Den viktige oppdragsdokumentasjonen
Oppdragsdokumentasjonen er et hensiktsmessig verktøy i det løpende arbeidet med regnskapet og er en av nøklene til å drive et regnskapskontor med god kvalitet og lønnsomhet, samt å kunne tilfredsstille kunder og medarbeidere.
Denne artikkelen bygger videre på artikkel tidligere publisert i RR nr. 5 2011 om revisor som regnskapsfører, med fokus på dokumentasjon, internkontroll og oppdragsavtale. Revisor er gjennom sin virksomhet godt kjent med dokumentasjonsrutiner for utført arbeid. «Ikke dokumentert – ikke utført» er et kjent uttrykk, og peker på viktigheten av revisjonsdokumentasjonen som bevis.
Revisjonsstandarden ISA 230* ISA 230, 2 og 3. påpeker at dokumentasjonen skal virke som et hjelpemiddel for de som er involvert i oppdraget. God Regnskapsføringsskikk har sin parallell til dette, og trekker frem oppdragsdokumentasjonen som et hensiktsmessig verktøy i det løpende arbeidet med regnskapet.* GRFS 1.5.2. Revisjonsdokumentasjon for revisorer og oppdragsdokumentasjon for regnskapsførere er imidlertid vesensforskjellig i sin oppbygging. For en revisor er dokumentasjonen alfa og omega, og det eneste som legges til grunn som bevis for utført arbeid og grunnlag for konklusjon. Regnskapsføreren lever primært av å føre regnskap, og en avstemt og periodisert regnskapsrapport vil være tilstrekkelig som bevis på utført arbeid. Her spiller oppdragsdokumentasjonen ikke sin viktigste rolle.
Regnskapsførers oppdragsdokumentasjon består av følgende, iht. GRSF 1.5.3.2:
GRFS 0.3.2 Krav til avtalens innhold
«Oppdragsavtalen skal angi hvilke regnskapsfunksjoner, dvs. bokførings- og rapporteringsoppgaver mv, som regnskapsførervirksomheten har påtatt seg.
Oppdragsavtalen skal ikke på noen måte gi oppdragsgiver inntrykk av at oppdragsgivers eget ansvar kan reduseres gjennom bruk av ekstern regnskapsfører.
Foruten regnskapsfunksjoner skal «andre oppdrag» nedfelles i oppdragsavtalen. Dette gjelder enhver selvstendig oppgave som regnskapsførervirksomheten forplikter seg til å utføre mot betaling.
Oppdragsavtalen skal regulere hvorledes personopplysninger skal behandles, samt at det skal gjennomføres sikringstiltak som sørger for tilfredsstillende informasjonssikkerhet slik dette er beskrevet i personopplysningsloven.»
Det at fremdriftsskjema og kvalitetskontrolldokumentasjon er listet opp sammen med oppdragsavtalen, er ikke tilfeldig. Begge disse punktene er avhengig av hva som er spesifisert i oppdragsavtalen for å si noe om innholdet i fremdriftsskjema og hva som skal kvalitetskontrolleres.
Utover de nevnte punktene i GRFS angis det ikke i hvor stor grad oppdragene skal spesifiseres. De aller fleste malene på oppdragsavtaler som er tilgjengelige, har imidlertid en detaljspesifisering som angir de enkelte elementene som inngår i hovedområdene regnskapsføring, lønn, fakturering og årsoppgjør. Innenfor området regnskapsføring, finner vi blant annet følgende:
Hos hvem regnskapet skal føres, og hvem som er ansvarlig for regnskapssystemet
Frist for levering av bilag
Frist for ferdigstillelse av perioden
Hvor ofte skal det rapporteres, og hva rapportene skal inneholde
Om regnskapskontoret skal utføre betaling/remittering
Hvilke mva-terminer selskapet følger
Alle disse punktene regnes som vesentlige ledd i arbeidet med regnskapsføring, og skal derfor tidfestes, og dokumenteres utført. Lignende oppgaver finnes også på områdene lønn, fakturering og årsoppgjør.
%20(1).png)
