får dekket måltider, må dette trekkes fra døgnsatsen. For reiser som varer 5–10 timer foreslås det 100 % fradrag dersom ett måltid dekkes. For reiser over 10 timer foreslås det at 40 % trekkes fra dersom lunsj dekkes, mens tilsvarende for middag er 60 %. Frokostbeløpet er så lavt, at det ikke kreves fradrag fra diettsatsen dersom måltidet er dekket. Frokost er i all hovedsak dekket gjennom kjøpsdokumentet fra overnattingsstedet, og kan derfor gjøres opp etter regning. I dette forslaget skilles det ikke på hvordan og hvor overnatting foretas, så innland og utland, hotell og privat overnatting har samme sats.

Arbeidstaker vil bruke mindre tid på utarbeidelsen av utleggsregningen, mens arbeidsgiver og kontrollmyndighetene vil bruke mind­re tid på kontroll. For at det ikke skal bli ekstraarbeid fordi de skattepliktige satsene ikke er lik satsene i statens reiseregulativ, må regulativet endres tilsvarende.

Krav om kontantkasse

Bokføringsloven og -forskriften stiller strenge krav til bokføringspliktige som har kontantomsetning. Etter dagens regler skal alle som gjennomfører kontantsalg regist­rere dette fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system (heretter benevnt kassaapparat), såfremt salget ikke faller inn under et av unntakene for ambulerende og sporadisk kontantsalg, oppsøkende salg til publikum, salg fra automater eller salg fra andre ubetjente salgssteder. Med kontantsalg menes alle salg der kjøpers betalingsplikt overfor selger gjøres opp ved levering, uavhengig av betalingsmåte. Det er ingen beløpsgrense i de generelle reglene, og bruk av kassa­apparat er derfor som hovedregel pliktig fra første krone. Det skilles i regelverket ikke på om betalingen tas imot med kontanter eller betalingskort.

Samfunnet beveger seg i retning av å bli kontantfritt, samtidig som det verken i Norge eller andre land kan sies å være kort tid til dette er en realitet. For de bokføringspliktige vil en stor administrativ kostnad bli borte dersom kontanter fjernes fra markedet, og kun elektroniske betalingsløsninger kan benyttes. I bokføringsprosessen vil det kunne forenkle kasseoppgjøret (med elektroniske transaksjoner vil problemet med differanser bli borte eller reduseres betydelig og dagsoppgjørene blir dermed enklere) og balansedokumenteringen (i forbindelse med kassetellinger). Andre positive effekter kan være reduserte sikkerhetsutfordringer (i forhold til ran/tyveri og underslag) og selve håndteringen av kontantene (innskudd i bank og vekslepenger). Mulighetene for skatte- og avgiftsunndragelser vil også trolig blir redusert noe, selv om forslaget ikke vil fjerne slike problemer. Forslaget er imidlertid drastisk, og det er vanskelig å vurdere konsekvensene ved gjennomføring. Vi foreslår derfor at det foretas en egen konsekvensutredning av et slikt forslag, og at det arbeides med å intensivere utviklingstakten mot et kontantløst samfunn.

Virksomheter med lav kontantomsetning bør få samme mulighet som virksomheter med ambulerende eller sporadisk kontantsalg til ikke å benytte kassaapparat. Anskaffelse av slike kasseløsninger kan være en betydelig kostnad ved lav kontantomsetning, og salg kan dokumenteres på annen måte. Følgelig foreslås det at det gis et generelt unntak fra kravet om kassaapparat for bokføringspliktige med årlig kontantomsetning under folketrygdens grunnbeløp (1G). Unntaket for ambulerende og sporadisk kontantsalg foreslås samtidig opphevet.

Hovedformålet med reglene om bruk av kassaapparat er å hindre skatte- og avgiftsunndragelser ved kontantomsetning. Dersom betaling skjer med betalingskort, reduseres muligheten for slike unndragelser (unndragelsene blir vesentlig enklere å oppdage). Det foreslås derfor at det ikke skal være plikt til å benytte kassaapparat dersom all betaling foregår med betalingskort. Salgene kan i slike tilfeller dokumenteres på annen måte.

I Norge er norske sedler og mynter i dag pliktige betalingsmidler. Det betyr at det ikke er lov å nekte oppgjør ved hjelp av gangbare sedler/mynter. For å gjennomføre forslaget må lovverket endres. Den generelle regelen foreslås bevart, men det bør åpnes for at betaler og betalingsmottaker kan avtale at norske sedler og mynter ikke kan benyttes som betalingsmetode. Intensjonen bak dette er at et handelssted skal kunne henge opp informasjon om at kun betalingskort er gyldig betalingsmetode, og at dette er tilstrekkelig for å kunne nekte å ta imot kontanter.

Oppbevaringstid for dokumentasjon

Oppbevaring av dokumentasjon krever betydelige ressurser av bokføringspliktige virksomheter. Oppbevaringstiden for primærdokumentasjon er etter hovedregelen endret fra ti til fem år, men det er i en midlertidig forskrift nedfelt en rekke unntak som medfører at hoveddelen av primærdokumentasjonen fortsatt har ti års oppbevaringsplikt. Hva som blir endelig forskriftsfestet er i skrivende stund ikke kjent. Det foreslås imidlertid at all primærdokumentasjon skal ha fem års oppbevaringstid, og at det ikke forskriftsfestes unntak fra hovedregelen.

Primærdokumentasjon skal dokumentere bokførte opplysninger og pliktig regnskapsrapportering. Sekundærdokumentasjon skal underbygge primærdokumentasjonen, og er i dag oppbevaringspliktig i 3,5 år. Det synes unødvendig å måtte oppbevare tilleggsdokumentasjon på opplysninger som allerede er dokumentert gjennom primærdokumentasjonen. Oppbevaringskravet for sekundærdokumentasjon foreslås derfor opphevet.

Periodisering av merverdiavgift

Beregnet inngående og utgående merverdiavgift periodiseres i dag etter dokumentasjonsdato (fakturadato). Regnskaps- og skattemessig effekt oppstår i hovedsak etter leveringstidspunkt eller tidspunktet for når inntekt eller kostnad oppstår. Forskjellene i periodiseringsreglene mellom merverdiavgift på den ene siden og skatt og regnskap på den andre siden, har medført at det er behov for til dels omfattende periodisering av bilag. Alle avgiftspliktige virksomheter må bokføre salg og kjøp på dokumentasjonsdato på grunn av merverdiavgiftsreglene, og dersom det ikke er samsvar mellom den avgiftsmessige og regnskapsmessige periodiseringen, må bilaget periodiseres i regnskapet. Mange regnskapssystemer har automatiske funksjoner for periodisering av bilag, men en del har ikke denne funksjonaliteten. Uansett skaper enhver periodisering merarbeid i form av avstemminger som skal gjennomføres, og reduserer oversiktligheten i regnskapet på grunn av en økt mengde transaksjoner i regnskapet. Også muligheten for feil i regnskapsføringen øker når det blir flere disposisjoner å bokføre.

Regnskaps- og skattemessig er opptjenings- og sammenstillingsprinsippene helt sentrale. Det er verken realistisk eller ønskelig å endre prinsippene, og det er derfor den avgiftsmessige periodiseringen som bør endres for å kunne samkjøre de ulike periodiseringsreglene. Hovedregelen for avgiftsmessig behandling foreslås derfor endret fra dokumentasjonsdato til den avgiftsterminen ytelsen/varen leveres. Dette betyr at inngående og utgående merverdiavgift, samt omsetningstall, skal innberettes på terminoppgaven for merverdiavgift i den terminen ytelsen leveres, på samme måte som den resultatmessige periodiseringen foretas.

Merverdiavgift ved import

På alle varer som føres inn i Norge, og som ikke faller inn under fritaks- eller unntaksbestemmelsene i merverdiavgiftsloven, skal det beregnes og betales merverdiavgift. Avgiften kan betales basert på kontoutskriften fra Tollkassereren dersom virksomheten har tollkreditt, ellers må avgiften betales kontant/via bankoverførsel før varen fristilles fra tollageret. Dersom importøren er en avgiftspliktig virksomhet, og varen benyttes i den avgiftspliktige virksomheten, vil importøren ha fradragsrett for den betalte merverdiavgiften. Virksomheten må dermed først betale og bokføre den inngående merverdiavgiften, i tillegg til at den samtidig registreres som fradragsberettiget på merverdiavgiftsoppgaven. Både for staten og virksomheten er dette et nullsumspill, men det skaper ekstra arbeid for begge parter. Det foreslås derfor at virksomheter som har fradragsrett for den inngående merverdiavgiften ikke skal måtte betale merverdiavgift ved import.

Bevertning

Kostnader i forbindelse med bevertning av forretningsforbindelser er etter hovedregelen (FSSD § 6-21) ikke skattemessig fradragsberettiget. Fradrag innrømmes likevel dersom kostnaden pr. person er under en årlig fastsatt beløpsgrense, det ikke serveres brennevin og bevertningen skjer i umiddelbar tilknytning til arbeidet og arbeidsstedet. Det bør lempes på reglene rundt fradragsrett ved bevertning. Ved å fjerne kravet for hvor og når bevertningen finner sted, øke beløpsgrensen og ikke ta hensyn til hva slags alkohol som serveres, vil det kunne spares tid i forbindelse med vurderingen om et bevertningstilfelle er skattemessig fradragsberettiget eller ikke. Etter dagens regler kreves det også unødvendig mye dokumentasjon for å underbygge skattefradraget, og totalt sett vil det derfor være betydelige besparelser ved å forenkle reglene for fradragsrett for bevertningsutgifter.

Krav om printer

I bokføringsloven og -forskriften er det i de fleste paragrafene lagt til rette for at spesifikasjoner og dokumentasjon kan overleveres i lesbar form, som betyr at det på oppfordring kan skrives ut på papir eller overleveres i elektronisk format. Det er imidlertid noen få paragrafer der det er krav om at materialet kan skrives ut på papir. Dette gjelder spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering (BL § 5), oppbevaringspliktig regnskapsmateriale (BL § 13), elektronisk regnskapsmateriale som oppbevares i andre land (BF § 7-5) og personallister (BF § 8-5-6). I dagens teknologiske verden fremstår krav om å kunne skrive ut på papir som unødvendige, og foreslås fjernet.

Merverdiavgiftskompensasjon

Kompensasjon for betalt inngående merverdiavgift ble innført for å motvirke konkurransevridninger som følge av merverdiavgiftssystemet, og dermed skape like vilkår for offentlige og private virksomheter som konkurrerer i samme marked for levering av tjenester som kommunene plikter å levere (tjenestene er unntatt merverdiavgift). Bokføringsprosessen blir imidlertid vesentlig komplisert av merverdiavgiftskompensasjonsloven, spesielt for kommuner/fylkeskommuner. Postering i hovedbok kompliseres fordi det blir et dobbelt sett med avgiftskoder, og det kan medgå mye tid for å avklare bruken av en investering. Videre har de korte foreldelsesfristene medført et behov for strenge og omfattende kontrollrutiner, som nødvendigvis krever mye tid å følge opp. På toppen av dette kommer tap som følge av feil som gjøres (og som oppdages etter foreldelsesfristen) og endret bruksområde for investeringen. Lovverket og bokføringsprosessen kan vesentlig forenkles ved å oppheve merverdiavgiftskompensasjonsloven, og tillegge merverdiavgiftsloven nye paragrafer for å opprettholde selve ordningen. Kompensasjonen kan dermed gjennomføres som fradragsføring av inngående merverdiavgift, og virksomheten kan ha ensartede rutiner for både fradragsføring av merverdiavgift i forbindelse med avgiftspliktig virksomhet og fortsatt få kompensert den inngående merverdiavgiften.

Beløpsgrense for balanseføring

Plikten til å balanseføre et driftsmiddel inntrer når driftsmiddelet er varig og betydelig. Balanseføring av driftsmidler krever betydelig mer arbeid enn direkte kostnadsføring. Det må opprettes i anleggskartotek, det må foretas avskrivninger og avstemminger, det skaper ekstra jobb ved avhending og det må vurderes nedskrivninger.

Skatteloven § 14-40 definerer hva som regnes som varig og betydelig i skattemessig forstand (i hovedsak benyttes de samme grensene regnskapsmessig for virksomheter som ikke følger IFRS). Dagens beløpsgrense på kroner 10 000 har vært uendret siden 1992(!), og er overmoden for endring. Prosjektgruppen mener denne grensen med fordel kan heves til kroner 100 000, som tilsvarer den grensen kommunene forholder seg til. Samtidig foreslås det at beløpsgrensen tas ut av skatteloven, og i stedet forskriftsfestes, og at grensen justeres for eksempel hvert femte år i tråd med prisutviklingen.

Elektronisk fakturering

Det området man ser størst potensial for tidsbesparelse, er overgang til elektronisk fakturering (integrerte løsninger, ikke pdf-filer pr. mail og lignende). Automatisering av dokumentflyt, forenklet kontering og andre fordeler medfører en betydelig enklere bokføringsprosess. Til tross for forenklinger både for kjøper og selger, har ikke overgang til for eksempel EHF-fakturaer gått så raskt som ønsket. Med et besparelsespotensial på 4 300 millioner kroner (ikke inkludert i de tidligere nevnte 8,8 milliarder), foreslår prosjektgruppen at det tas i bruk virkemidler for raskere implementering. Utfordringen er å gjøre dette uten at lovverket skjerpes inn. Hittil har ikke et tilstrekkelig antall virksomheter sett store nok fordeler med EHF-fakturering, og det må antas at dette er på grunn av for liten kjennskap til formatet og hva som skal til for å benytte det. Her har regnskapsførere og revisorer både en mulighet til, og et ansvar for, å informere sine kunder, men også staten bør iverksette tiltak for å fremme utbredelsen av elektronisk fakturering.