Valg av nye rapporterings- og innsiktsløsninger

Det finnes mange teknologier som kan gi ledelsen gode visualiserings- og rapporteringsløsninger, men hvordan velge den rette? En kartlegging av funksjonelle og tekniske behov er en forutsetning for å definere hvilken teknologi som passer best. Ha søkelys på hvilke behov teknologien skal løse, hvordan denne skal brukes av organisasjonen, og hvordan forvaltning og vedlikehold skal fungere fremover for å sikre videreutvikling av løsningen.

Master i finans og økonomisk analyse
Henning
Torgersen

Partner, Digital BDO

Han har ansvaret for Business analytics og Digital i BDO.

Metoder og verktøy for å gjøre data om til praktisk og relevant innsikt i sanntid gjør det enklere for en virksomhet å ta bedre avgjørelser, identifisere potensielle utfordringer og muligheter, samt drive mer lønnsomt. De gjør at virksomheten får bedre oversikt over sin økonomiske status til enhver tid og hvordan utviklingen av KPIer og andre nøkkeltall har vært den siste tiden. Riktig brukt gjør disse verktøyene det også lettere å kommunisere resultatene ut i egen organisasjon.

Hvilke teknologier er tilgjengelige?

For å oppnå dette er valg av system og teknologi som kan gi ledelsen gode visualiserings- og rapporteringsløsninger en svært viktig beslutning. De teknologiene som har fått best fotfeste i Norge pr. i dag, er Microsoft Power BI, Qlik og Tableau, som i en årrekke har vært de ledende og mest fremtredende løsningene. Mange konsulentselskaper og bedrifter har bygget kompetanse på disse teknologiene, og jobber daglig med skreddersydde kundeløsninger. Det kommer også nye systemer og teknologier fremover som vil være spennende å følge med på.

Dette er alle teknologier som har rik funksjonalitet for fremstilling og deling av data og vi anbefaler å starte med en kartlegging av funksjonelle og tekniske behov som er en forutsetning for å definere hvilken teknologi som passer best for virksomheten. Det handler om systemstrategi, hva slags datakilder som finnes, hvordan løsningen skal brukes og hva man allerede har av systemer, samt tidligere erfaringer.

Mulighetene i teknologiene er tilnærmet «uendelige». Det er derfor ekstra viktig å ha søkelys på hvilke behov teknologien skal løse, hvordan denne skal brukes av organisasjonen, og hvordan forvaltning og vedlikehold skal fungere fremover for å sikre videreutvikling av løsningen. Det handler om å skaffe seg kunnskap og erfaring fra implementering av rapporterings- og analyseløsninger, og å hjelpe i bindeleddet mellom teknologi og forretning. Her ser vi at virksomhetene stadig blir mer bevisst og i større grad enn tidligere allierer seg med eksperter som kan bistå i denne prosessen.

Hva ny teknologi og rapporteringsløsninger kan bidra til

Anskaffelse og implementering av gode rapporterings- og innsiktsløsninger kan gi en stor effekt på drift av virksomheten. Ved å distribuere viktige styringsdata til relevante brukere i organisasjonen kan mottakerne få akkurat den informasjonen de trenger, til riktig tid og på det formatet de trenger. Dette gjør at mottakerne løpende kan foreta velfunderte beslutninger på kvalitetssikrede data.

De fleste teknologiene kan tilrettelegge for brukerstyrt tilgang, slik at hver av de ulike brukergruppene får informasjon og dashboards tilpasset sitt ansvarsområde og sine KPI’er.

Bedre oversikt for logistikk-medarbeideren

Dette kan være en logistikkmedarbeider som får plukklister eller oversikt over arbeidsstrømmer som omhandler eget ansvar og oppgaver. Dette kan for eksempel være å få løpende oversikt over lagerstatus, og bestillinger på vei inn.

Controlleren kan reagere raskere

Det kan være en controller som får rask oversikt over hvordan de ulike avdelingene presterer på omsetning, margin og produktmiks, og som kan sammenligne alle avdelinger, eller avdelinger fordelt på ulike klynger (clustre) gjennom benchmarkingsanalyser. Dette gjør at en controller raskt kan agere på avvik og kunne ta kontakt med aktuelle interessenter for å informere om status.

I mange tilfeller vil denne controlleren ha en kjededirektør eller CFO som ønsker styringsinformasjon på ulikt detaljnivå. Dette kan controlleren få tilgang til gjennom ulike dashboards. Her vil det også være naturlig at controlleren er en superbruker som også vil kunne utvikle egne rapporter og analyser på kvalitetssikrede data. Denne fleksibiliteten har stor verdi for virksomheten.

Anskaffelse og implementering av gode rapporterings- og innsiktsløsninger kan gi en stor effekt på drift av virksomheten.

Gjør CFO-en trygg på at viktig -informasjon ivaretas

En CFO sitter svært sentralt i alt som skjer i virksomheten, har behov for løpende styringsinformasjon, og må kunne agere og sette inn tiltak til rett tid. Her er det svært viktig at denne informasjonen kommer raskt og blir fanget opp slik at tiltakene får best mulig effekt. Her kan man lage management-dashboards som visualiserer virksomhetens KPIer, og som tydelig visualiserer avvik, for eksempel gjennom ulike fargekoder eller pushvarsler på e-post. Dette gjør at CFO kan være trygg på at viktig informasjon blir ivaretatt.

Dette er bare noen eksempler på roller i en virksomhet som har stort behov for moderne og skalerbare visualiserings- og rapporteringsløsninger. Disse brukerne har ulike behov, og den valgte løsningen må gi disse brukerne den informasjonen de trenger – til enhver tid. En virksomhet kan ha den beste teknologiske løsningen som finnes, men hvis informasjonen som distribueres ikke treffer behovet til brukerne, vil løsningen miste verdi over tid.

Vår anbefaling er alltid å sørge for tidlig å skaffe seg en oversikt over behovet til organisasjonen, samt at formålet med en ny løsning er tydelig. På denne måten har man bedre forutsetninger for å investere i riktig teknologi og løsninger som anskaffes.