Ofte stilte spørsmål

Om ofte stilte spørsmål

I denne spalten gjengis utvalgte spørsmål som er kommet til Revisorforeningens henvendelsessystem. Revisorforeningen har etter beste evne avgitt svar basert på de konkrete saksforhold, men påtar seg ikke rettslig ansvar for riktigheten, fullstendigheten eller anvendeligheten av de svar som er gjengitt.

Skanning av bilag og kravet til kontrollspor

Kategori: Bokføring

Spørsmål: Et selskap skanner inn bilagene, og papirbilagene blir makulert. Er det krav om at bilagsnummeret skal fremgå på papirutskriften hvis man skriver ut det elektronisk lagrede bilaget?

Svar: Kravene i bokføringsloven § 4 nr. 7 og § 10 til at det skal foreligge et toveis kontrollspor mellom dokumentasjon, spesifikasjoner og pliktig regnskapsrapportering i hele oppbevaringsperioden, gjelder også ved overgang til et elektronisk oppbevaringsmedium. Bokførte opplysninger skal lett kunne følges fra dokumentasjon via spesifikasjoner frem til pliktig regnskapsrapportering. Det skal likeledes på en lett kontrollerbar måte være mulig med utgangspunkt i pliktig regnskapsrapportering å kunne finne tilbake til dokumentasjonen for de enkelte bokførte opplysningene. Dersom kontrollsporet ikke er lett å følge, er det krav til dokumentasjon av kontrollsporet, jf. bokføringsloven § 6 annet ledd og NBS 2 Kontrollsporet punkt 3.

Ved elektronisk oppbevaring stilles det ikke krav om at identifikasjonskoden skal fremgå av selve dokumentasjonen av de bokførte opplysningene. Det er tilstrekkelig med angivelse av identifikasjonskode i filnavn, eller at andre løsninger benyttes for å etablere et kontrollspor som er mulig å følge, jf. NBS 2 Kontrollsporet pkt. 2.3.3.

Hvis utskriften derimot tas i forbindelse med at man velger å gå tilbake til papirbasert oppbevaring av bilagene, må man påse at bilagsnummeret fremkommer på utskriften. Kravet til kontrollspor skal ivaretas også etter at man har skiftet oppbevaringsmedium.

Regnskapspliktens innhold for et NUF

Kategori: Regnskap

Spørsmål: Hva innebærer regnskapsplikten for et NUF?

Hva med nettobalansen til avdelingen i Norge (NUF-et – filialen)? Blir det egenkapital eller mellomværende (gjeld) mot «morselskapet» i utlandet?

Svar: For utenlandske foretak hvor den norske virksomheten drives gjennom en filial i Norge (NUF), innebærer regnskapsplikten at det skal utarbeides årsregnskap og årsberetning for den norske filialen («avdelingsregnskapet») i henhold til regnskapslovens regler. Dette i tillegg til utarbeidelse av årsregnskap og årsberetning for det utenlandske selskapet i henhold til hjemstatens regler. For å kunne anvende regnskapslovens forenklingsregler for små foretak i filialens regnskap, er det nok at den norske filialens virksomhet oppfyller vilkårene i regnskapsloven § 1–6, selv om den utenlandske virksomheten totalt sett er større.

Klassifisering av filialens (NUF-ets – avdelingens) nettobalanse: Filialen er ikke et eget rettssubjekt, og har ikke spesifikke lovkrav til egenkapital eller regler for disponering av egenkapital. Spørsmålet er da om residualposten skal presenteres som mellomværende mot hovedforetaket eller som egenkapital. Praksis er varierende og det kan ikke utledes noe entydig svar ut fra regnskapsloven. Det finnes argumenter for begge løsninger, og begge løsninger må trolig anses innenfor god regnskapsskikk. Dersom nettobalansen presenteres som egenkapital, bør den benevnes «filialens kapital», da begrepet egenkapital etter vår oppfatning ikke er så godt egnet for en filial.

Se også artikkelen Regnskaps- og bokføringsmessige spørsmål for NUF i Revisjon og regnskap nr. 2 /2011 som omhandler regnskaps- og bokføringsmessige spørsmål for NUF.