Forenklinger av bokføringsreglene
Ved å forenkle bokføringsloven med tilhørende forskrift samt annen lovgivning kan bokføringsprosessen forenkles vesentlig. RegnskapsStiftelsen har estimert mulige besparelser på 8,8 mrd. i en rapport som nylig er overlevert til politisk behandling.
Siden september har en prosjektgruppe nedsatt av RegnskapsStiftelsen arbeidet med tiltak for å forenkle bokføringsprosessen. Dette for å spare næringsliv og offentlig sektor for betydelige summer. Rapporten ble nylig overlevert finansministeren og næringsministeren, og det knyttes store forventinger til resultatet av arbeidet. De beregnede totale besparelsene er beregnet til 8,8 milliarder kroner. Hans-Jørgen Blomseth, regjeringens forenklingssjef, har allerede påbegynt arbeidet med å vurdere forslagene, og ser på rapporten som et viktig bidrag i sitt arbeid. Videre i artikkelen trekkes de viktigste forslagene frem. Forslagene er ikke begrenset til bokføringsloven- og forskriften. Det er bokføringsprosessen som har vært fokuset til gruppen, og denne inkluderer også annen lovgivning.
Dokumentasjon av tid og timebestillinger
Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, har plikt til å dokumentere medgått tid, uavhengig av om det er tid som faktureres kunden. Også i de tilfellene hvor det faktureres et fast kontraktsbeløp, må medgåtte timer dokumenteres. Kravet om dokumentasjon av medgått tid gjelder altså selv om den bokføringspliktige avtaler fast pris med kunden, så lenge det er tidsforbruket som er det vesentlige ved prisfastsettelsen. Intern tid må også dokumenteres. For ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer, må medgått tid dokumenteres som grunnlag for avlønning.
Primært foreslås at det generelle kravet om timelister og timebestillinger fjernes, selv om timelister og timebestillinger underbygger salgsdokumentene (sekundærdokumentasjon). For kontrollmyndighetene vil det være en fordel å ha tilgang til dokumentasjon som underbygger og sannsynliggjør (eventuelt avkrefter) at fakturering og salgsinntekt er korrekt, men byrden for virksomhetene som er omfattet av reglene, er større enn fordelene kontrollmyndighetene oppnår. Kontrollmyndighetene bør i de berørte næringene, som i andre næringer, forholde seg til inngåtte avtaler, utstedte salgsdokumenter og annen dokumentasjon.
DOKUMENTASJONSPLIKT: Bokføringspliktige som utfører tjenester hvor vederlaget er basert på tidsforbruk, har plikt til å dokumentere medgått tid, uavhengig av om det er tid som faktureres kunden.
Lønn dokumenteres med lønnsslipper og lønns- og trekkoppgaver. Timelister skal underbygge denne dokumentasjonen i kontrollsituasjoner. Også her foreslås kravet om føring og oppbevaring av timelister fjernet, med samme begrunnelse som nevnt ovenfor.
Jeg har fått anledning til å lese igjennom rapporten. Det er et meget grundig arbeid som ligger bak. Skal regjeringen oppnå sitt mål om å gjennomføre forenklinger som før utløpet av 2017 skal gi næringslivet årlige besparelser på NOK 15 milliarder, må vi gjennomføre forenklinger på de områder som er mest ressurskrevende. Derfor er denne rapporten meget viktig for oss, og vi kommer til å arbeide for at mange av forslagene i rapporten blir gjennomført.
Prosjektleder for regjeringens forenklingsprosjekt Hans-Jørgen Blomseth
Dokumentasjonskrav for reise- og utleggsregninger
Lovverket i forbindelse med ansattes utlegg og reiseregninger for firmaet er ikke utformet med tanke på mer utstrakt bruk av teknologiske løsninger, og er best tilpasset papirbaserte utlegg. Dette kan eksemplifiseres ved originalitetskrav til både dokumentasjon og signatur. Utleggsoppstillinger og reiseregninger skal dokumenteres med håndskreven signatur eller kvalifisert signatur etter esignaturloven. Videre skal utgiftene dokumenteres ved å legge ved kvittering eller annet originalbilag.
Kravene om håndskreven signatur eller kvalifisert signatur etter esignaturloven hindrer i mange tilfeller en effektiv elektronisk dokumentflyt. Det bør være tilfredsstillende at det fremgår av utleggsoppstillingen hvem som har levert den, og at signatur må anses å være et overflødig dokumentasjonskrav. Dette vil harmonere med blant annet kravene til dagsoppgjør ved kontantsalg (bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd) og tellelister ved varetelling (bokføringsforskriften § 6-1). Mange reiseregningssystemer har for øvrig en elektronisk signeringsløsning, men kravene i esignaturloven støttes ikke alltid. Krav om signatur på oppstillingen foreslås på bakgrunn av dette fjernet.
Med dagens teknologi er det svært enkelt å duplisere salgsdokumenter som er mottatt på papir (skanne og skrive ut, kopiere, og lignende), og originalitetskravet til salgsdokumenter på papir har derfor mistet sin betydning. Det er i tillegg mange av salgsdokumentene som i utgangspunktet utstedes elektronisk av selger. For slike kvitteringer har det ingen relevans å snakke om originalitet i materialet som leveres arbeidsgiver. Originalitetskravet bør fjernes, slik at lovverket tilpasses den digitale hverdag. Praksis er lagt opp til at arbeidsgiver kan skanne og makulere originalene av utleggsoppstillingene, og det tyder på at det er en regel som utlukkende skal sikre at arbeidsgiver ikke blir forsøkt svindlet av arbeidstaker. Vi må kunne gå ut fra at arbeidsgivere ikke ønsker å utbetale urettmessige utleggskrav, og selv har kontrolltiltak som hindrer slike utbetalinger.
Prosjektgruppen har foreslått at det nedsettes egne prosjektgrupper for å forenkle skatte- og merverdiavgiftslovgivningen.
Merverdiavgift på eiendom
Omsetning og utleie av fast eiendom, og varer og tjenester som omsettes som ledd i slik utleie, er unntatt merverdiavgift. Utleiere har rett til frivillig registrering i Merverdiavgiftsregisteret dersom bygget/anlegget benyttes i avgiftspliktig virksomhet eller av enkelte offentlige virksomheter. Det foreligger en rekke krav og plikter ved slik registrering som det ikke gås nærmere inn på her.
I forbindelse med oppføring og utvikling av eiendommer som faller inn under ordningen om frivillig registrering, vil en registrering medføre en potensiell justeringsforpliktelse eller -fordel. Det kan være svært omfattende å holde oversikt over justeringsforpliktelsene, i tillegg til at de økonomiske (likviditetsmessige) konsekvensene kan være betydelige. For å ha kontroll på eventuelle justeringer av fradragsretten, må den næringspliktige løpende ha oversikt over hva slags virksomhet som bedrives i de utleide lokalene. Ved en endring i bruken fra avgiftspliktig til avgiftsfri virksomhet eller motsatt, eller en endring i andelen som faller inn under merverdiavgiftsloven, vil utleier måtte justere fradragsført inngående merverdiavgift. For utleier kan det være en betydelig byrde å måtte følge opp bruken av lokalene, og justere tidligere avgiftsbehandling.
De betydelige administrative og økonomiske konsekvensene av ordningen med frivillig registrering, justeringsreglene og uttaksmerverdiavgift innenfor fast eiendom kan reduseres ved å gjøre endringer innenfor avgiftsregelverket. Ved innføring av generell avgiftsplikt på omsetning av nybygg og utleie av eiendom, vil justeringsplikten opphøre. Med bortfallet av justeringsplikten, vil samtidig de store administrative kostnadene til bokføring og oppfølging reduseres betydelig. Dette betinger at både nærings- og boligeiendom omfattes av avgiftsplikten. Mellomløsninger (for eksempel generell avgiftsplikt på utleie av næringseiendom) vil også kunne gi vesentlige besparelser.
