logo

Veiledning fra Oslo Børs:

Rapportering av samfunnsansvar

I denne artikkelen gis det et sammendrag av Oslo Børs’ veiledning om rapportering av samfunnsansvar, som er utarbeidet i samarbeid med Norsk forum for ansvarlige og bærekraftige investeringer (Norsif).

Veiledningen ble lansert i begynnelsen av september 2016 og kan lastes ned fra Børsens hjemmeside: oslobors.no/Oslo-Boers/Notering/Aksjer-egenkapitalbevis-og-retter-til-aksjer/Oslo-Boers-og-Oslo-Axess/Veiledning-om-rapportering-av-samfunnsansvar.

Utkastet til veiledning ble sendt på høring i perioden 9. juni–4. juli 2016 til utstedere på Oslo Børs og Oslo Axess, medlemmer, investorer og fondsforvaltere, samt ulike interesseorganisasjoner. Tilbakemeldingene fra høringsinstansene støtter i det alt vesentlige opp om formatet og innholdet som foreslås i veiledningen. I den endelige versjonen er det gjort mindre endringer, først og fremst i form av presiseringer sammenlignet med høringsutkastet.

Bakgrunn

Norske og internasjonale pensjonsfond, livselskaper og andre større investorer er som følge av deres mandater eller retningslinjer i stor grad pålagt å ta hensyn til samfunnsansvar ved sine investeringsvalg. I senere år har imidlertid også andre øvrige investorer i økende grad begynt å vektlegge ulike forhold knyttet til samfunnsansvar. Dette omfatter forhold som bl.a. miljø og klima, antikorrupsjon, menneske- og arbeidstakerrettigheter, leverandører og kunder, samt skatt og konkurranseforhold, som alle kan ha stor betydning for selskapets forutsetninger for å skape lønnsomhet og aksjonær­verdier på lang sikt.

Den økte vektleggingen av god samfunnsansvarsrapportering i det norske kapitalmarkedet ble nylig trukket frem i forbindelse med tildelingen av Stockman-prisen for 2016. I et intervju med Kapital uttalte leder av Stockmankomiteen: «Det virker som om investorene er mer og mer opptatt av bedriftenes samfunnsansvar. Dette er første gang vi har fått dette på listen over det som differensierer en vinner.»

Oslo Børs ble i 2015 partner i FNs initiativ for bærekraftige børser, Sustainable Stock Exchanges initative (SSE). SSE arbeider for at børser, investorer, myndigheter og selskaper i samarbeid skal fremme økt åpenhet i kapitalmarkedet om forhold rundt samfunnsansvar og bidra til langsiktige, bærekraftige investeringer. Dette innebærer blant annet tiltak for å oppnå en bedre rapportering om samfunnsansvar fra noterte selskaper. SSE omfatter p.t. 60 børser på verdensbasis, hvorav 16 børser pr. i dag har utarbeidet en veiledning om samfunns­ansvarsrapportering.

Oslo Børs ble i 2015 partner i FNs initiativ for bærekraftige børser.

Dagens regelverk

Selskapene som er notert på Oslo Børs og Oslo Axess er underlagt regler om rapportering av samfunnsansvar. For norske selskaper følger kravene først og fremst av regnskapsloven § 3–3 a-d,# Regnskapslovutvalget avga 24.6.2016 sin delututredning II til Finansdepartementet om bl.a. kravene til presentasjon av opplysninger om ikke-finansielle forhold. som også omfatter et krav om å redegjøre for foretaksstyring. Det følger videre av Norsk anbefaling for eierstyring og selskaps­ledelse at selskapene bør utforme retningslinjer for etikk og samfunnsansvar, og at retningslinjene bør være omfattet av selskapets internkontroll og systemer for risikostyring.

Til tross for kravene i dagens regelverk er det i noen tilfeller et gap mellom informasjonen som fremkommer av selskapenes rapportering og de opplysningene som investorer og øvrige interessenter etterspør for å kunne gjøre en mest mulig riktig vurdering av selskapenes evne til å skape langsiktige aksjonærverdier. I tillegg til investorene er det også en rekke andre interessenter som i økende grad etterspør informasjon som belyser de vesentligste mulighetene og risikoene som selskapene er eksponert for, samt hvordan selskapene håndterer disse forholdene. Flere av forholdene som omfattes av samfunnsansvarsbegrepet, vil kunne ha betydelige konsekvenser for selskapets resultatutvikling og verdiskaping på både kort og lang sikt, ved at de blant annet kan påvirke selskapets kapitaltilgang – og kostnad, markedsadgang, merkevareverdi, nødvendige lisenser og andre tillatelser for å drive virksomhet.

Formålet med veiledningen

Formålet med veiledningen er å vise hvordan samfunnsansvarsrapportering kan gjøres på en praktisk måte, samtidig som behovene til både utstedere og investorer ivaretas. Ved utarbeidelsen av veiledningen er det lagt vekt på at rapportering av samfunnsansvar ikke trenger å innebære et stort og omfattende merarbeid for selskapene.

Veiledningen skal bidra til å forenkle selskapets arbeid med å:

  1. Identifisere og prioritere muligheter og risikoer som har størst betydning for selskapets resultater og for selskapets viktigste interessenter

  2. Effektivt rapportere om håndteringen og utviklingen av de definerte risikoområdene i tråd med selskapets og interessentenes behov

Prosess for rapportering av samfunnsansvar

Veiledningen beskriver en prosess på fire steg som omfatter gjennomføring av en vesentlighetsanalyse, tilhørende virksomhetsstyring, kommunikasjon og årlig oppdatering. Veiledningen tar utgangspunkt i G4# GRI G4 er under omdanning til en serie standarder som forventes offentliggjort i oktober 2016.-retningslinjene for samfunnsansvarsrapportering til GRI, et rapporteringsrammeverk som allerede benyttes av flere selskaper på Oslo Børs. Veiledningen bygger også på andre anerkjente internasjonale standarder, som FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter, FNs Global Compact og OECDs retningslinjer for flernasjonale selskaper.

Vesentlighetsanalyse

Prosessen for å rapportere om samfunnsansvar bør starte med en vesentlighetsanalyse, som innebærer en kartlegging av hvilke muligheter og risikoer selskapet står overfor, samt hvem som er selskapets viktigste interessenter og temaene som disse er mest opptatt av.

Rapporteringsstandarden GRI G4 beskriver en fremgangsmåte for å gjennomføre en vesentlighetsanalyse.# Beskrivelsen av hvordan gjennomføre en vesentlighets­analyse i henhold til GRI vil i de nye standardene ligge i GRI 101 Foundation. Analysen skal bidra til at selskapsrapporteringen inkluderer forhold som:

  • Avspeiler selskapets vesentlige påvirkning på økonomiske, miljømessige og sosiale forhold

  • Kan ha vesentlig innflytelse på interessenters vurderinger og beslutninger

Formålet med vesentlighetsanalysen er å gi selskapet et solid utgangspunkt for å kunne identifisere de mest forretningskritiske områdene for selskapet og selskapets interessenter, og å gi føringer for relevante indikatorer som skal følges opp.

Implementering/virksomhetsstyring

Resultatet av vesentlighetsanalysen bør brukes som utgangspunkt for hvilke risikoer og muligheter selskapet skal prioritere i sitt arbeid med samfunnsansvar. Vesentlige risikoer og muligheter forutsettes å være viktig for selskapenes lønnsomhet på lang sikt og bør derfor håndteres på en måte som gjenspeiler dette.

Det innebærer at selskapene bør:

  • Inkludere vesentlige risikoer og muligheter i virksomhetsstyringen

  • Temaene som selskapet har definert at det er mest vesentlig å rapportere om, bør inngå i selskapets generelle risikostyrings- og strategiprosesser, og bør beskrives på overordnet nivå i rapporten. Rapporten bør dessuten beskrive hva selskapet gjør for å redusere risiko knyttet til de vesentligste temaene og hvordan disse er integrert i selskapets virksomhetsstyring, inkludert forretningsutvikling og -strategi.

  • Definere mål og indikatorer for vesentlige temaer

  • Det bør defineres mål og indikatorer for de vesentlige temaene. Selskapene bør forklare hvorfor temaene, målene og indikatorene er relevante for selskapet og hvordan disse følges opp. Indikatorene kan være både kvantitative og kvalitative.

Det er bedre med få og relevante indikatorer som rapporteres og følges opp systematisk, enn en lang rekke indikatorer som betyr lite for selskapets daglige drift. Rapporteringsrammeverk som GRI, CDP og SASB har utarbeidet indikatorer for mange relevante temaer. Det er også mulig å lage nye indikatorer basert på GRIs metodikk.# Fremgangsmåten for å utvikle indikatorer i henhold til GRI vil i de nye standardene fremgå av GRI 101 Foundation.

Kommunikasjon/presentasjon

Rapporteringen bør preges av åpenhet, og gi leseren mulighet til å følge utviklingen år for år.

Resultatet av vesentlighetsanalysen bør også inngå som en sentral del av selskapenes offentlige rapportering. Videre bør rapporteringen om samfunnsansvar fokusere på det selskapet faktisk gjør.

Rapporten bør beskrive hvordan informasjonen er definert, innhentet og satt sammen. For å vise selskapets utvikling, bør det gis sammenlignbar kvantitativ informasjon for de foregående regnskapsårene når det er hensiktsmessig. Der det er satt mål for indikatoren, bør det oppgis om målet er nådd. Hvis det ikke er nådd, bør det kort forklares hvorfor. Det kan være hensiktsmessig å strukturere innhold og format slik at opplysningene blir sammenlignbare fra år til år. Dette gjør at interessentene lettere kan finne frem til informasjon og kan bidra til å øke opplevd kvalitet på rapporteringen. Videre kan ekstern verifikasjon bidra til å øke rapporteringens kvalitet og troverdighet.

Rapporteringen kan inkluderes i styrets årsberetning, i selskapets årsrapport for øvrig, i en separat rapport og i andre kanaler interessentene ønsker informasjon gjennom. Uansett valg av rapporteringskanal må formatet tilfredsstille relevante lovkrav og være lett tilgjengelig på selskapets hjemmeside.

Oppdatering

Det er viktig å gjøre en årlig oppdatering av hva som det er vesentlig å rapportere om, slik at rapporteringen blir så relevant som mulig. Informasjonen oppdateres så langt det er relevant og hensiktsmessig.

Mens en del av den kvalitative informasjonen kan være statisk, bør kvantitativ informasjon normalt oppdateres minst årlig. Hvis oppdateringen fører til at man tar ut informasjon som det har vært rapportert om tidligere, er det viktig å forklare hvorfor. Tilsvarende vil det være nyttig for brukeren av rapporten å vite hvorfor ny informasjon er kommet til.

Generelt bør det gis en kort beskrivelse av hvilke endringer som er gjort siden forrige offentlige rapportering.

Børsens forventninger til de noterte selskapene

Veiledningen er rettet mot utstedere med aksjer, egenkapitalbevis og obligasjoner notert på Oslo Børs og Oslo Axess, og er ment å være et nyttig og praktisk verktøy for å bidra til en effektiv, helhetlig og relevant samfunnsansvarsrapportering. Det er frivillig for selskapene om de vil benytte Børsens veiledning om rapportering av samfunnsansvar.

Selskapene kan synliggjøre at de følger veiledningen ved å innta en formulering om dette i årsrapporten og/eller i en separat redegjørelse om samfunnsansvar. Selskaper som rapporterer i henhold til GRI («Core» eller «Comprehensive») ansees allerede å rapportere i tråd med veiledningen.

Arbeidsgruppen som har utarbeidet veiledningen har bestått av Kirsten Margrethe Hovi fra Norsk Hydro ASA som representant for børsnotert selskap, Tine Fossland fra Folketrygdfondet på vegne av Norsif og Elisabeth Adina Dyvik fra Oslo Børs.