Bærekraftsrapportering bør lære av finansiell rapportering

Vi ser mange områder der selskaper i sin bærekraftsrapportering kan lære av etablerte prosesser og tilnærming til finansiell rapportering. Nå som vi nærmer oss slutten på verifikasjons-sesongen, vil vi gjerne dele noen refleksjoner rundt dette.

Siv.øk. i samfunnsøkonomi/statsautorisert revisor

Kristine Mundal Rød

Manager i Sustainability Services, EY

Siv.øk i økonomisk styring

Karina Weium Lange

Senior Consultant i Sustainability Services, EY

Det er store forskjeller mellom moden finansiell rapportering, og umoden ikke-finansiell rapportering, både når det gjelder kvalitet i rapporteringen og rapporteringsprosesser.

EYs bærekraftsteam opplever i økende grad etterspørsel etter verifikasjon av bærekraftsrapporter, eller annen «ikke-finansiell» informasjon. Dette gjøres på lignende måte og med samme formål som ved finansiell revisjon, det vil si, for å sikre tillit til at informasjonen er riktig og iht. gjeldende standarder. Denne etterspørselen har først og fremst kommet fra de store statseide selskapene, men i økende grad kommer dette nå også fra andre selskaper som ønsker å sikre tillit til sin ikke-finansielle informasjon, både eksternt og internt.

Vi har begge flere års erfaring fra finansiell revisjon før vi ble en del av EYs bærekraftsteam, og ser store forskjeller mellom moden finansiell rapportering, og umoden ikke-finansiell rapportering, både når det gjelder kvalitet i rapporteringen og rapporteringsprosesser.

Bærekraftsrapportering og annen ikke-finansiell rapportering

Bærekraftsrapportering, eller rapportering av ikke-finansiell informasjon, er begrep som ofte brukes om ekstern rapportering om klima, miljø og samfunnspåvirkning, men som i økende grad også dekker et mye større område. En bærekraftsrapport, eller en strategisk rapport, kan omhandle aspekter som samfunnsansvar, miljø, etikk, humankapital, innovasjonsevne, kundetilfredshet, helse og sikkerhet, etc. Dette er altså informasjon som går ut over finansielle resultater, og som kan si mer om hvordan selskaper jobber for å sikre langsiktig verdiskapning og bærekraft.

Undersøkelser viser at rapportering om ikke-finansielle forhold kan bedre selskapers lønnsomhet,# Jørgensen/Pedersen, Restart, 2017. i tillegg til å møte forventningene til investorer og økende krav fra myndighetene. Eksempelvis har implementeringen av et nytt EU-direktiv medført strengere krav til rapportering av ikke-finansielle tall for selskaper i EU-land. Dette er et krav som vil bli implementert i Norge i nær fremtid.

Rammen for en ikke-finansiell ­rapport er selskapsspesifikk

Til forskjell fra finansiell rapportering må selskapet selv sette rammen for den ikke-finansielle rapporten. Ikke-finansielle tema som er av interesse for eksterne interessenter og intern styring, vil variere i stor grad fra bransje til bransje og fra selskap til selskap. For mange norske selskaper er bærekraftsrapportering i startfasen og med begrensede ressurser blir det viktig å definere prioriterte områder for rapporten.

Et godt utgangspunkt for dette er å se på selskapets strategi og forretningsmodell, og å koble dette mot bærekraft og evne til langsiktig verdiskapning. Fokusområder kan defineres gjennom en såkalt vesentlighetsanalyse, en øvelse der nettopp selskapets verdikjede og interessentperspektiv benyttes til å definere hvilke ikke-finansielle områder som totalt sett er viktigst for selskapet. Det er viktig at selskapets ledelse involveres i prosessen, i tillegg til at analysen forankres hos styret.

I arbeidet med bærekraftsrapporteringen benytter selskaper seg ofte av globale rapporteringsrammeverk som Global Reporting Initative (GRI), som skal sikre sammenlignbar og verifiserbar rapportering på de temaene som er viktigst for selskapet. Bruk av slike rammeverk bidrar til struktur og kvalitet, på samme måte som GRS eller IFRS ved finansiell rapportering. Den store forskjellen er at temafokuset for bærekraftsrapportering vil variere i stor grad mellom selskaper, avhengig av vesentlighetsanalysen, og et av GRIs viktigste formål er å veilede prosessen for å identifisere vesentlige tema. Ved rapportering av ikke-finansiell informasjon er det derfor viktig at også kompetanse rundt rammeverk for ikke-finansiell rapportering etableres og utvikles i selskapet.

Hva ikke-finansiell rapportering kan lære fra finansiell rapportering

Selskaper kan hente mye inspirasjon og bygge videre på prosesser og rutiner som allerede eksisterer for finansiell rapportering. På bakgrunn av dette har vi samlet opp noen hovedpunkter som vi mener selskaper kan benytte seg av for å bedre sin bærekraftsrapportering.

Rapporteringsstruktur

Fundamentet for en god bærekraftsrapport legges ved å definere en tydelig struktur for gjennomføringen av rapporteringen. På bakgrunn av prioriterte fokusområder bør det defineres ambisjoner for innholdet i bærekraftsrapporten og hvilke KPIer/indikatorer som skal måle selskapets prestasjon.Mål og indikatorer tilknyttet fokus­områder bør følges opp på fast basis, for eksempel månedlig eller kvartalsvis, tilsvarende som for finansiell rapportering. Indikatorene kan være både kvantitative og kvalitative.

Det er bedre med få og relevante indikatorer som rapporteres og følges systematisk opp, enn en lang rekke indikatorer som betyr lite for selskapets daglige drift. Eksempelvis kan en type dashboard benyttes til å følge opp utviklingen til definerte indikatorer. Er fokusområdene riktig koblet mot selskapets strategi og forretningsmodell, vil rapportering gjennom året kunne gi verdifull innsikt til ledelsen og styret, på samme måte som for finansiell rapportering. Eksempelvis kan HMS-statistikk avdekke ukultur eller mistrivsel, og ledelsen får anledning til å igangsette tiltak før regnskapsåret er over.

Roller og ansvar

Vi ser at det generelt er svært effektivt at et overordnet ansvar for bærekraftsrapporten defineres, og at det dermed finnes en fagansvarlig og eier av bærekraftsrapporten. På bakgrunn av definerte fokusområder bør det tidlig kartlegges hvilke nøkkelpersoner i bedriften som er best stilt til å rapportere på de ulike områdene. Det er da viktig at disse personene har nødvendig kompetanse og forståelse for rapporteringens rammeverk og formål. Ansvarlige bør inneha kunnskap om rapporteringsstandarder, tilsvarende som at en økonomisjef kan sin IFRS.

Rutiner og internkontroll

Vi observerer generelt at selskaper ikke har like gode rutiner og internkontroll for ikke-finansiell informasjon, som de har for å sikre kvalitet i finansiell rapportering. Rutiner for behandling av ikke-finansielle data i daglig virksomhet er ofte fraværende. Eksempelvis kan rutiner for å vurdere og avdekke løpende om leverandører møter et selskaps etiske, miljømessige og sosiale krav, spare selskapet for uønskede omdømmeeffekter. Mangel på rutiner betyr ikke nødvendigvis at et selskap ikke har fokus på bærekraft gjennom året, men heller at man ikke har tilsvarende rutiner for å avdekke avvik tidsriktig, slik som selskaper ofte har for finansiell rapportering. Gode internkontroller for rapporteringen, som fire øyne-prinsippet eller en ansvarlig med en kontrollfunksjon opp mot datainnsamlingen, er tiltak som kan bidra til å heve kvaliteten på bærekraftsrapporten.

Datakvalitet

Vi ser at mye rapportering av ikke-finansielle tall bygger på manuell innhenting og aggregering av data. Dette gjør rapporteringen tidkrevende og øker risikoen for rapportering av feilaktig informasjon. Vår anbefaling er å benytte automatiske og integrerte rapporteringssystemer også for innhenting av ikke-finansiell informasjon, på lik linje med finansiell informasjon. Dette vil bli enda mer aktuelt i fremtiden, etter hvert som bærekraftsrapportering modnes og krav til rapporteringskvalitet øker.

Fokus på kvalitet

Rapportering av ikke-finansielle tall bør preges av åpenhet og gi leseren mulighet til å følge utviklingen år for år. Det anbefales at rapporteringen er en del av styrets årsberetning eller i selskapets årsrapport for øvrig, for å fremheve selskapets fokus på langsiktig verdiskapning. Ekstern verifikasjon av rapporten kan i tillegg bidra til å øke kvaliteten på rapporteringen.

Det er viktig å ikke la bærekraftsrapporteringen bli ad hoc-rapportering som kun gjennomføres i forbindelse med årsrapporten. Vi ser at dette skaper frustrasjon for alle bidragsytere og ansvarlige, samtidig som rapporteringens kvalitet svekkes. Med inspirasjon fra de veletablerte prosessene og strukturene som allerede finnes for rapportering av finansiell informasjon, tror vi at alle selskaper har forutsetning til å kunne gjennomføre en god rapportering også om ikke-finansiell informasjon.

Lykke til med forberedelsene til neste års bærekraftsrapport!