Endringer i foretakslovgivningen:

Fysiske og elektroniske møter likestilles

Det er foreslått endringer i foretakslovgivningen som blant annet likestiller fysiske og elektroniske møter i aksjeselskaper, allmennaksjeselskaper, ansvarlige selskaper, samvirkeforetak, stiftelser, statsforetak og finansforetak.

Advokat
Svein G. Stang Hansen

Partner PwC

Advokat
Ronja Moksnes Sommer

PwC

For å avhjelpe foretak med de umiddelbare konsekvensene av utbruddet av Covid-19, vedtok Stortinget midlertidig lov av 26. mai 2020 nr. 54 om unntak fra krav til fysisk møte mv. i foretakslovgivningen. Loven legger til rette for at saksbehandlingen i styret, generalforsamlingen og andre foretaksorganer kan skje uten fysisk møte.

I forbindelse med innføringen av den midlertidige loven ba næringskomiteen departementet innhente erfaringer for å avklare behovet for at enkelte av endringene i den midlertidige loven skulle gjøres permanente. På bakgrunn av mange positive tilbakemeldinger fra næringslivet, sendte departementet i desember 2020 ut et forslag på høring. Forslaget ville gjøre permanente endringer i kravene til gjennomføring av møter i foretak. Etter høringen fremla departementet sine forslag i proposisjon#Prop. 140 L (2020-2021). om endringer i foretakslovgivningen for Stortinget, hvor en del av endringene er tenkt å tre i kraft samtidig som reglene i den midlertidige loven opphører 1. juni 2021.

Videre innføres det regler om bekreftelse av elektronisk stemmegivning i allmennaksjeselskaper for å følge opp endringsdirektiv (EU) 2017/828, som Norge er forpliktet til å gjennomføre etter EØS-avtalen.

I tillegg foreslås det regler som gjør at britiske statsborgere bosatt i EØS eller Storbritannia, og EØS-borgere bosatt i Storbritannia, vil oppfylle foretakslovgivningens geografiske tilknytningskrav til tillitspersoner.

Pr. i dag innehar ca. 3000 britiske personer verv i norske foretak. Da det er ønskelig at disse fortsatt skal kunne inneha sine verv, har Nærings- og fiskeridepartementet foreslått at personer med tilknytning til Storbritannia tas inn som del av tilknytningskravet i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven og stiftelsesloven, forutsatt at det omfattes av en frihandelsavtale mellom Norge og Storbritannia. Endringen gir også andre briter mulighet til å velges til tilsvarende verv.

I det følgende har vi tatt utgangspunkt i aksjelovenes møteregler og ser disse i sammenheng med de nye reglene for andre foretaksformer.

Teknologinøytrale regler

De nye reglene er ment å være teknologinøytrale, slik at hvert foretak har frihet til å velge den møteform som det finner mest hensiktsmessig og legge til rette for flere muligheter til bruk av elektroniske hjelpemidler.

Reglene er ment å ta høyde for en videre teknologisk utvikling og at kompetanse på elektroniske verktøy skal kunne benyttes innenfor det nye regelverket.

Lovgiver ønsket størst mulig grad av lik regulering av møteform i de ulike foretakslovene. En mest mulig lik regulering kan bidra til å gjøre reglene enklere å forstå og praktisere.

De nye reglene likestiller fysiske møter og elektroniske møter. At aksjeeiere, medlemmer og andre aktører har rett til å «møte», vil dermed bety en rett til å møte enten fysisk eller elektronisk. Man lovfester kravet om at behandlingsmåten skal være hhv. betryggende og forsvarlig.

Det skjer endringer i selskapsloven, aksjeloven, allmennaksjeloven, stiftelsesloven, SE-loven, samvirkelova, finansforetaksloven og statsforetaksloven.

De nye reglene er ment å være teknologinøytrale, slik at hvert foretak har frihet til å velge den møteform som det finner mest hensiktsmessig og legge til rette for flere muligheter til bruk av elektroniske hjelpemidler.

De enkelte lovendringene for møteform i foretakslovgivningen

Styremøter i aksjelovene

Styret i aksjeselskaper skulle før lovendringen som hovedregel behandle saker i fysisk møte, med mindre saken kunne forelegges skriftlig eller behandles på annen betryggende måte.#Aksjeloven § 6-19 (1) (tidligere). Loven åpnet altså opp for blant annet bruk av elektronisk deltakelse. Loven forutsatte at fysisk møte alltid var å anse som betryggende. På den annen side var skriftlig behandling ved sirkulasjon av dokumenter ansett betryggende for gitte saker. Det var gjerne enkle saker eller saker som hadde vært godt opplyst i tidligere styremøter som ble behandlet uten fysiske møter.

Begrepet «møte»

De nye reglene innfører en generell bestemmelse som fastslår at begrepet «møte» omfatter både de møtene der de som deltar er fysisk til stede (fysisk møte), og der de deltar ved bruk av elektroniske hjelpemidler (elektronisk møte).#Aksjelovene § 1-5 a, samvirkelova § 6 a. Loven likestiller derfor fysiske møter og elektroniske møter.

Det vil som tidligere være styreleder som bestemmer behandlingsmåte. Styreleder vil derfor som utgangspunkt kunne velge mellom fysisk møte, elektronisk møte eller annen behandlingsmåte, herunder skriftlig behandling.

Betryggende behandlingsmåte

Ved valg av behandlingsmåte må styrets leder være oppmerksom på at det nå er kommet inn et lovkrav#Aksjelovene § 6-19 (1) 2. punktum. om at behandlingsmåten skal være «betryggende». Kravet innebærer at behandlingsmåten må sikre en forsvarlig saksbehandling i styret. At kravet lovfestes er ikke ment å være noen realitetsendring fra tidligere rett. Allerede ved lovendringen i 2013 ble det åpnet opp for at styret hadde full frihet til å avgjøre om en sak skulle behandles i møte eller på en annen måte, så lenge behandlingen var å anse som betryggende. Som følge av likestillingen av fysisk møte og elektronisk møte ønsket lovgiver likevel at kravet om betryggende behandlingsmåte skulle lovfestes.

Kravet om betryggende behandlingsmåte gjelder uavhengig av møteformen. Det fremgår av forarbeidene at elektronisk behandlingsform ikke alltid vil være å anse som betryggende, f.eks. pga. utilstrekkelige elektroniske løsninger. Tilsvarende pekes det på at heller ikke fysiske møter alltid er betryggende, eksempelvis pga. myndighetspålagte reiserestriksjoner eller at lokalene ikke er lagt til rette for at funksjonsnedsatte kan få delta.

I forarbeidene fremheves det at møtedeltakerne ofte er profesjonelle aktører samt at de har digital kompetanse til å gjennomføre elektronisk møte, og at behandlingsmåten derfor kan vurderes som forsvarlig. Når styreleder skal vurdere behandlingsmåte, vil det derfor være viktig å undersøke om dette er tilfellet i det aktuelle styret. Det kan nok tenkes at ikke alle deltakerne er like erfarne med teknologiske løsninger og det må styreleder ta hensyn til.

Behandlingsmåte må vurderes konkret

Behandlingsmåten må vurderes konkret av styrets leder. I vurderingen må det blant annet sees hen til eventuelle behov styremedlemmene vil ha for å diskutere seg imellom, både om saksgrunnlaget og om vedtakets innhold. Det samme gjelder om sakens karakter tilsier at styremedlemmene bør kommunisere direkte med hverandre. Hvorvidt behandlingsmåten er betryggende, vil måtte vurderes konkret for den eller de sakene som skal behandles. Ved vurderingen av hvilken behandlingsmetode som skal brukes, skal innspill fra øvrige styremedlemmer tillegges vekt. I forarbeidene er det pekt på viktigheten av gode saksdokumenter, nødvendig tid til forberedelse og meningsutveksling mellom medlemmene, uavhengig av møteform.

Må gis praktisk mulighet til å delta

Kravet til betryggende behandlingsmåte innebærer også at styreleder må sørge for at styremedlemmene har praktisk mulighet til å kunne delta. De må kunne møte, ha anledning til å be om nødvendig informasjon og anledning til å fremme de sakene de måtte ønske. Det understreker viktigheten av at de teknologiske løsningene for gjennomføringen av elektroniske møter oppfyller kravene. Ved fysiske møter kan det være at enkelte styremedlemmer deltar ved hjelp av elektroniske hjelpemidler.

Styreleders kompetanse kan begrenses gjennom instruks/retningslinjer, vedtektsbestemmelse eller ved beslutning om møteform av et flertall av styrets medlemmer.

Tidligere hadde også det enkelte styremedlemmet samt daglig leder anledning til å kreve at saker ble behandlet i fysisk styremøte. Denne retten har bortfalt i forbindelse med lovendringen.

Skriftlig behandling ved sirkulasjon

Fysiske møter eller elektroniske møter er noe annet enn eksempelvis skriftlig behandling#Aksjeloven § 6-19 (1), samvirkelova § 82 (1), stiftelsesloven § 31 (2), selskapsloven § 2-15 (2). ved sirkulasjon av dokumenter. Denne behandlingsmåten er opprettholdt som et alternativ. Det enkelte styremedlemmet vil ha rett til å kreve behandling i møte dersom styreleder har besluttet skriftlig behandling. Derimot vil ikke det enkelte styremedlemmet kunne kreve at møtet skal skje i en bestemt møteform.

Ved uenighet om behandlingsmåte

Styremedlemmet kan kreve å få protokollert at den behandlingsmåten som styreleder legger opp til ikke er betryggende. Styreleder må ved sin vurdering av behandlingsmåte også ta hensyn til de alminnelige reglene om saksbehandlingsfeil, herunder at uforsvarlig saksbehandling kan medføre erstatnings- og straffansvar. Som påpekt i forarbeidene er det grunn til å anta at styreleder sammen med de øvrige styremedlemmene finner frem til en hensiktsmessig behandlingsmåte for den enkelte sak og for det enkelte styremedlem.

Kan kreve behandling i møte

Selv om et styremedlem eller daglig leder ikke lenger kan kreve at en sak behandles i fysisk møte, har styremedlem og daglig leder rett til å kreve at saker blir behandlet i møte (men altså ikke hvorvidt det skal avholdes fysisk eller elektronisk møte).

Hybdridmøter

Ettersom styreleder har et ansvar for å ivareta en betryggende behandlingsmåte, vil det i noen tilfeller være utfordrende dersom styremedlemmer skulle ha en ubetinget rett til å delta elektronisk i fysiske møter. Har styrets leder funnet at en betryggende behandling krever fysisk møte, kan ikke styremedlemmer kreve å delta elektronisk. Dette stiller seg annerledes dersom behandlingsmåten anses betryggende selv uten fysisk møte. Styreleder vil følgelig måtte vurdere om elektronisk deltakelse kan finne sted samtidig som kravet om betryggende behandlingsmåte ivaretas. Det er viktig å huske at alle styremedlemmer så vidt mulig skal ha anledning til å delta i behandlingen av en sak. I slike tilfeller vil et velfungerende styre legge til rette for hybridmøter – der man deltar på forskjellig måte, men styremedlemmer har altså ikke en ubetinget rett til å delta elektronisk i fysiske møter.

Ved at møteformene likestilles i loven, antas det at bruken av elektroniske møter vil øke på sikt og vil anses som en betryggende behandlingsmåte, blant annet fordi det vil tas i bruk stadig bedre teknologiske løsninger, som det nye regelverket nettopp tar sikte på å dekke.

På samme måte som i aksjelovene har samvirkeloven og selskapsloven likestilt fysiske møter og elektroniske møter. Styreleder har kompetanse til å velge behandlingsmåte. Det er også her krav om at behandlingsmåten er betryggende og forsvarlig.

Møte i bedriftsforsamlingen i aksjeselskaper og allmennaksjeselskaper

Det er innført likestilling av fysiske møter og elektroniske møter. Det er bedriftsforsamlingens leder som beslutter behandlingsmåte. Det stilles også her krav om at behandlingsmåten er betryggende. Derimot er det ikke åpnet for skriftlig behandling i bedriftsforsamlinger.

Andre selskapsorganer

Selskapene vil fortsatt stilles fritt til å regulere behandlingsmåten i andre organer som valgkomité og kompensasjonskomité, eller lignende i selskapets vedtekter.

Det foreslås heller ingen endringer i samvirkeloven for representantskap eller kontrollkomiteen.

Behandling av årsregnskap og årsberetning mv.

Etter lovendringen er det ikke lenger noe krav til at behandlingen av årsregnskap og årsberetning mv. skal skje i fysisk møte i hhv. allmennaksjeselskaper og samvirkeforetak.

Kravet til fysisk møte fjernes også for behandling av lønn og annen godtgjørelse til daglig leder og andre ledende ansatte i allmennaksjeselskaper.

Generalforsamling etter aksjelovene

Hovedregelen for avholdelse av generalforsamling var inntil lovendringen at det skjedde i form av et fysisk møte, som gjerne ble avholdt i selskapets kontorkommune. Aksjonærene hadde mulighet til elektronisk deltakelse. For aksjeselskaper gjaldt dette så langt det ikke forelå saklig grunn for å nekte. For allmennaksjeselskaper ble det stilt krav til at man «sørger for en forsvarlig avholdelse av generalforsamlingen og at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt».

Likestiller fysisk og elektronisk møte

Ved lovendringen likestilles generalforsamlinger som avholdes som fysisk møte og elektronisk møte (teknologinøytralt). Det er fremhevet at det bør være opp til selskapene selv å velge den mest hensiktsmessige behandlingsmåten for alle møter. Det er lagt vekt på muligheten til en effektiv gjennomføring av generalforsamlinger i den møteformen som passer den enkelte sak og det enkelte selskap best. Denne likestillingen innebærer ikke noen innskrenkning av muligheten til å velge å gjennomføre generalforsamlingen i form av fysisk møte.

Kompetansen til å velge behandlingsmåte for selskapets generalforsamling er lagt til styret. Styret må derfor før innkallingen sendes beslutte behandlingsmåten i generalforsamlingen og i innkallingen angi møteform og eventuelt fremgangsmåte for å delta og stemme elektronisk.

Systemer for elektronisk deltakelse

Styret i et allmennaksjeselskap har allerede en plikt# Allmennaksjeloven § 5-8 a (2). til å sørge for at det foreligger systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. Det fremheves i forarbeidene at kravet blant annet innebærer at systemet for elektronisk deltakelse må være driftssikkert, slik at generalforsamlingen ikke må avbrytes eller at deltakerne faller ut på grunn av tekniske feil i systemet eller systembrudd. Derimot har ikke styret ansvar for tekniske forhold som må anses å ligge innenfor aksjeeierens kontroll.

De samme kravene innføres også for aksjeselskaper. Kravene skal gjelde når generalforsamlingen blir holdt som elektronisk møte, og når aksjeeiere og andre deltar elektronisk på generalforsamling som blir holdt som fysisk møte.

Krav om forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen

Man lovfester et krav om forsvarlig# Aksjelovene § 5-8 (2). gjennomføring av generalforsamlingen. Det gjelder uavhengig av møteform. Kjernen i dette forsvarlighetskravet vil være at behandlingsmåten ivaretar aksjeeiernes rettigheter. Det fremgår av forarbeidene at aksjeeiernes rettigheter ikke bare omfatter retten til å kunne delta og stemme, men også eksempelvis retten til å få opplysninger om selskapets forhold fra ledelsen, og retten til å delta med fullmektig eller rådgiver.

Forsvarlighetskravet gjelder uavhengig av møteform. Både aksjeloven#Aksjeloven § 5-11 b. og allmennaksjeloven# Allmennaksjeloven § 5-8 a. har bestemmelser som stiller særlige krav til elektronisk deltakelse på generalforsamlingen.

Autentisering av avsender

Etter aksjelovene er det stilt krav om at elektronisk deltakelse bare kan skje når deltakelsen og stemmegivningen kan kontrolleres på en betryggende måte. Allmennaksjeloven stiller ytterligere krav, blant annet om at det skal foreligge systemer som sikrer at lovens krav til generalforsamling er oppfylt. I tillegg må det «benyttes en betryggende metode for å autentisere avsenderen».

Det fremgår av forarbeidene at den økte adgangen til å benytte elektronisk møte innebærer at tilsvarende krav skal gjelde for aksjeselskaper. Ved å stille tilsvarende krav søker man å sikre seg mot at aksjeeiernes rettigheter uthules.

Styret har altså en plikt til å sørge for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen. Styret må gjøre en konkret vurdering av om det skal avholdes et fysisk eller elektronisk møte, og må i denne vurderingen ta hensyn til hvilken møteform som oppfyller kravene til forsvarlig gjennomføring.

Vurderinger rundt møteform bør fremgå av styreprotokoll

Styret beslutter møteform med alminnelig flertall. For å sikre notoritet rundt vurderingene bør det fremgå av styreprotokollen hvilke vurderinger styret har gjort knyttet til beslutningen om møteform. Dersom det er styremedlemmer som er uenige i flertallets valg av møteform, bør innvendingene fremkomme av protokollen. Det fremgår også av forarbeidene at dersom styret ikke kan godtgjøre at den valgte møteformen er vurdert opp mot forsvarlighetskravet, vil dette være et moment som taler for at lovens krav ikke anses oppfylt.

Dersom minstekravene ikke oppfylles, utgjør det en saksbehandlingsfeil. Reglene om saksbehandling og forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen blir supplert av andre regler i aksjelovene som skal beskytte aksjeeierne og andre aktører, eksempelvis generalklausulene om myndighetsmisbruk. Ved brudd på disse kan det medføre ugyldighetsvirkninger etter søksmål.

Ettersom ansvaret for en forsvarlig gjennomføring av generalforsamlingen påhviler styret, kan brudd på disse bestemmelsene medføre erstatnings- og straffansvar for styrets medlemmer.

Styret må sørge for at kravet om forsvarlig gjennomføring oppfylles også overfor styremedlemmer, daglig leder og revisor som deltar i generalforsamlingen.

Praktiske utfordringer

Gjennomføringen av elektronisk generalforsamling i et allmennaksjeselskap kan gi en del praktiske utfordringer, særlig i selskaper med mange aksjonærer. Det kreves som påpekt at deltakelse og stemmegivning må kontrolleres på en betryggende måte, hvilket medfører krav til de tekniske løsningene som benyttes. Mener man at det er gode løsninger på plass som vil ivareta deltakelsen og stemmegivningen til et stort antall aksjonærer, er det mindre betenkelig å la det være opp til styret å avgjøre om generalforsamlingen skal avholdes elektronisk.

Det lovfestes et krav om at generalforsamlingsprotokollen skal angi tid for generalforsamlingen og møteform. Formålet er blant annet å gi notoritet om tidspunktet for generalforsamlingens beslutninger.

Rett til å delta elektronisk i fysisk møte

Aksjeeierne i allmennaksjeselskaper får nå samme rett til å delta elektronisk på generalforsamlingen som aksjeeierne i aksjeselskaper har hatt en tid. Det betyr at aksjeeier har rett til å delta elektronisk i fysisk møte med mindre styret finner en saklig grunn for å nekte slik deltakelse.

Dersom en sak er behandlet i elektronisk møte, vil det ikke være adgang for aksjeeier til å kreve fornyet behandling. Departementet mente at innføringen av en rett til fornyet behandling ville føre til en uønsket prosessdrivende regel. Det vil også undergrave elektroniske møter som behandlingsform dersom man har mulighet til å kreve ny behandling om man ikke liker utfallet av det elektroniske møtet.

Styrets kompetanse ved valg av møteform vil kunne begrenses gjennom vedtektene.

Det følger av aksjeloven#Aksjeloven § 7-5. at revisor har rett til å delta elektronisk i generalforsamlingen, med mindre styret krever at revisor deltar fysisk. En tilsvarende regel blir nå innført for allmennaksjeselskaper. Hvis generalforsamlingen ønsker at revisor deltar fysisk, kan den også benytte sin instruksjonsmyndighet overfor styret.

Man opprettholder plikten for styreleder, daglig leder og leder for bedriftsforsamlingen til å delta fysisk når generalforsamlingen blir gjennomført som fysisk møte etter de nye reglene.

De som åpner generalforsamlingen og den som velges som møteleder, må være fysisk til stede dersom det blir holdt fysisk møte. Dette er i forarbeidene begrunnet med effektiv åpning av møtet og effektiv møteledelse.

I de tilfellene hvor vedtektene har åpnet opp for bruk av forhåndsstemmer, innføres det et krav i aksjeloven om at det av innkallingen må fremgå hvilken fremgangsmåte som skal benyttes. En slik regel har vi allerede for allmennaksjeselskaper.

Årsmøte i samvirkeforetak

Det innføres likestilling av fysiske og elektroniske årsmøter i samvirkeforetak på samme måte som i aksjelovene. Lovendringen har som formål at samvirkeforetakene selv skal finne ut hvilken møteform som er hensiktsmessig i den enkelte sak. Kompetansen til å bestemme møteform er tildelt styret. Denne kompetansen vil kunne begrenses i vedtektene. Det innføres også et krav til forsvarlig gjennomføring av årsmøtet. Videre må de systemene som benyttes, møte kravene samvirkeloven stiller til avholdelse av årsmøte ved elektroniske møter. Systemene må sikre at deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på en forsvarlig måte, og det må benyttes en forsvarlig metode for å autentisere avsenderen. Det foreslås også at det kan fastsettes nærmere krav til elektronisk deltakelse i vedtektene.

Medlemmene får rett til å delta elektronisk i fysisk møte med mindre styret finner saklig grunn til å nekte slik deltakelse på samme måte som i aksjelovene. Styreleder og daglig leder har plikt til å være fysisk til stede hvis det avholdes fysisk møte. Revisor kan delta elektronisk på årsmøtet med mindre styret krever at revisor deltar fysisk. Ved fysisk møte vil møteleder måtte velges blant de oppmøtte.

Det innføres en adgang i samvirkeloven til å benytte forhåndsstemmer forutsatt at dette er tatt inn i samvirkeforetakets vedtekter. På samme måte som etter aksjelovene stilles det krav til betryggende metode for å sikre autentiseringen av deltakerne samt at fremgangsmåten må fremgå av innkallingen til årsmøtet.

Selskapsmøte i ansvarlige selskaper

For ansvarlige selskaper likestilles selskapsmøter i form av fysiske og elektroniske møter. Ettersom deltakerne har ansvar for selskapsforpliktelsene, kreves det enstemmighet for å endre selskapsavtalen. Utgangspunktet er derfor at alle som har rett eller plikt til å delta på selskapsmøtet, kan kreve at saken blir behandlet i fysisk møte. De kan også kreve at de får delta elektronisk på fysisk møte.

Den som innkaller, bestemmer møteformen

Det er ikke alle ansvarlige selskaper som har et styre og selskapsloven åpner for at en rekke personer har kompetanse til å innkalle til selskapsmøtet. Det er således den som innkaller til selskapsmøtet som bestemmer møteformen. Dette kan fravikes i selskapsavtalen. Det blir videre et krav at innkallingen til selskapsmøtet opplyser om det skal være fysisk eller elektronisk møte samt fremgangsmåten for deltakelse og stemmegivning.

Det innføres krav om forsvarlighet ved gjennomføringen av selskapsmøte. I tillegg til de hensynene som gjelder for aksjeselskaper mv., kommer deltakernes ansvar for selskapsforpliktelsene inn som et ytterligere moment i vurderingen av forsvarlighetskravet. Ansvaret for at gjennomføringen av selskapsmøtet er forsvarlig, påhviler den som innkaller til selskapsmøtet. Det kan avtales i selskapsavtalen at det er en annen som skal ha dette ansvaret. Det er uansett ikke mulig å fravike kravet til forsvarlig gjennomføring i selskapsavtalen.

Det innføres krav til at protokollen fra selskapsmøtet skal angi tid og møteform. Protokollen skal iht. nye regler signeres av den som har innkalt til selskapsmøtet og en deltaker som har deltatt i selskapsmøtet.

Rett til å kreve behandling i fysisk møte

På grunn av ansvaret for selskapsforpliktelsene gis deltakere og andre som har rett eller plikt til å delta i selskapsmøtet, en rett til å kreve at saken blir behandlet i fysisk møte. Dette er da en annen regel enn hva som gjelder i aksjelovene og samvirkeloven.

Det innføres en rett til å delta elektronisk i fysisk møte slik som for de øvrige foretaksformene.

Selskapsloven åpnet allerede for skriftlig behandling dersom saken hastet så mye at det ikke var tid til å få avholdt møtet med rimelig varsel (men dette gjaldt ikke medlemmer valgt av de ansatte). De nye reglene utvider mulighetene for skriftlig behandling av selskapsmøter dersom alle medlemmene er enige om det. Dette gjelder også dersom det er medlemmer valgt av de ansatte, under forutsetning av at de samtykker skriftlig til behandling uten møte.

Forenklet generalforsamling etter aksjeloven og forenklet årsmøte etter samvirkelova

Ved forenklet generalforsamling trenger man ikke å følge de ordinære saksbehandlingsreglene i aksjeloven. Regelen åpner også for at saker kan behandles ved sirkulasjon av dokumenter under visse forutsetninger.

Dagens regler om forenklet generalforsamling og årsmøte opprettholdes som alternativer til de nye reglene som likestiller fysisk og elektronisk generalforsamling. Både revisors og daglig leders rett til å kreve fysisk møte etter dagens regler oppheves.

Det innføres en ny regel hvor revisors rett til å uttale seg om saker i forenklet generalforsamling begrenses til saker som er av en slik art at det må anses som nødvendig. Det gjøres også en endring ved at revisor ikke lenger skal ha rett til å få saken behandlet av generalforsamlingen i møte. Revisor vil ha rett til å uttale seg om visse saker, og dette kan da komme inn i aksjeeiernes vurdering av om de skal godkjenne forenklet generalforsamling uten møte. Tilsvarende vil daglig leder ha rett til å uttale seg i saker. For forenklede årsmøter for samvirkeforetak vil samme regler gjelde for revisor og daglig leder.

Elektronisk signering av møteprotokoller mv.

Ved å tillate at protokoller kan signeres elektronisk oppnås større fleksibilitet knyttet til styring av foretakene. Elektronisk signatur reduserer også kostnader. I aksjeselskapene har det vært adgang til elektronisk signering en stund allerede. Det innføres nå tilsvarende adgang til elektronisk signering av alle dokumenter etter samvirkeloven, for protokoller fra styremøter i stiftelser og fra selskapsmøter i ansvarlige selskaper.

Bekreftelse og kontroll med elektronisk avstemning på generalforsamlingen for allmennaksjeselskaper

Det innføres krav for noterte selskaper til elektronisk å bekrefte mottak av stemmer der det har vært elektronisk stemmegivning på generalforsamlingen. Innen fire uker etter generalforsamlingen kan aksjeeier kreve bekreftelse fra det noterte selskapet på at stemmen er gyldig registrert og medregnet. De samme reglene innføres også for unoterte allmennaksjeselskaper.

Gjennomføring av møter i statsforetak

Det innføres regler i statsforetaksloven slik at styremøte, bedriftsforsamling og foretaksmøte kan skje som fysisk eller elektronisk møte. Det innføres også regler som gjør at behandlingsmåten i styremøter kan skje på annen måte enn møtebehandling, eksempelvis ved sirkulasjon av dokumenter. Det innføres videre adgang til at møteprotokoller kan signeres elektronisk.

Endringer i det geografiske tilknytningskravet som følge av Storbritannias uttreden av EU

Det innføres endringer i aksjeloven, allmennaksjeloven, samvirkeloven og stiftelsesloven som følge av Storbritannias uttreden av EU og forhandlingene om en frihandelsavtale mellom Storbritannia og EØS/EFTA-landene Norge, Island og Liechtenstein.

Etter aksjeloven,#Aksjeloven § 6-11. allmennaksjeloven#Allmennaksjeloven § 611. og samvirkeloven#Samvirkeloven § 75. skal daglig leder og minst halvdelen av styret være bosatt i Norge. Tilsvarende krav gjelder for bedriftsforsamlingens medlemmer. Etter stiftelsesloven#Stiftelsesloven § 27. gjelder kravet om bosted i Norge for styrets medlemmer. Det er gjort unntak for personer som er bosatt i og er statsborger i en EØS-stat (heretter «tilknytningskrav»).

Som følge av Storbritannias uttreden av EU endres de ovennevnte reglene, slik at britiske statsborgere bosatt i EØS eller Storbritannia, og EØS-borgere bosatt i Storbritannia, fremdeles skal kunne anses å oppfylle tilknytningskravet for daglig leder eller styremedlem. Forutsetningen er som nevnt innledningsvis at dette omfattes av en frihandelsavtale mellom Norge og Storbritannia.

I SE-loven# SE-loven § 9 (5) og § 10 (4). innføres det en bestemmelse om at tilknytningskravet angitt i allmennaksjeloven ikke gjelder for tillitspersoner i europeiske selskaper.

Det gjøres en endring i reglene slik at myndigheten til å gjøre unntak fra tilknytningskravet legges til Nærings- og fiskeridepartementet.

Oppsummering

De nye reglene som likestiller fysiske og elektroniske møter, vil gjøre det enklere å benytte den mest hensiktsmessige behandlingsmåten fra sak til sak. Et velfungerende styre og en oversiktlig aksjonærstruktur vil kunne sikre en effektiv og rasjonell benyttelse av de frihetene som lovverket legger opp til. Samtidig bør styreleder være tilbakeholden med å søke de enkleste behandlingsmåtene når det dreier seg om kompliserte og vanskelig saker, og/eller når det er konflikter blant aksjonærene i selskapet.

På grunn av konsekvensene av å trå feil, vil en ryddig styreleder sørge for å kommunisere ut valg av behandlingsmåte i styremøter til hele styret. Styret på sin side bør deretter sørge for å vurdere om valgt møteform er å anse som forsvarlig.

Ettersom ikke alle styremedlemmer og aksjonærer har like god innsikt i nye teknologiske løsninger, bør styreleder/styret sørge for å legge til rette for at alle kan ivareta de rollene de er satt til å fylle. Det bør unngås at enkelte føler seg utenfor fordi det velges teknologiske løsninger som man ikke har tilstrekkelig innsikt i. Det er en del minstekrav som skal oppfylles for at saksbehandlingen skal anses å være betryggende/forsvarlig og derfor bør de fleksible reglene benyttes med klokskap.

Ved hyppigere bruk av digitale og elektroniske løsninger vil det antakelig dukke opp nye problemstillinger som kan utfordre kravene i aksjeloven knyttet til saksbehandlingen. Hva gjelder skattemessige implikasjoner av de foreslåtte endringene, kan det være verdt å merke seg at dersom man i større grad åpner for at utenlandske styremedlemmer kan delta elektronisk, kan det oppstå spørsmål om hvor foretaket faktisk styres fra. Dette kan tenkes å ha uønskede skattemessig konsekvenser.

Lovgiver ønsker at de nye reglene trer i kraft ved opphevelsen av den midlertidige loven den 1. juni 2021. Det er også åpnet for at reglene kan tre i kraft på ulike tidspunkter.