logo

Godt samarbeid gir færre feil til Regnskapsregisteret

Regnskapsregisteret har gjennomgått grunnlaget for å nekte godkjenning av mer enn 22 000 regnskaper fra aksjeselskaper for 2015. Manglene varierer, men noen feil peker seg ut. Bedre kontroll før innsending og bedre maskinelle kontroller i skjemaene kan rette på det meste.

Bakgrunnen for gjennomgangen var at Brønnøysundregistrene og Revisorforeningen i fjor høst ble enige om at Regnskapsregisteret skulle gjøre en analyse av årsregnskaper med formelle feil. Som kjent er det selskapets egne organer som godkjenner et årsregnskap. Brønnøysundregistrenes kontroll handler om å sikre at nødvendig informasjon er tatt med, slik at regnskapet kan registreres og gjøres tilgjengelig gjennom Regnskapsregisteret.

Revisor og regnskapsfører leverer bedre kvalitet

Bare omkring 15 prosent av aksjeselskapene fyller ut regnskapsskjema manuelt i Altinnportalen. Resten overføres fra fagsystemer. Det er stor forskjell på kvaliteten. Mens nesten 13 prosent av de manuelt utfylte regnskapene er mangelfulle, gjelder dette bare ca. 4,5 prosent av systeminnsendingene. Det er gjerne regnskapsfører eller revisor som står bak systeminnsendingene, mens selskapet fyller ut skjemaet i Altinn selv. Mye tyder altså på at næringslivets hjelpere faktisk gjør en forskjell for kvaliteten på innsendt materiale.

Noen feil går igjen

Både revisorer, regnskapsførere og de regnskapspliktige gjør likevel feil, men de kan lett unngås.

Ofte handler det om å legge ved de dokumentene som skal følge forsendelsen. Den største enkeltfaktoren i det kontrollerte materialet var manglende notedokument (2510 regnskaper). 2375 av regnskapene manglet revisjonsberetning, og i 2048 regnskaper var ikke årsberetning lagt ved.

Andre typiske feil er at det er henvist til noter som ikke finnes igjen i notedokumentet. Det fant vi mer enn 2500 eksempler på. Uleselige dokumenter førte til nekting i 1260 tilfeller. Det kan dreie seg om skanning med for dårlig oppløsning, for liten skrift og liknende unødvendige mangler.

I materialet var det også 1136 dokumenter som handlet om feil enhet eller feil regnskapsår.

Mange glemmer å legge ved de dokumentene som skal følge forsendelsen.

Forbedringer i skjema

For noen få år siden var det vanlig at mer enn ti prosent av årsregnskapene ble avvist av Regnskapsregisteret. Nå ligger andelen på omkring 7,5 prosent. Mye av nedgangen skyldes overgangen til elektroniske skjemaer. Kontroller i skjemaene hindrer innsending med feil og gir varsel om muligefeil under utfyllingen.

Etter kartleggingen i høst ser vi at vi kan bli flinkere til å legge inn slike sperrer i skjemaene, og at noen av kontrollene bør bli «strengere». Det vil si at en del tilfellersom tidligere bare resulterte i varsel om mulig feil, heretter blir regnet som absolutt feil, slik at skjemaet ikke kan sendes inn før forholdet er rettet opp.

I den nye versjonen av Altinn-skjemaene, til bruk ved innsending av årsregnskap for 2016, vil skjema ikke kunne sendes inn hvis:

  • avkrysning av konsernforhold ikke samsvarer med balanseposten «Investering i datterselskap»

  • det krysses av for at årsregnskapet er satt opp etter IFRS samtidig som det angis at regnskapsreglene for små foretak benyttes

  • regnskapsperioden overstiger 18 måneder

I tillegg har vi lagt inn en god del flere «advarsler». Det er altså oppfordringer om å sjekke at gitte opplysninger er korrekte, men det vil være mulig å sende inn skjemaet slik det er fylt ut.

Dette er noen av de nye tilfellene som fører til slik tilbakemelding i skjemaet:

  • Startdato er ikke 1. januar, men avslutningsdato er 31. desember.

  • Avslutningsdato er ikke 31. desember.

  • Det er angitt at årsregnskapet er satt opp etter reglene for «Forenklet anvendelse av IFRS».

  • Det er valgt «Nei» på spørsmål om regnskapsreglene for små foretak benyttes, men registrerte salgsinntekter og balansesum tilsier at dette ikke er tilfelle. Da blir det også orientert om kravet til å levere kontantstrømoppstilling.

Systemleverandørene kjenner til alle endringene vi har gjort i skjemaene, og er vanligvis raske med å implementere tilsvarende i systemene. Vi regner med at forbedringene vil være på plass i tide også der.

Regnskapsregisteret

  • Etter regnskapsloven har alle rett til innsyn i bedriftenes årsregnskaper. Brønnøysundregistrene tar imot mer enn 300 000 regnskaper hvert år og gjør dem lett tilgjengelige. Det sikrer et transparent næringsliv og tillit mellom samhandlende parter.

  • I 2016 ble det hentet ut mer enn 150 000 regnskaper fra Brønnøysundregistrene, som regel direkte fra Regnskapsregisterets selvbetjeningsløsning. Samtidig leveres det både fullstendige regnskaper og utvalgte datafelt via et stort antall kommersielle distributører.

  • Formidling av regnskapsdata til andre offentlige myndigheter hindrer gjentatte spørsmål fra det offentlige. For eksempel får Statistisk sentralbyrå og Skatteetaten daglig både regnskapskopier (bildefiler) og data fra Regnskapsregisteret.

  • Kopi av regnskaper er gratis for alle og lett tilgjengelig på etatens nettsted, www.brreg.no.

Ryddig og tidlig ute?

Regnskapsregisteret har erfart at innsender ved hjelp av enkle tiltak før innsending kan unngå mange av manglene som oppstår.

God mappestruktur og forståelige dokumentnavn gir god kontroll på det som skal legges ved årsregnskapet for den enkelte klienten. På øverste mappenivå er det praktisk å sortere på selskapsnavn, på neste nivå sorteres det på regnskapsår, deretter bør filnavnene beskrive type dokument med regnskapsår og selskapsnavn.

Det er viktig å forsikre seg om at vedleggsfiler som ikke kan redigeres (for eksempel pdf), har god bildekvalitet, tilstrekkelig størrelse på skrift og en font med god lesbarhet.

Regnskapsregisteret regner med å motta over 350 000 årsregnskaper i løpet av 2017. Av disse kommer omtrent 200 000 i juni og juli. I den mest hektiske perioden vil det oppstå kø, og ventetiden før registrering kan bli i lengste laget. Vårt råd er derfor å sende inn regnskapene så snart materialet er klart. Bedre fordeling av mottaket hos oss sikrer raskere behandling for den enkelte regnskapspliktige.

Brønnøysundregistrene har etablert faste dialogmøter med Revisorforeningen der vi sammen jobber med forbedringstiltak for å gjøre det enklere for revisor, regnskapsfører og de regnskapspliktige. Vi er derfor spent på innkomst og nektingsprosent i 2017.